Лист про повернення гарантійного платежу з розрахунком утримань

Практичний посібник: Лист про повернення гарантійного платежу з розрахунком утримань

Лист про повернення гарантійного платежу з розрахунком утримань — це письмова заява орендодавця колишньому орендареві з поясненням того, як врегульовується гарантійний платіж. У ньому фіксують суму утримуваного депозиту, перелічують кожне утримання з його причиною та вказують суму, що повертається, і спосіб повернення.

Для чого потрібен документ

Орендодавці й менеджери з управління нерухомістю використовують цей лист після завершення оренди, щоб пояснити, що сталося з гарантійним платежем. У ньому наводять утримувану суму, кожне утримання з коротким поясненням, суму, що повертається, а також спосіб і дату повернення. Лист складають після завершення договору оренди житлового приміщення, суборенди кімнати, договору оренди комерційної нерухомості, договору з помісячним продовженням чи короткострокової оренди для відпочинку, і часто він спирається на акт огляду, складений під час заселення.

Використовуйте його, коли повертаєте депозит повністю або частково. Чіткий деталізований розрахунок допомагає колишньому орендареві зрозуміти цифри й може зменшити кількість суперечок. Лист також може бути відповіддю, якщо колишній орендар надіслав вимогу про повернення гарантійного платежу з проханням повернути депозит або пояснити утримання.

Перш ніж надсилати лист, перевірте правила, що діють за місцем розташування нерухомості. Вимоги щодо строків повернення, дозволених утримань, необхідних підтвердних документів, відсотків на депозит і способів доставки відрізняються залежно від країни й регіону. Якщо утримання великі або орендар їх оспорює, зверніться до кваліфікованого юриста.

Хто ним користується

• Орендодавець, який повертає депозит після виїзду орендаря.
• Менеджер з управління нерухомістю, який займається депозитами від імені власника.
• Основний орендар, який повертає депозит суборендареві за договором суборенди кімнати.
• Комерційний орендодавець, який врегульовує депозит орендаря-підприємства після закінчення договору оренди.
• Власник житла для короткострокової оренди, який пояснює утримання за пошкодження чи прибирання після проживання гостей.

Умови, які потрібно узгодити

Адреса орендованого об’єкта

Наведіть повну адресу орендованого об’єкта, включно з номером квартири чи кімнати, так, як її записано в договорі оренди. Це пов’язує лист із потрібною орендою.

Дата завершення оренди

Укажіть дату, коли оренда завершилася і об’єкт було повернено. Ця дата є орієнтиром для оцінки стану об’єкта та визначення строків повернення.

Утримуваний депозит

Зазначте загальну суму утримуваного депозиту, за потреби з валютою. Якщо нараховуються відсотки або раніше вже було часткове повернення, поясніть це в розділі «Додаткові умови та положення».

Деталізовані утримання та їхні причини

Перелічіть кожне утримання окремо із сумою та коротким поясненням, наприклад прибирання, ремонт чи несплачена орендна плата. За можливості посилайтеся на підтвердні документи, як-от записи огляду, фотографії чи рахунки.

Сума, що повертається

Укажіть суму, що повертається після утримань. Перевірте, чи дорівнює ця сума утримуваному депозиту мінус загальна сума утримань.

Спосіб і дата повернення

Опишіть, як буде повернено кошти, наприклад банківським переказом чи чеком, і в яку дату. За можливості використовуйте контактні дані, які орендар залишив для подальшого листування.

Поширені помилки

• Указувати одну загальну суму утримань без розбивки. Деталізуйте кожне нарахування та його причину, щоб орендар міг простежити розрахунок.
• Утримувати кошти за звичайне зношення від нормального користування, не зважаючи на місцеві правила. Те, що можна утримати, залежить від місця, тому перевірте це, перш ніж зазначати нарахування.
• Наводити цифри, які не сходяться. Переконайтеся, що утримуваний депозит мінус утримання дорівнює сумі, що повертається.
• Посилатися на пошкодження без підтвердних документів. Зазначайте записи огляду під час заселення й виїзду, фотографії чи рахунки.
• Надсилати лист або кошти на стару адресу. Використовуйте адресу, яку орендар залишив для подальшого листування, або уточніть актуальні контактні дані.
• Надто довго зволікати з надсиланням листа. Вимоги до строків залежать від місця, тому перевірте місцеві правила й дійте без затримки.

Перед підписанням

• Звірте адресу об’єкта, імена орендарів і дату завершення оренди з договором оренди.
• Звірте суму депозиту з платіжними документами та попередніми частковими поверненнями.
• Перевірте кожне утримання, його суму й причину та зберіть підтвердні документи.
• Перерахуйте суму, що повертається, і перевірте арифметику.
• Звірте спосіб повернення, платіжні реквізити й дату з контактними даними, які залишив орендар.
• Перевірте місцеві правила щодо строків і дозволених утримань, а якщо утримання значні або оспорюються, зверніться до кваліфікованого юриста.