全額清償證明信函（債務清償）

全額清償證明信函（債務清償）：實務指南

全額清償證明信函（債務清償）是貸與人出具的書面確認，證明貸款或債務已全數償還。其載明債務、記錄原始金額與已支付總額，並說明最後一筆付款的支付時間。

用途

借款人使用此信函，以取得明確紀錄，證明特定債務已無欠款。此信函通常在依本票或「債務清償分期計畫協議書」支付最後一筆款項後、支付「債務和解與相互免責協議書」中約定的款項後，或以債務催收信函開啟的事宜獲得解決後發出。貸與人藉由簽署此信函確認自身的立場。

當債務確實已清償且雙方對總金額達成共識時，請使用此信函。如果記錄遺失、債務轉讓，或日後有人詢問貸款是否已償還，此信函有助於預防後續的混淆。若仍有任何金額存在爭議，最好先解決爭議，而不是發出無法反映實際情況的信函。

解除擔保品、更新信用或公共記錄以及歸還貸款文件的規定因國家與地區而異。若債務曾設定擔保或記錄於任何地方，請查閱當地要求；若金額龐大，請諮詢合格的律師。

使用者

• 私人貸與人確認親友已償還私人貸款。
• 希望取得本票已清償書面證明的借款人。
• 小型企業確認客戶或供應商已結清未償債務。
• 債權人確認已收到和解款項且該事宜已結案。
• 代表他人代收債務並需要確認債務已清償完畢的人。

須決定的條款

貸款或債務識別資訊

透過產生債務的文件（例如本票或還款計畫）及其日期來識別該債務。請使用該文件中出現的相同名稱與編號。

原欠金額

說明原始本金金額及其幣別。若雙方有多筆約定，這有助於讀者將本信函與正確的債務連結起來。

最後付款日期

記錄收到最後一筆付款的日期。若最後一筆付款是透過轉帳支付，請使用資金入帳的日期，而非匯款日期，除非雙方另有約定。

已付總額

說明該筆債務在存續期間支付的總額，並註明是否包含利息、費用或和解減免。請對照付款紀錄與收據來核對此數字。

退還或註銷的文件

描述原貸款文件的處理方式，例如退還標有「已付清」字樣的已簽署本票。若有任何擔保或登記權利需要解除，請在「其他條款與規定」中提及。

無任何剩餘欠款的聲明

本信函應清楚說明貸與人認為該債務已全數清償。若僅結清較大約定中的一部分，請明確指出是哪一部分。

常見錯誤

• 在最後付款入帳前就發出信函。請先確認資金已入帳。
• 對債務的描述過於模糊，以致可能與其他貸款混淆。請使用文件名稱、日期與原金額。
• 在說明總付款額時漏掉利息或費用。請說明總額包含的項目。
• 忘記處理原本已簽署的文件。請約定是要退還、註銷還是保留。
• 忽略與該債務相關的擔保或登記權利。請檢查是否有任何項目需要另外解除。
• 由非貸與人或未獲授權代表貸與人的人士簽署信函。請確認簽署人資格。

簽署前

• 確認已全數收到最後一筆付款。
• 根據原始文件核對債務識別資訊、原金額與當事人姓名。
• 重新計算總付款額，並註明是否包含利息或費用。
• 約定原本票及任何其他貸款文件的處理方式。
• 檢查是否有任何擔保或登記權利需要根據當地規定進行個別解除。
• 確保簽署人為貸與人或獲授權代表其行事的人，且雙方皆保留一份副本。