正式催收與逾期款項催告函

正式催收與逾期款項催告函：實務指南

正式催收暨逾期款項催告信是針對逾期債務要求付款的書面請求。信件中會指明主張的金額、說明應付款項的原因，並告知收件人如何回覆或付款。

用途

債權人或服務提供者可以使用這封信明確指出款項已逾期，並要求欠款的個人或企業解決款項問題。這有助於雙方核對相同的帳戶、日期與金額，並保留提出請求的記錄。

當一般的提醒未能解決付款問題，且適合提出更正式的書面請求時，即可使用此信件。如果問題涉及租金、違反租約或其他規定的通知，使用專為該目的製作的文件可能會更合適。催告信本身並不能解決關於是否積欠債務的爭議。

使用者

• 請求支付已交付貨品或已完成服務之款項的企業。
• 追討未付發票款項的自由工作者或顧問。
• 要求償還逾期貸款的出借人或債權人。
• 在適合發出一般付款催告時，請求支付逾期款項的房屋所有人或物業經理。
• 要求另一方依據書面或口頭協議支付應付款項的個人或企業。

須決定的條款

債務依據

請指明請求所涉及的交易、發票、貸款、工作或其他約定。請使用清楚的描述與相關參考編號，以便收件人辨認此項請求。

付款逾期日期

請列出到期日以及您認定付款逾期的起算日。在寄出催告信前，請對照發票、協議與付款記錄進行確認。

請求金額

列出未償還本金並說明總額的計算方式。請分別列出利息、費用、折抵金額或部分付款；只有在雙方約定與適用規定支持時，才加入其他項目。

要求的行動與回覆日期

說明您是要求全額付款、提出付款方案，或是要求針對爭議金額進行回覆。在查閱信件使用地之適用規定後，為要求的行動設定合理的日期。

付款方式與受款人

說明付款方式，並透過安全管道提供正確的受款人或帳戶資訊。請仔細核對相關資料，避免列入不必要的敏感資訊。

爭議與佐證記錄

說明收件人如何提出疑慮或提供帳戶相關資訊。請備妥發票、協議、交付紀錄、訊息與付款紀錄，以便核對請求內容。

後續步驟

如果您說明可能的後續步驟，請使用準確、審慎的措辭，不要承諾特定結果。任何具體條款請寫在「其他條款與規定」中；提及正式程序前，請先查閱當地規定。

常見錯誤

• 因漏掉折抵、退貨、部分付款或調整項目，而請求錯誤的金額。寄出信件前，請先核對帳目。
• 對債務的描述過於模糊，導致收件人無法辨識涉及哪張發票或哪項約定。請註明有用的日期與參考資料。
• 未查閱協議與適用規定即新增費用或利息。如果依據不明，請在納入金額前予以核實。
• 將信件寄至過時的地址或公司內錯誤的人員。確認應由誰接收，並保留所寄出版本的副本。
• 使用恐嚇性語言，或聲稱保證特定結果。請求內容應以事實為本，並僅描述您準備好且能夠採取的步驟。
• 將信件視為收件人同意該筆債務的證明。收件人可能會對金額或原交易提出異議。

簽署前

• 確認雙方的姓名與聯絡方式，包含接收催告的正確人員或公司。
• 將原協議、發票、交付與付款紀錄與請求金額相互核對。
• 核對日期與金額計算，並說明所列入的任何利息、費用、折抵或部分付款。
• 確保要求的行動、回覆日期與付款指示清晰且一致。
• 移除收件人不需要用於識別或處理此請求的個人或財務詳細資料。
• 查明信件使用地的規定，特別是規定的預告期間、措辭、送達方式、見證人或公證可能有影響時。
• 保留已簽署信件的副本，以及顯示如何及何時寄出的記錄。