逾期发票付款催收函

实用指南：逾期发票付款催收函

《逾期发票付款催收函》是一份书面请求，要求客户支付已过到期日的发票款项。它会指明发票，说明逾期金额，解释付款方式，并提议新的付款日期。

文件用途

当客户未按时支付发票时，自由职业者、承包商和服务企业会使用这封催收函。它通常依据现有的服务安排发出，例如独立承包商主服务协议、自由职业者工作说明书、软件或网页开发协议、咨询协议、创意或摄影合同，或分包合同。催收函以礼貌、客观的方式记录付款请求，有助于维护合作关系。

在付款逾期时，可以将其作为早期、礼貌的一步。如果多次催收都没有回应，事情已演变为正式争议，更正式的催告函或专业意见可能更合适。如果客户对工作本身有异议，先解决这一问题可能会有帮助，例如通过《完工与验收证书》。

发送前，请查看原合同中的付款条款、滞纳金以及任何争议处理程序。有关逾期付款费用、利息和债务催收的规定因国家和地区而异，因此在提及任何费用之前，请先核实当地要求。如果金额较大或对方拒绝付款，请咨询合格律师。

适用人群

• 就已完成工作的未付发票进行跟进的自由职业者。
• 提醒客户支付逾期项目款的小型代理机构或工作室。
• 要求支付已提供顾问服务费用的咨询顾问。
• 要求总承包商支付已交付工作款项的分包商。
• 代表服务企业发送催收函的记账员或办公室经理。

需要商定的条款

发票编号和日期

按照开具时的原样，以编号和日期指明发票。如果有多张发票逾期，请逐一列出，可写在本栏或“补充条款与规定”中。

逾期金额

说明未付金额及币种。如果发票已部分支付，请列出原始总额、已收金额和余额，方便客户与其记录核对。

原到期日

记录发票或合同中规定的付款日期。这有助于客户了解该笔款项已逾期多久。

付款方式

提供清晰的付款说明，例如银行转账信息或付款链接，以及客户应使用的付款参考号。发送前请再次核对账户信息。

要求的付款日期

提议一个合理的新付款日期。语气应保持礼貌、务实；在说明进一步拖延的任何后果之前，请先核实合同和当地规定。

滞纳金或利息

只有在合同有相关约定且当地规定允许时，才提及逾期费用。如果写入，请在“补充条款与规定”中说明依据，而不是加上没有解释的金额。

常见错误

• 未核实款项是否已经到账就发送催收函。请先核对您的记录，以免事后尴尬地更正。
• 写错发票编号、金额或到期日。请直接从发票上抄录详细信息，方便客户迅速找到。
• 加收合同未约定的滞纳金或利息。在提及任何费用之前，请核实付款条款和当地规定。
• 第一次催收就使用咄咄逼人或威胁性的语气。清楚、礼貌的请求往往能更快得到回应，也能维护合作关系。
• 提供的付款信息不完整或有误。请写明账户、付款参考号以及客户应使用的任何付款方式。
• 将催收函发给不负责付款的人。请核实客户方由谁负责处理发票，并视情况抄送。

签署前须知

• 将发票编号、日期和金额与您的会计记录核对。
• 核实是否已收到任何部分或全部付款。
• 将原到期日与发票及合同付款条款核对。
• 再次核对付款说明和付款参考号是否准确。
• 选择一个合理的要求付款日期，并检查催收函的语气。
• 在提及逾期费用之前，请核实合同和当地规定；如果债务金额较大或存在争议，请咨询合格律师。