Kautionsabrechnung mit Aufstellung der Abzüge

Praktischer Leitfaden: Kautionsabrechnung mit Aufstellung der Abzüge

Eine Kautionsabrechnung mit Aufstellung der Abzüge ist eine schriftliche Erklärung eines Vermieters an einen ehemaligen Mieter, in der erläutert wird, wie mit der Kaution verfahren wird. Sie hält die verwahrte Kaution fest, führt jeden Abzug mit seinem Grund auf und nennt den zurückgezahlten Betrag sowie die Art der Rückzahlung.

Wofür die Vereinbarung gedacht ist

Vermieter und Hausverwaltungen verwenden dieses Schreiben nach Ende eines Mietverhältnisses, um zu erläutern, was mit der Kaution geschehen ist. Es nennt den verwahrten Betrag, jeden Abzug mit einer kurzen Begründung, den zurückgezahlten Betrag sowie Art und Datum der Rückzahlung. Es folgt auf den Wohnraummietvertrag, Zimmer-Untermietvertrag, Gewerberaummietvertrag, Mietvertrag mit monatlicher Verlängerung oder Kurzzeit- und Ferienmietvertrag und stützt sich häufig auf die zu Beginn des Mietverhältnisses ausgefüllte Wohnungsübergabe- und Abnahmeprotokoll-Checkliste.

Verwenden Sie es, wenn Sie eine Kaution vollständig oder teilweise zurückzahlen. Eine klare, aufgeschlüsselte Aufstellung hilft dem ehemaligen Mieter, die Beträge nachzuvollziehen, und kann Meinungsverschiedenheiten verringern. Es kann auch als Antwort dienen, wenn ein ehemaliger Mieter ein Aufforderungsschreiben zur Rückzahlung der Kaution geschickt hat, in dem er die Kaution oder eine Erläuterung der Abzüge verlangt.

Prüfen Sie vor dem Versand die Vorschriften am Standort der Immobilie. Die Regeln zu Rückzahlungsfristen, zulässigen Abzügen, erforderlichen Nachweisen, Zinsen auf Kautionen und Zustellungsarten unterscheiden sich je nach Land und Region. Fragen Sie eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt, wenn die Abzüge hoch sind oder der Mieter sie beanstandet.

Wer sie verwendet

• Ein Vermieter, der nach dem Auszug eines Mieters eine Kaution zurückzahlt.
• Eine Hausverwaltung, die im Auftrag eines Eigentümers Kautionen abwickelt.
• Ein Hauptmieter, der im Rahmen einer Zimmeruntervermietung die Kaution eines Untermieters zurückzahlt.
• Ein gewerblicher Vermieter, der am Ende eines Mietvertrags die Kaution eines Geschäftsmieters abrechnet.
• Ein Gastgeber einer Kurzzeitvermietung, der nach einem Aufenthalt Abzüge für Schäden oder Reinigung erläutert.

Zu vereinbarende Bedingungen

Adresse der Mietsache

Verwenden Sie die vollständige Adresse der Mietsache, einschließlich etwaiger Einheiten- oder Zimmernummern, so wie sie im Mietvertrag steht. So wird das Schreiben dem richtigen Mietverhältnis zugeordnet.

Datum der Beendigung des Mietverhältnisses

Nennen Sie das Datum, an dem das Mietverhältnis endete und die Mietsache zurückgegeben wurde. Dieses Datum ist der Bezugspunkt für den Zustand der Mietsache und für die zeitliche Planung der Rückzahlung.

Verwahrte Kaution

Geben Sie die insgesamt verwahrte Kaution an, bei Bedarf mit Währung. Fallen Zinsen an oder gab es frühere Teilrückzahlungen, erläutern Sie diese unter „Zusätzliche Bedingungen & Bestimmungen“.

Aufgeschlüsselte Abzüge und Gründe

Führen Sie jeden Abzug einzeln mit seinem Betrag und einer kurzen Begründung auf, etwa Reinigung, Reparatur oder ausstehende Miete. Verweisen Sie, sofern vorhanden, auf belegende Unterlagen wie Begehungsnotizen, Fotos oder Rechnungen.

Zurückgezahlter Betrag

Nennen Sie den Betrag, der nach Abzügen zurückgezahlt wird. Prüfen Sie, ob die verwahrte Kaution abzüglich der gesamten Abzüge genau diesen Betrag ergibt.

Art und Datum der Rückzahlung

Beschreiben Sie, wie das Geld zurückgezahlt wird, etwa per Banküberweisung oder Scheck, und an welchem Datum. Verwenden Sie nach Möglichkeit die vom Mieter angegebenen Nachsendedaten.

Häufige Fehler

• Nur einen einzigen Gesamtabzug ohne Aufschlüsselung anzugeben. Führen Sie jeden Kostenpunkt mit seinem Grund einzeln auf, damit der Mieter die Berechnung nachvollziehen kann.
• Abzüge für gewöhnliche Abnutzung durch normalen Gebrauch vorzunehmen, ohne die örtlichen Vorschriften zu berücksichtigen. Was abgezogen werden darf, unterscheidet sich je nach Ort; prüfen Sie dies daher, bevor Sie einen Kostenpunkt aufführen.
• Beträge anzugeben, die rechnerisch nicht aufgehen. Prüfen Sie, ob die verwahrte Kaution abzüglich der Abzüge dem zurückgezahlten Betrag entspricht.
• Auf Schäden zu verweisen, ohne sie zu belegen. Verweisen Sie auf Einzugs- und Auszugsprotokolle, Fotos oder Rechnungen.
• Das Schreiben oder die Zahlung an eine alte Adresse zu senden. Verwenden Sie die vom Mieter angegebene Nachsendeadresse oder klären Sie die aktuellen Kontaktdaten.
• Mit dem Versand des Schreibens zu lange zu warten. Die Fristen unterscheiden sich je nach Ort; prüfen Sie daher die örtlichen Vorschriften und handeln Sie zügig.

Vor der Unterzeichnung

• Gleichen Sie die Adresse der Mietsache, die Namen der Mieter und das Ende des Mietverhältnisses mit dem Mietvertrag ab.
• Prüfen Sie den Kautionsbetrag anhand der Zahlungsbelege und etwaiger früherer Teilrückzahlungen.
• Prüfen Sie jeden Abzug, seinen Betrag und seine Begründung, und stellen Sie belegende Unterlagen zusammen.
• Berechnen Sie den zurückzuzahlenden Betrag erneut und prüfen Sie die Rechnung.
• Gleichen Sie Rückzahlungsart, Zahlungsangaben und Datum mit den vom Mieter angegebenen Nachsendedaten ab.
• Prüfen Sie die örtlichen Vorschriften zu Fristen und zulässigen Abzügen, und fragen Sie eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt, wenn die Abzüge erheblich oder strittig sind.