Muutostilaus (työn laajuuden muutos)

Käytännön opas: Muutostilaus (työn laajuuden muutos)

Muutostilaus (työn laajuuden muutos) on kirjallinen tallenne sovitusta muutoksesta työhön, joka on jo määritelty sopimuksessa tai työnkuvauksessa. Siinä yksilöidään alkuperäinen sopimus, kuvataan muutos ja kirjataan mahdolliset hinta- ja aikataulumuutokset.

Mihin asiakirjaa käytetään

Asiakkaat ja toimeksisaajat käyttävät muutostilausta, kun työtä on hankkeen alettua tarpeen laajentaa, supistaa tai muuttaa. Sitä käytetään yhdessä alkuperäisen sopimuksen kanssa, joka voi olla esimerkiksi freelance-työn työnkuvaus (SOW), ohjelmistojen ja verkkosivustojen kehittämissopimus, itsenäisen urakoitsijan puitesopimus, alihankintasopimus tai luovan työn tai valokuvauksen sopimus. Muutostilaukseen kirjataan, mikä muuttui, jotta molemmat osapuolet toimivat saman päivitetyn suunnitelman pohjalta.

Käytä sitä rajattuun muutokseen käynnissä olevassa hankkeessa, kuten lisättyyn ominaisuuteen, poistettuun toimitukseen tai muutettuun määräaikaan. Jos muutos on niin suuri, että se on käytännössä uusi hanke, uusi työnkuvaus voi olla selkeämpi. Jos osapuolet haluavat lopettaa työn kokonaan, irtisanomisilmoitus tai yhteinen purkamisasiakirja voi sopia paremmin.

Tarkista ennen lomakkeen käyttöä, onko alkuperäisessä sopimuksessa muutosmenettely. Joissakin sopimuksissa edellytetään, että muutokset allekirjoittavat nimetyt henkilöt, että ne numeroidaan juoksevasti tai että ne hyväksytään ennen työn aloittamista. Kirjallisia muutoksia koskevat säännöt vaihtelevat maittain ja alueittain, joten tarkista paikalliset vaatimukset, kun muutos on merkittävä.

Ketkä sitä käyttävät

• Asiakas, joka pyytää freelanceria tai toimistoa lisäämään, poistamaan tai muuttamaan toimituksia.
• Verkko- tai ohjelmistokehittäjä, joka dokumentoi kesken hankkeen pyydetyt lisäominaisuudet.
• Toimeksisaaja, joka kirjaa muutetun aikataulun viivästyksen tai muuttuneiden vaatimusten vuoksi.
• Pääurakoitsija, joka sopii työn laajuuden muutoksesta aliurakoitsijan kanssa.
• Valokuvaaja tai luovan alan ammattilainen, joka kirjaa lisäkuvaukset, -editoinnit tai laajennetun käytön.

Sovittavat ehdot

Sopimus tai työnkuvaus

Yksilöi muutettava sopimus nimellä ja päivämäärällä ja lisää mahdollinen työnkuvauksen numero. Näin muutostilaus liittyy oikeaan asiakirjaan silloinkin, kun asiakkaalla on useita hankkeita saman toimeksisaajan kanssa.

Muutostilauksen numero

Anna jokaiselle muutostilaukselle oma numero, esimerkiksi MT-01, MT-02 ja niin edelleen. Juokseva numerointi helpottaa muutosten koko historian ja ajantasaisen kokonaishinnan seuraamista.

Muutoksen kuvaus

Kuvaa tarkasti, mitä lisätään, poistetaan tai muutetaan, niin yksityiskohtaisesti, että molemmat osapuolet voivat myöhemmin tarkistaa, toimitettiinko se. Mainitse, jos muutos korvaa jotain alkuperäisestä työn laajuudesta.

Hinnanmuutos

Ilmoita korotuksen tai alennuksen määrä ja valuutta ja kerro selvästi, onko kyse kiinteästä summasta vai arviosta. Tarvittaessa voit merkitä sopimuksen päivitetyn kokonaishinnan kohtaan ”Lisäehdot ja -määräykset”.

Aikataulumuutos

Kirjaa mahdolliset muutokset määräaikoihin, välitavoitteisiin tai lopulliseen toimituspäivään. Jos aikataulu ei muutu, mainitse sekin, jotta kumpikaan osapuoli ei oleta saaneensa lisäaikaa.

Vaikutus sopimuksen muihin ehtoihin

Muutostilaus jättää yleensä kaikki alkuperäisen sopimuksen muut ehdot voimaan. Jos myös maksuaikataulu, hyväksymisperusteet tai muut ehdot muuttuvat, kuvaa se kohdassa ”Lisäehdot ja -määräykset”.

Yleiset virheet

• Lisätyö aloitetaan ennen kuin muutostilaus on allekirjoitettu. Kun laajuudesta, hinnasta ja aikataulusta sovitaan ensin, myöhemmät erimielisyydet siitä, mitä hyväksyttiin, vähenevät.
• Muutos kuvataan epämääräisesti, esimerkiksi ”pieniä päivityksiä”. Luettele muutokseen kuuluvat ominaisuudet, sivut, toimitukset tai tehtävät.
• Hinnanmuutos jätetään tyhjäksi tai siitä puuttuu valuutta. Ilmoita summa, valuutta ja se, korottaako vai alentaako muutos sopimushintaa.
• Aikataulu unohdetaan. Pienikin muutos voi vaikuttaa myöhempiin välitavoitteisiin, joten kirjaa uudet päivämäärät tai vahvista, ettei mikään muutu.
• Muutostilausten numerointi on epäjohdonmukaista tai samoja numeroita käytetään kahdesti. Pidä yksinkertaista luetteloa jokaisesta muutostilauksesta ja sen tilasta.
• Lomakkeen allekirjoittaa henkilö, jolla ei ole valtuuksia hyväksyä muutoksia. Tarkista alkuperäisestä sopimuksesta, kuka kummankin osapuolen puolesta saa sopia muutoksista.

Ennen allekirjoittamista

• Tarkista sopimuksen tai työnkuvauksen nimi, päivämäärä ja numero allekirjoitetusta alkuperäiskappaleesta.
• Varmista, että muutostilauksen numero jatkaa aiempien muutosten numerosarjaa.
• Lue muutoksen kuvaus ja varmista, että se vastaa sitä, mistä osapuolet ovat keskustelleet.
• Tarkista hinnanmuutos, valuutta ja päivitetty kokonaishinta, jos seuraat sitä.
• Tarkista aikataulumuutos ja sen vaikutus myöhempiin välitavoitteisiin.
• Tarkista alkuperäisen sopimuksen muutosmenettely ja varmista, että jokaisella allekirjoittajalla on valtuudet hyväksyä muutos.