Valmistumis- ja vastaanottotodistus

Käytännön opas: Valmistumis- ja vastaanottotodistus

Valmistumis- ja vastaanottotodistus on kirjallinen tallenne siitä, että asiakas on vastaanottanut ja hyväksynyt sopimuksen tai työnkuvauksen mukaisen työn tai toimitukset. Siihen merkitään hyväksymispäivä, mahdolliset keskeneräiset kohdat ja nyt erääntyvä loppumaksu.

Mihin asiakirjaa käytetään

Asiakkaat ja toimeksisaajat käyttävät todistusta hankkeen tai sen vaiheen päättyessä kirjatakseen, että sovittu työ on toimitettu ja hyväksytty. Se perustuu alkuperäiseen sopimukseen, joka voi olla esimerkiksi freelance-työn työnkuvaus (SOW), ohjelmistojen ja verkkosivustojen kehittämissopimus, itsenäisen urakoitsijan puitesopimus, alihankintasopimus, luovan työn tai valokuvauksen sopimus tai konsultointisopimus. Yhteinen kirjaus hyväksymisestä voi auttaa hankkeen päättämisessä ja loppulaskun lähettämisessä.

Käytä todistusta, kun asiakas on valmis vahvistamaan hyväksymisen joko kokonaan tai luetelluin poikkeuksin. Jos asiakas ei ole vielä tyytyväinen ja työhön tarvitaan muutoksia, kirjaa ongelmat ja sovi jatkotoimista ensin. Jos itse työn laajuus muuttui hankkeen aikana, muutostilaus on ehkä allekirjoitettava ennen hyväksymistä.

Tarkista alkuperäisestä sopimuksesta hyväksymismenettely, kuten testausajat, hyväksymisperusteet tai säännöt hyväksytyksi katsomisesta. Työn hyväksymisen vaikutukset, myös takuisiin ja myöhempiin vaatimuksiin, vaihtelevat maittain ja alueittain ja riippuvat sopimuksesta. Pyydä neuvoa pätevältä juristilta, jos hanke on merkittävä tai laadusta on erimielisyyttä.

Ketkä sitä käyttävät

• Asiakas, joka vahvistaa, että verkkosivusto, sovellus tai ohjelmisto on toimitettu sovitusti.
• Freelancer tai toimisto, joka pyytää asiakasta hyväksymään valmiin hankkeen tai välitavoitteen.
• Konsultti, joka päättää neuvontatoimeksiannon loppuraportin toimittamisen jälkeen.
• Pääurakoitsija, joka hyväksyy aliurakoitsijan valmiin työkokonaisuuden.
• Valokuvaaja tai luovan alan ammattilainen, joka kirjaa asiakkaan hyväksynnän lopullisille kuville tai materiaaleille.

Sovittavat ehdot

Sopimus tai työnkuvaus

Yksilöi sopimus, jonka perusteella työ tehtiin, nimellä ja päivämäärällä. Lisää mahdollinen työnkuvauksen tai hankkeen numero, jotta todistus liittyy oikeaan toimeksiantoon.

Hyväksytty työ tai toimitukset

Luettele, mitä hyväksytään, esimerkiksi tietyt vaiheet, ominaisuudet, tiedostot tai raportit, ja milloin ne toimitettiin. Kuvaa ne niin tarkasti, että molemmat osapuolet näkevät, mitä hyväksyntä kattaa ja mitä ei.

Hyväksymispäivä

Kirjaa päivä, jona asiakas hyväksyy työn. Päivämäärällä voi olla merkitystä alkuperäisen sopimuksen mukaisten takuuaikojen, tukivelvoitteiden tai maksuaikataulun kannalta.

Keskeneräiset kohdat tai poikkeukset

Tämä kenttä on vapaaehtoinen. Luettele siihen vielä valmistuvat tai korjattavat pienet kohdat ja mahdollisuuksien mukaan niiden arvioidut valmistumispäivät. Tyhjäksi jätetty kenttä antaa ymmärtää, ettei mitään ole kesken, joten tarkista se huolellisesti.

Nyt erääntyvä loppumaksu

Ilmoita nyt maksettava summa, valuutta ja maksuaika. Jos osa maksusta pidätetään, kunnes keskeneräiset kohdat on hoidettu, mainitse se selvästi.

Takuu ja tuki hyväksymisen jälkeen

Monissa sopimuksissa on hyväksymisen jälkeinen tuki- tai korjausjakso. Jos haluat mainita sen, lisää lyhyt viittaus kohtaan ”Lisäehdot ja -määräykset”.

Yleiset virheet

• Hyväksyminen allekirjoitetaan ennen kuin työ on tarkastettu tai testattu. Vertaa ensin jokaista toimitusta sovittuun työn laajuuteen ja mahdollisiin hyväksymisperusteisiin.
• Hyväksytty työ kuvataan liian yleisesti, esimerkiksi ”hanke”. Luettele kattamat vaiheet, ominaisuudet tai tiedostot, jotta myöhempiin kysymyksiin voidaan vastata.
• Tiedossa olevat ongelmat jätetään pois keskeneräisten kohtien kentästä. Kirjaa ne tavoitepäivineen, vaikka ne vaikuttaisivat vähäisiltä.
• Ilmoitettu loppumaksu ei vastaa sopimusta ja muutostilauksia. Laske summa uudelleen alkuperäisestä hinnasta, mahdollisista muutoksista ja jo maksetuista eristä.
• Hankkeen aikana allekirjoitetut muutostilaukset unohdetaan. Varmista, että hyväksytty työ vastaa lopullista, päivitettyä työn laajuutta.
• Todistuksen allekirjoittaa henkilö, jolla ei ole valtuuksia hyväksyä työtä asiakkaan puolesta. Tarkista alkuperäisestä sopimuksesta, kuka voi hyväksyä toimitukset.

Ennen allekirjoittamista

• Tarkista sopimuksen tai työnkuvauksen nimi, päivämäärä ja numero.
• Vertaa jokaista lueteltua toimitusta sovittuun työn laajuuteen, muutostilauksiin ja mahdollisiin hyväksymisperusteisiin.
• Tarkista hyväksymispäivä ja sen suhde mahdolliseen takuu- tai tukijaksoon.
• Luettele kaikki keskeneräiset kohdat tai poikkeukset, mahdollisuuksien mukaan tavoitepäivineen.
• Laske erääntyvä loppumaksu uudelleen, valuutta, maksuaika ja mahdollinen pidätetty summa mukaan lukien.
• Tarkista alkuperäisen sopimuksen hyväksymismenettely ja paikalliset vaatimukset, ja pyydä neuvoa pätevältä juristilta, jos laadusta on erimielisyyttä.