Erääntyneen laskun maksumuistutus

Käytännön opas: Erääntyneen laskun maksumuistutus

Erääntyneen laskun maksumuistutus on kirjallinen pyyntö, jossa asiakasta pyydetään maksamaan lasku, jonka eräpäivä on jo mennyt. Muistutuksessa yksilöidään lasku, ilmoitetaan erääntynyt summa, kerrotaan, miten maksu suoritetaan, ja ehdotetaan uutta maksupäivää.

Mihin asiakirjaa käytetään

Freelancerit, toimeksisaajat ja palveluyritykset käyttävät muistutusta, kun asiakas ei ole maksanut laskua ajallaan. Se lähetetään yleensä olemassa olevan palvelusopimuksen perusteella, joka voi olla esimerkiksi itsenäisen urakoitsijan puitesopimus, freelance-työn työnkuvaus (SOW), ohjelmistojen ja verkkosivustojen kehittämissopimus, konsultointisopimus, luovan työn tai valokuvauksen sopimus tai alihankintasopimus. Muistutukseen kirjataan pyyntö kohteliaasti ja asiallisesti niin, että yhteistyösuhde säilyy.

Käytä muistutusta varhaisena ja kohteliaana toimenpiteenä, kun maksu on myöhässä. Jos useaan muistutukseen ei ole vastattu ja asiasta on tullut virallinen riita, tiukempi maksuvaatimus tai ammattilaisen neuvo voi olla tarkoituksenmukaisempi. Jos asiakas kiistää itse työn, voi olla hyödyllistä ratkaista se ensin, esimerkiksi valmistumis- ja vastaanottotodistuksella.

Tarkista ennen lähettämistä alkuperäisestä sopimuksesta maksuehdot, viivästysmaksut ja mahdollinen riidanratkaisumenettely. Viivästysmaksuja, korkoa ja perintää koskevat säännöt vaihtelevat maittain ja alueittain, joten tarkista paikalliset vaatimukset ennen kuin mainitset mitään maksuja. Pyydä neuvoa pätevältä juristilta, jos summa on huomattava tai maksamisesta kieltäydytään.

Ketkä sitä käyttävät

• Freelancer, joka muistuttaa valmiista työstä lähetetyn laskun maksamatta jäämisestä.
• Pieni toimisto tai studio, joka muistuttaa asiakasta erääntyneestä hankemaksusta.
• Konsultti, joka pyytää maksua jo tarjotuista neuvontapalveluista.
• Aliurakoitsija, joka pyytää pääurakoitsijaa maksamaan toimitetusta työstä.
• Kirjanpitäjä tai toimistopäällikkö, joka lähettää muistutuksia palveluyrityksen puolesta.

Sovittavat ehdot

Laskun numero ja päivämäärä

Yksilöi lasku täsmälleen sellaisena kuin se on lähetetty, numeroineen ja päivämäärineen. Jos erääntyneitä laskuja on useita, luettele ne kaikki joko tässä kentässä tai kohdassa ”Lisäehdot ja -määräykset”.

Erääntynyt summa

Ilmoita maksamaton summa ja valuutta. Jos laskusta on maksettu osa, ilmoita alkuperäinen kokonaissumma, vastaanotettu määrä ja jäljellä oleva saldo, jotta asiakas voi verrata niitä omiin kirjanpitotietoihinsa.

Alkuperäinen eräpäivä

Kirjaa laskussa tai sopimuksessa mainittu maksupäivä. Siitä asiakas näkee, kuinka kauan maksu on ollut myöhässä.

Maksuohjeet

Anna selkeät maksuohjeet, kuten tilisiirron tiedot tai maksulinkki, sekä viite, jota asiakkaan tulee käyttää. Tarkista tilitiedot huolellisesti ennen lähettämistä.

Pyydetty maksupäivä

Ehdota kohtuullista uutta maksupäivää. Pidä sävy kohteliaana ja käytännöllisenä, ja tarkista sopimus ja paikalliset säännöt ennen kuin mainitset lisäviivästyksen seurauksia.

Viivästysmaksut tai korko

Mainitse viivästysmaksut vain, jos sopimuksessa on niistä ehto ja paikalliset säännöt sallivat ne. Jos sisällytät ne, kuvaa niiden peruste kohdassa ”Lisäehdot ja -määräykset” sen sijaan, että lisäisit selittämättömiä summia.

Yleiset virheet

• Muistutus lähetetään tarkistamatta, onko maksu jo saapunut. Täsmäytä ensin omat tietosi, jotta vältyt kiusalliselta oikaisulta.
• Laskun numero, summa tai eräpäivä ilmoitetaan väärin. Kopioi tiedot suoraan laskusta, jotta asiakas löytää sen nopeasti.
• Lisätään viivästysmaksuja tai korkoa, joista sopimuksessa ei ole ehtoa. Tarkista maksuehdot ja paikalliset säännöt ennen kuin mainitset mitään maksua.
• Ensimmäisessä muistutuksessa käytetään aggressiivista tai uhkaavaa sävyä. Selkeä ja kohtelias pyyntö tuottaa usein nopeamman vastauksen ja suojaa asiakassuhdetta.
• Maksutiedot ovat puutteellisia tai virheellisiä. Ilmoita tili, viite ja maksutapa, jota asiakkaan odotetaan käyttävän.
• Muistutus lähetetään henkilölle, joka ei hoida maksuja. Selvitä, kuka asiakkaan puolella vastaa laskuista, ja lisää hänet tarvittaessa vastaanottajaksi.

Ennen allekirjoittamista

• Tarkista laskun numero, päivämäärä ja summa kirjanpidostasi.
• Tarkista, onko osa- tai kokonaismaksu jo saapunut.
• Tarkista alkuperäinen eräpäivä laskusta ja sopimuksen maksuehdoista.
• Tarkista maksuohjeiden ja viitteen oikeellisuus.
• Valitse kohtuullinen pyydetty maksupäivä ja tarkista muistutuksen sävy.
• Tarkista sopimus ja paikalliset säännöt ennen viivästysmaksujen mainitsemista, ja pyydä neuvoa pätevältä juristilta, jos saatava on huomattava tai riidanalainen.