Todistus luottamuksellisten tietojen palauttamisesta tai tuhoamisesta

Käytännön opas: Todistus luottamuksellisten tietojen palauttamisesta tai tuhoamisesta

Todistus luottamuksellisten tietojen palauttamisesta tai tuhoamisesta on kirjallinen vakuutus siitä, että tietojen vastaanottaja on palauttanut, tuhonnut tai poistanut luottamukselliset aineistot. Todistuksessa yksilöidään salassapitosopimus, tiedot, joita se koskee, niiden käsittelytapa sekä mahdollisesti säilytetyt kopiot.

Mihin asiakirjaa käytetään

Henkilöt ja yritykset käyttävät todistusta hankkeen, neuvottelujen tai yhteistyösuhteen päättyessä, kun luottamukselliset tiedot on palautettava tai tuhottava. Se perustuu salassapitojärjestelyyn, kuten keskinäiseen tai yksipuoliseen salassapitosopimukseen, työntekijän salassapito- ja keksintöjen siirtosopimukseen, itsenäisen urakoitsijan puitesopimukseen tai konsultointisopimukseen. Todistuksesta tiedot luovuttanut osapuoli saa kirjallisen selvityksen siitä, mitä sen tiedoille on tehty.

Käytä todistusta, kun sopimus päättyy, kun kauppa ei toteudu tai kun tiedot luovuttanut osapuoli pyytää aineistojaan takaisin. Siihen kirjataan, mitä vastaanottanut osapuoli ilmoittaa tehneensä, mutta se ei yksinään todista, että kaikki kopiot on hävitetty. Jos pääasia on epäilty väärinkäyttö tai tietovuoto, tarvitaan ehkä toisenlaisia toimia ja ammattilaisen neuvoa.

Tarkista salassapitosopimuksesta palauttamista tai tuhoamista koskevat vaatimukset, kuten määräajat, menetelmät ja sallitut säilytettävät kopiot. Asiakirjojen säilyttämistä, tietojen käsittelyä ja henkilötietoja koskevat säännöt vaihtelevat maittain ja alueittain, joten tarkista paikalliset vaatimukset ennen kuin poistat tietoja, jotka sinun on ehkä säilytettävä.

Ketkä sitä käyttävät

• Yritys, joka arvioi salassapitosopimuksen nojalla mahdollista kauppaa, joka ei toteutunut.
• Toimeksisaaja tai konsultti, joka palauttaa asiakkaan aineistot toimeksiannon päättyessä.
• Lähtevä työntekijä, joka vahvistaa palauttaneensa tai poistaneensa yrityksen asiakirjat ja tiedostot.
• Tiedot luovuttanut osapuoli, joka pyytää kirjallista vahvistusta siitä, ettei sen tietoja enää säilytetä.
• Toimittaja tai kumppani, joka päättää yhteishankkeen, jossa jaettiin luottamuksellisia tietoja.

Sovittavat ehdot

Salassapitosopimus

Yksilöi sopimus nimellä ja päivämäärällä, esimerkiksi keskinäinen salassapitosopimus tai palvelusopimuksen salassapitoa koskeva kohta. Näin todistus liittyy niihin velvoitteisiin, joihin se vastaa.

Tiedot ja aineistot, joita todistus koskee

Kuvaa tietojen luokat ja niiden muodot, kuten paperiasiakirjat, tiedostot, sähköpostit, näytteet tai piirustukset. Tarkka kuvaus auttaa kumpaakin osapuolta ymmärtämään, mitä todistus kattaa.

Palautettu, tuhottu tai poistettu ja millä tavalla

Kerro, mitä kullekin tietoluokalle tehtiin, esimerkiksi palautettu kuriirilla, silputtu tai poistettu laitteilta ja pilvipalvelusta. Mainitse varmuuskopiot ja jaetut asemat, jos ne sisältyivät toimenpiteisiin.

Valmistumispäivä

Kirjaa päivä, jona palauttaminen tai tuhoaminen saatiin päätökseen. Jos työ tehtiin vaiheittain, käytä viimeisen vaiheen valmistumispäivää.

Säilytetyt kopiot ja syy niiden säilyttämiseen

Tämä kenttä on vapaaehtoinen. Jos kopioita säilytetään, esimerkiksi kirjanpitoa tai arkistointia varten arkistoitu kopio, kerro, mitä säilytetään ja miksi, sekä se, että tiedot pysyvät luottamuksellisina.

Salassapitovelvollisuuden jatkuminen

Aineistojen palauttaminen tai tuhoaminen ei yleensä päätä velvollisuutta pitää tiedot salassa. Jos haluat todeta, että alkuperäiset velvoitteet jatkuvat, lisää maininta kohtaan ”Lisäehdot ja -määräykset”.

Yleiset virheet

• Tiedot kuvataan liian epämääräisesti, esimerkiksi ”kaikki aineistot”. Luettele tärkeimmät luokat ja muodot, jotta tiedot luovuttanut osapuoli voi tarkistaa todistuksen laajuuden.
• Sähköpostissa, varmuuskopioissa, jaetuissa kansioissa tai henkilökohtaisilla laitteilla olevat kopiot unohdetaan. Käy läpi kaikki paikat, joihin tietoja on voitu tallentaa, ennen allekirjoittamista.
• Todistus allekirjoitetaan ennen kuin palauttaminen tai tuhoaminen on todella valmis. Saata jokainen vaihe päätökseen ensin ja kirjaa sitten valmistumispäivä.
• Tarkoituksella säilytetyt kopiot jätetään mainitsematta. Kerro, mitä säilytetään ja miksi, sen sijaan että annat ymmärtää kaiken tuhotun.
• Tuhotaan asiakirjoja, jotka on ehkä säilytettävä muista syistä. Tarkista ensin sopimus ja paikalliset säilytysvaatimukset.
• Todistuksen allekirjoittaa henkilö, joka ei tiedä, mitä on tehty. Allekirjoittajan pitäisi pystyä vahvistamaan koko organisaatiossa tehdyt toimenpiteet.

Ennen allekirjoittamista

• Tarkista salassapitosopimuksen nimi ja päivämäärä.
• Tarkista sopimuksen palauttamista tai tuhoamista koskevat vaatimukset, menetelmät ja määräajat mukaan lukien.
• Käy läpi kaikki tallennuspaikat, myös sähköposti, varmuuskopiot, pilvipalvelut ja tiimin jäsenten käyttämät laitteet.
• Kirjaa jokaisen tietoluokan osalta, mitä palautettiin, tuhottiin tai poistettiin ja millä tavalla.
• Luettele mahdolliset säilytetyt kopiot, syy niiden säilyttämiseen ja se, miten ne suojataan.
• Tarkista paikalliset asiakirjojen säilyttämistä ja tietojen käsittelyä koskevat säännöt, ja pyydä neuvoa pätevältä juristilta, jos tiedot ovat erittäin arkaluonteisia tai riita on todennäköinen.