Sopimuksen irtisanomisilmoitus

Käytännön opas: Sopimuksen irtisanomisilmoitus

Sopimuksen irtisanomisilmoitus on kirjallinen ilmoitus, jolla lähettäjä kertoo toiselle osapuolelle päättävänsä voimassa olevan sopimuksen. Ilmoituksessa yksilöidään sopimus ja kohta, johon irtisanominen perustuu, kerrotaan, milloin irtisanominen tulee voimaan, ja esitetään sopimussuhteen alasajoa koskevat pyynnöt.

Mihin asiakirjaa käytetään

Ilmoitusta käytetään, kun halutaan päättää palvelu-, lisenssi- tai yhtiöjärjestely ja tarvitaan päätöksestä selkeä kirjallinen tallenne. Se lähetetään yleensä olemassa olevan sopimuksen perusteella, esimerkiksi toimeksianto-, konsultointi-, kehitys-, luovan työn tai alihankintasopimuksen, ohjelmisto- tai tavaramerkkilisenssin tai avoimen yhtiön sopimuksen nojalla. Ilmoitukseen kirjataan lähettäjän kanta, mutta siinä ei ratkaista, onko irtisanominen sallittu.

Käytä ilmoitusta, kun sopimuksessa on jo irtisanomisehto ja lähettäjä haluaa vedota siihen. Jos osapuolet sen sijaan sopivat yhdessä suhteen päättämisestä, yhteinen purkamis- tai vastuuvapautusasiakirja voi sopia paremmin. Jos pääasia on maksamaton lasku tai työhön pyydetyt muutokset, maksumuistutus tai muutostilaus voi olla tarkoituksenmukaisempi.

Lue irtisanomisehto huolellisesti ennen lähettämistä ja tarkista säännöt siellä, missä sopimusta toteutetaan. Irtisanomisajat, sallitut perusteet, toimitustavat ja sopimuksen päättymisen vaikutukset vaihtelevat maittain ja alueittain. Pyydä neuvoa pätevältä juristilta, jos sopimus on merkittävä, irtisanominen on riidanalainen tai siihen liittyy väite sopimusrikkomuksesta.

Ketkä sitä käyttävät

• Asiakas, joka päättää freelancer- tai toimeksiantosuhteen sopimuksen irtisanomisehdon perusteella.
• Toimeksisaaja tai konsultti, joka vetäytyy käynnissä olevasta palvelutoimeksiannosta.
• Lisenssinantaja tai lisenssinsaaja, joka päättää ohjelmisto- tai tavaramerkkilisenssin.
• Yhtiökumppani, joka ilmoittaa yhtiöjärjestelyn päättämisestä sen irtautumisehtojen mukaisesti.
• Pääurakoitsija, joka päättää aliurakoitsijan toimeksiannon hankkeessa.

Sovittavat ehdot

Irtisanottava sopimus

Yksilöi sopimus sen nimellä ja päivämäärällä täsmälleen niin kuin ne näkyvät allekirjoitetussa kappaleessa. Jos asiaan liittyy useita asiakirjoja, kuten puitesopimus ja erilliset työnkuvaukset, kerro, mitä niistä ilmoitus koskee ja mitkä mahdollisesti jäävät voimaan.

Sopimuskohta, johon vedotaan

Mainitse pykälä tai kohta, joka sallii irtisanomisen, ja tiivistä sen sisältö, esimerkiksi irtisanominen ilman erityistä syytä tietyllä irtisanomisajalla. Kun kohta lainataan tarkasti, vastaanottajan on helpompi tarkistaa ilmoituksen peruste.

Irtisanomisen voimaantulopäivä

Ilmoita tarkka päivä, jona sopimus päättyy. Laske mahdollinen irtisanomisaika siitä päivästä, jona vastaanottaja todennäköisesti saa ilmoituksen, ja tarkista sopimuksesta ja paikallisista säännöistä, miten aika lasketaan.

Irtisanomisen syy, jos se ilmoitetaan

Tämä kenttä on vapaaehtoinen. Jotkin ehdot sallivat irtisanomisen ilman syytä, kun taas toiset edellyttävät sitä. Jos kerrot syyn, pidä se asiallisena ja lyhyenä äläkä esitä väitteitä, joita et pysty tukemaan asiakirjoilla.

Loppulaskut, luovutus ja aineistojen palauttaminen

Kerro, mitä alasajon aikana tapahtuu: milloin loppulaskut erääntyvät, mitkä työt tai tiedostot luovutetaan ja mitkä aineistot, laitteet tai käyttöoikeustunnukset palautetaan. Anna päivämäärät aina kun mahdollista.

Voimaan jäävät velvoitteet

Monissa sopimuksissa osa velvoitteista jää voimaan irtisanomisen jälkeenkin, esimerkiksi salassapito, maksu tehdystä työstä tai lisenssirajoitukset. Jos haluat mainita ne, lisää lyhyt viittaus kohtaan ”Lisäehdot ja -määräykset”.

Yleiset virheet

• Vedotaan väärään kohtaan tai sen sisältö kerrotaan epätarkasti. Lue allekirjoitettu sopimus ja kopioi kohdan numero ja keskeinen ehto oikein.
• Valitaan voimaantulopäivä, joka ei jätä tilaa koko irtisanomisajalle. Selvitä, milloin vastaanottaja saa ilmoituksen, ja laske aika siitä eteenpäin.
• Ilmoitus lähetetään osoitteeseen tai henkilölle, jota sopimuksen ilmoituksia koskevassa kohdassa ei mainita. Käytä sopimuksessa määriteltyjä yhteystietoja tai uusimpia, joista osapuolet ovat sopineet kirjallisesti.
• Esitetään yksityiskohtainen tai tunnepitoinen syy, vaikka ehto ei sitä edellytä. Lyhyt ja asiallinen toteamus, tai ei perustelua lainkaan, on yleensä selkeämpi.
• Alasajon vaiheet jätetään epämääräisiksi. Kerro, mitä loppulaskuja, toimituksia, tiedostoja ja laitteita odotetaan ja mihin mennessä.
• Oletetaan, että ilmoitus päättää kaikki asiaan liittyvät asiakirjat. Kerro selvästi, päättyvätkö myös siihen liittyvät työnkuvaukset, lisenssit tai sivusopimukset.

Ennen allekirjoittamista

• Tarkista sopimuksen nimi, päivämäärä ja osapuolet allekirjoitetusta kappaleesta.
• Lue irtisanomisehto uudelleen ja varmista, että ilmoitus noudattaa sen ehtoja.
• Laske voimaantulopäivä uudelleen niin, että koko irtisanomisaika ja toimitusaika huomioidaan.
• Tarkista mahdollinen syy: onko se paikkansapitävä ja neutraalisti muotoiltu.
• Tarkista alasajoa koskevat pyynnöt, kuten loppulaskut, luovutus ja palautukset, ja varmista, että päivämäärät ja kohteet ovat selkeät.
• Tarkista sopimuksen ilmoituksia koskeva kohta sekä paikalliset toimitusta ja määräaikoja koskevat säännöt, ja pyydä neuvoa pätevältä juristilta, jos irtisanominen voi johtaa riitaan.