敷金返還・控除明細通知書

実用ガイド：敷金返還・控除明細通知書

敷金返還・控除明細通知書は、敷金をどのように取り扱うかを賃貸人が元賃借人に説明する書面です。預かっている敷金を記録し、各控除項目とその理由を列挙したうえで、返還する金額と返還方法を記載します。

書類の目的

賃貸人や不動産管理者が、賃貸借の終了後に敷金がどのように扱われたかを説明するために使用します。預かっている金額、各控除項目と簡潔な理由、返還する金額、返還の方法と日付を記載します。「居住用賃貸借契約書」、「部屋の転貸借契約書」、「商業用不動産賃貸契約書」、「月極賃貸借契約書」または「短期・バケーションレンタル契約書」に続いて使用し、賃貸借開始時に作成した「入居時・退去時検査チェックリスト」を参照することもよくあります。

敷金を全額または一部返還する場合に使用してください。控除の内訳を明確に示すと、元賃借人が金額を理解しやすくなり、意見の対立を減らせることがあります。元賃借人から敷金の返還や控除の説明を求める「敷金返還請求書」が届いた場合の回答としても使用できます。

送付する前に、物件所在地の規則を確認してください。返還期限、認められる控除、必要な書類、敷金の利息、送付方法に関する規則は、国や地域によって異なります。控除額が大きい場合や賃借人が控除に異議を唱えている場合は、資格を有する弁護士に相談してください。

利用する人

• 賃借人の退去後に敷金を返還する賃貸人。
• 所有者に代わって敷金を取り扱う不動産管理者。
• 部屋の転貸借に基づき、転借人の敷金を返還する転貸人。
• 賃貸借の終了時に事業者である賃借人の敷金を精算する事業用物件の賃貸人。
• 滞在後に損傷や清掃に関する控除を説明する短期賃貸のホスト。

決めておく条件

賃貸物件の住所

部屋番号なども含め、賃貸借契約書に記載されているとおりの賃貸物件の完全な住所を使用してください。これにより、書面を正しい賃貸借と結び付けることができます。

賃貸借の終了日

賃貸借が終了し、物件が明け渡された日付を記載してください。この日付が、物件の状態と返還時期を判断する基準になります。

預かっている敷金

預かっている敷金の総額を、必要に応じて通貨とともに記載してください。利息や以前の一部返還がある場合は、「追加条項および規定」で説明してください。

控除の内訳と理由

清掃、修繕、未払い賃料など、各控除を金額と簡潔な理由とともに個別に列挙してください。可能であれば、点検記録、写真、請求書などの裏付けとなる記録を参照してください。

返還する金額

控除後に返還する金額を記載してください。預かっている敷金から控除の合計を差し引いた額がこの金額と一致することを確認してください。

返還方法および返還日

銀行振込や小切手など、返金の方法と日付を記載してください。可能な限り、賃借人から提供された転居先の情報を使用してください。

よくある間違い

• 内訳を示さずに控除の合計額だけを記載すること。賃借人が計算を追えるよう、各費用とその理由を個別に記載してください。
• 現地の規則を考慮せずに、通常の使用による損耗について控除すること。控除できる内容は場所によって異なるため、費用を記載する前に確認してください。
• 計算が合わない金額を記載すること。預かっている敷金から控除額を差し引いた額が返還額と一致することを確認してください。
• 裏付けとなる記録なしに損傷に言及すること。入居時・退去時の点検記録、写真、請求書を示してください。
• 古い住所に書面や支払いを送ること。賃借人から提供された転居先の住所を使用するか、現在の連絡先を確認してください。
• 書面の送付が遅くなりすぎること。期限に関する要件は場所によって異なるため、現地の規則を確認し、速やかに対応してください。

署名する前に

• 物件の住所、賃借人の氏名、賃貸借の終了日を賃貸借契約書と照らし合わせて確認してください。
• 敷金の額を、支払いの記録や以前の一部返還と照合してください。
• 各控除、その金額と理由を見直し、裏付けとなる記録を集めてください。
• 返還する金額を再計算し、計算に誤りがないことを確認してください。
• 返還方法、支払いの詳細、返還日を、賃借人の転居先の情報と照らし合わせて確認してください。
• 返還期限と認められる控除に関する現地の規則を確認し、控除額が大きい場合や争いがある場合は資格を有する弁護士に相談してください。