Phiếu Yêu Cầu Thay Đổi (Thay Đổi Phạm Vi Công Việc)

Hướng dẫn thực tế: Phiếu Yêu Cầu Thay Đổi (Thay Đổi Phạm Vi Công Việc)

Phiếu Yêu Cầu Thay Đổi (Thay Đổi Phạm Vi Công Việc) là văn bản ghi lại một thay đổi đã được các bên thống nhất đối với công việc đã nằm trong một hợp đồng hoặc bản mô tả công việc. Phiếu xác định hợp đồng ban đầu, mô tả thay đổi và ghi lại mọi điều chỉnh về giá và tiến độ.

Văn bản này dùng để làm gì

Khách hàng và nhà thầu dùng phiếu yêu cầu thay đổi khi công việc cần mở rộng, thu hẹp hoặc điều chỉnh sau khi dự án đã bắt đầu. Phiếu được dùng cùng với thỏa thuận ban đầu, chẳng hạn bản mô tả công việc freelance, hợp đồng phát triển phần mềm hoặc website, thỏa thuận dịch vụ chủ chốt dành cho nhà thầu độc lập, hợp đồng thầu phụ hoặc hợp đồng sáng tạo, nhiếp ảnh. Phiếu ghi lại những gì đã thay đổi để hai bên cùng làm việc theo một kế hoạch cập nhật thống nhất.

Dùng phiếu này cho một thay đổi xác định đối với dự án hiện có, chẳng hạn bổ sung tính năng, bỏ bớt một sản phẩm bàn giao hoặc điều chỉnh thời hạn. Nếu thay đổi lớn đến mức tương đương một dự án mới, một bản mô tả công việc mới có thể rõ ràng hơn. Nếu các bên muốn dừng hẳn công việc, thông báo chấm dứt hoặc văn bản chấm dứt song phương có thể phù hợp hơn.

Hãy kiểm tra hợp đồng ban đầu xem có quy trình thay đổi không trước khi dùng biểu mẫu này. Một số hợp đồng yêu cầu thay đổi phải được ký bởi những người được chỉ định, đánh số theo thứ tự hoặc được phê duyệt trước khi bắt đầu công việc. Quy định về sửa đổi bằng văn bản có thể khác nhau giữa các quốc gia và khu vực, vì vậy hãy kiểm tra quy định địa phương khi thay đổi đáng kể.

Ai sử dụng văn bản này

• Khách hàng đề nghị người làm freelance hoặc agency bổ sung, bỏ bớt hoặc chỉnh sửa sản phẩm bàn giao.
• Nhà phát triển website hoặc phần mềm ghi nhận các tính năng bổ sung được yêu cầu giữa chừng dự án.
• Nhà thầu ghi nhận tiến độ điều chỉnh sau một sự chậm trễ hoặc thay đổi yêu cầu.
• Nhà thầu chính thống nhất thay đổi phạm vi công việc với nhà thầu phụ.
• Nhiếp ảnh gia hoặc người làm sáng tạo ghi nhận các buổi chụp, chỉnh sửa hoặc phạm vi sử dụng bổ sung.

Các điều khoản cần thống nhất

Hợp đồng hoặc bản mô tả công việc

Xác định thỏa thuận được thay đổi bằng tên và ngày ký, kèm số của bản mô tả công việc nếu có. Điều này giúp gắn phiếu yêu cầu thay đổi với đúng văn bản khi một khách hàng có nhiều dự án với cùng một nhà thầu.

Số phiếu yêu cầu thay đổi

Đặt cho mỗi phiếu một số riêng, chẳng hạn CO-01, CO-02, v.v. Đánh số liên tục giúp dễ theo dõi toàn bộ lịch sử thay đổi và tổng giá hiện tại.

Mô tả thay đổi

Mô tả chính xác những gì được bổ sung, bỏ bớt hoặc chỉnh sửa, đủ cụ thể để sau này hai bên có thể kiểm tra liệu nội dung đó đã được bàn giao hay chưa. Nêu cả những phần trong phạm vi ban đầu bị thay thế bởi thay đổi này.

Điều chỉnh giá

Nêu số tiền tăng hoặc giảm kèm đơn vị tiền tệ, và làm rõ đó là số tiền cố định hay ước tính. Nếu hữu ích, hãy ghi tổng giá trị hợp đồng sau điều chỉnh trong mục “Điều khoản và quy định bổ sung”.

Điều chỉnh tiến độ

Ghi lại mọi thay đổi về thời hạn, cột mốc hoặc ngày bàn giao cuối cùng. Nếu tiến độ không thay đổi, hãy ghi rõ để không bên nào cho rằng đã được cho thêm thời gian.

Ảnh hưởng đến phần còn lại của hợp đồng

Phiếu yêu cầu thay đổi thường giữ nguyên mọi điều khoản khác của thỏa thuận ban đầu. Nếu thời điểm thanh toán, tiêu chí nghiệm thu hoặc các điều khoản khác cũng thay đổi, hãy mô tả trong mục “Điều khoản và quy định bổ sung”.

Lỗi thường gặp

• Bắt đầu phần công việc bổ sung trước khi phiếu yêu cầu thay đổi được ký. Thống nhất phạm vi, giá và thời gian trước giúp giảm bất đồng về sau về những gì đã được phê duyệt.
• Mô tả thay đổi bằng những từ ngữ mơ hồ như “cập nhật nhỏ”. Hãy liệt kê cụ thể các tính năng, trang, sản phẩm bàn giao hoặc nhiệm vụ liên quan.
• Để trống phần điều chỉnh giá hoặc ghi mà không có đơn vị tiền tệ. Hãy nêu số tiền, đơn vị tiền tệ và cho biết khoản này làm tăng hay giảm giá hợp đồng.
• Quên đề cập đến tiến độ. Ngay cả một thay đổi nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến các cột mốc sau, vì vậy hãy ghi lại các mốc ngày mới hoặc xác nhận không có gì thay đổi.
• Dùng số phiếu không nhất quán hoặc bị trùng. Hãy giữ một sổ theo dõi đơn giản cho từng phiếu và tình trạng của nó.
• Để người không có quyền phê duyệt thay đổi ký phiếu. Hãy kiểm tra hợp đồng ban đầu xem ai ở mỗi bên được ủy quyền đồng ý thay đổi.

Trước khi ký

• Đối chiếu tên, ngày ký và số của hợp đồng hoặc bản mô tả công việc với bản gốc đã ký.
• Kiểm tra để bảo đảm số phiếu yêu cầu thay đổi theo đúng thứ tự của các thay đổi trước.
• Đọc phần mô tả thay đổi và xác nhận nội dung khớp với những gì hai bên đã trao đổi.
• Kiểm tra điều chỉnh giá, đơn vị tiền tệ và tổng giá cập nhật nếu bạn theo dõi.
• Xem lại điều chỉnh tiến độ và ảnh hưởng của nó đến các cột mốc sau.
• Kiểm tra quy trình thay đổi trong hợp đồng ban đầu và xác nhận mỗi người ký đều được ủy quyền phê duyệt thay đổi.