Phụ Lục Sửa Đổi Hợp Đồng

Hướng dẫn thực tế: Phụ Lục Sửa Đổi Hợp Đồng

Phụ Lục Sửa Đổi Hợp Đồng là văn bản ghi lại những thay đổi mà các bên đồng ý thực hiện đối với một hợp đồng hiện có. Văn bản xác định hợp đồng ban đầu, các điều khoản được thay đổi, nội dung mới và ngày các thay đổi có hiệu lực.

Văn bản này dùng để làm gì

Phụ lục sửa đổi được dùng khi hoàn cảnh thay đổi trong quá trình thực hiện dự án hoặc quan hệ hợp tác và hợp đồng ban đầu không còn phản ánh đúng ý định của các bên. Văn bản thường được dùng với thỏa thuận dịch vụ chủ chốt dành cho nhà thầu độc lập, phạm vi công việc freelance, hợp đồng phát triển phần mềm hoặc website, hợp đồng tư vấn, hợp đồng sáng tạo hoặc nhiếp ảnh, hợp đồng thầu phụ hoặc hợp đồng cấp phép. Văn bản ghi lại thay đổi ở một nơi để không phải viết lại hợp đồng ban đầu.

Dùng văn bản này cho những thay đổi cụ thể, có giới hạn, chẳng hạn ngày giao hàng mới, mức phí điều chỉnh hoặc phạm vi công việc cập nhật. Nếu thay đổi nhiều hoặc ảnh hưởng đến phần lớn hợp đồng, có thể rõ ràng hơn khi lập một hợp đồng mới thay thế hợp đồng cũ. Nếu thay đổi duy nhất là kéo dài ngày kết thúc, hợp đồng gia hạn có thể phù hợp hơn.

Hãy kiểm tra hợp đồng ban đầu xem có điều khoản nào về cách sửa đổi không, chẳng hạn yêu cầu mọi thay đổi phải lập bằng văn bản và có chữ ký của tất cả các bên. Yêu cầu có thể khác nhau giữa các quốc gia và khu vực, và một số hợp đồng đòi hỏi những thủ tục nhất định, vì vậy hãy hỏi luật sư có chuyên môn khi thay đổi đáng kể.

Ai sử dụng văn bản này

• Khách hàng và nhà thầu điều chỉnh thời hạn hoặc sản phẩm bàn giao trong quá trình thực hiện dự án.
• Người làm freelance và khách hàng thay đổi phạm vi hoặc mức phí trong bản mô tả công việc.
• Nhà phát triển phần mềm và khách hàng ghi nhận tính năng mới hoặc tiến độ điều chỉnh.
• Bên cấp phép và bên được cấp phép cập nhật phạm vi sử dụng được phép, lãnh thổ hoặc điều khoản tiền bản quyền.
• Nhà thầu chính và nhà thầu phụ thay đổi trách nhiệm khi công việc đang được thực hiện.

Các điều khoản cần thống nhất

Hợp đồng được sửa đổi

Xác định hợp đồng ban đầu bằng tên, ngày ký và các bên. Nếu hợp đồng đã từng được sửa đổi trước đó, hãy nêu các lần sửa đổi trước để người đọc biết phiên bản nào đang được thay đổi.

Các điều khoản được thay đổi

Trích dẫn hoặc mô tả từng điều khoản được thay đổi, kèm số mục và nội dung cũ. Ghi cụ thể giúp giảm nguy cơ bất đồng về phần đã được thay thế.

Nội dung mới của các điều khoản đó

Viết đầy đủ nội dung thay thế cho từng điều khoản. Viết sao cho nội dung đọc đúng nghĩa khi được đặt vào hợp đồng ban đầu.

Ngày các thay đổi có hiệu lực

Nêu thời điểm các điều khoản sửa đổi bắt đầu áp dụng. Làm rõ liệu công việc hoặc khoản thanh toán trước ngày đó có tiếp tục theo điều khoản cũ hay không.

Tuyên bố về các điều khoản không thay đổi

Xác nhận rằng mọi điều khoản khác của hợp đồng ban đầu vẫn giữ nguyên hiệu lực. Điều này giúp cho thấy phụ lục chỉ giới hạn ở những thay đổi đã liệt kê.

Các điều chỉnh liên quan

Nếu một thay đổi gián tiếp ảnh hưởng đến mức phí, thời hạn hoặc các điều khoản khác, hãy mô tả các tác động kéo theo trong mục “Điều khoản và quy định bổ sung” để không có gì phải suy đoán.

Lỗi thường gặp

• Mô tả thay đổi mà không nêu điều khoản bị thay thế. Hãy dẫn chiếu số mục và nội dung cũ.
• Thay đổi thời hạn mà không điều chỉnh các cột mốc hoặc khoản thanh toán liên quan. Hãy rà soát phần còn lại của hợp đồng để tìm các tác động kéo theo.
• Không làm rõ ngày hiệu lực. Hãy nêu rõ thay đổi áp dụng từ khi ký, từ một ngày cụ thể hay có hiệu lực hồi tố.
• Bỏ qua điều khoản về sửa đổi trong hợp đồng ban đầu. Hãy kiểm tra xem điều khoản đó có yêu cầu cách diễn đạt hoặc chữ ký cụ thể nào không.
• Để phụ lục sửa đổi được ký bởi ít bên hơn so với hợp đồng ban đầu. Hãy đưa vào tất cả các bên của hợp đồng ban đầu.
• Lập nhiều phụ lục sửa đổi riêng lẻ theo thời gian mà không theo dõi. Hãy đánh số từng phụ lục và lưu cùng hợp đồng ban đầu.

Trước khi ký

• Xác nhận tên, ngày ký và các bên của hợp đồng ban đầu.
• Đối chiếu từng dẫn chiếu điều khoản và nội dung cũ với phiên bản hiện hành của hợp đồng.
• Đọc nội dung mới trong bối cảnh chung để bảo đảm phù hợp với phần còn lại của hợp đồng.
• Thống nhất ngày hiệu lực và cách xử lý công việc hoặc khoản thanh toán trước đó.
• Kiểm tra điều khoản về sửa đổi trong hợp đồng ban đầu và mọi thủ tục theo quy định địa phương.
• Bảo đảm mọi bên của hợp đồng ban đầu đều ký và lưu một bản cùng hợp đồng ban đầu.