Biên Bản Nghiệm Thu & Bàn Giao Hoàn Thành

Hướng dẫn thực tế: Biên Bản Nghiệm Thu & Bàn Giao Hoàn Thành

Biên Bản Nghiệm Thu & Bàn Giao Hoàn Thành là văn bản ghi nhận khách hàng đã nhận và chấp nhận công việc hoặc sản phẩm bàn giao theo một hợp đồng hoặc bản mô tả công việc. Biên bản ghi ngày nghiệm thu, mọi hạng mục còn tồn đọng và khoản thanh toán cuối cùng đến hạn.

Văn bản này dùng để làm gì

Khách hàng và nhà thầu dùng biên bản này khi kết thúc một dự án hoặc một giai đoạn để ghi nhận công việc đã thỏa thuận đã được bàn giao và chấp nhận. Biên bản được lập sau thỏa thuận ban đầu, chẳng hạn bản mô tả công việc freelance, hợp đồng phát triển phần mềm hoặc website, thỏa thuận dịch vụ chủ chốt dành cho nhà thầu độc lập, hợp đồng thầu phụ, hợp đồng sáng tạo hoặc nhiếp ảnh, hoặc hợp đồng tư vấn. Một hồ sơ nghiệm thu chung có thể giúp khép lại dự án và làm căn cứ xuất hóa đơn cuối cùng.

Dùng biên bản này khi khách hàng sẵn sàng xác nhận nghiệm thu, toàn bộ hoặc kèm các ngoại lệ được liệt kê. Nếu khách hàng chưa hài lòng và công việc cần chỉnh sửa, hãy ghi lại các vấn đề và thống nhất các bước tiếp theo trước. Nếu chính phạm vi công việc đã thay đổi trong quá trình dự án, có thể cần ký phiếu yêu cầu thay đổi trước khi nghiệm thu.

Hãy kiểm tra hợp đồng ban đầu về quy trình nghiệm thu, chẳng hạn thời gian kiểm thử, tiêu chí nghiệm thu hoặc quy định coi như đã nghiệm thu. Hệ quả của việc nghiệm thu, kể cả đối với bảo hành và các yêu cầu sau này, khác nhau giữa các quốc gia và khu vực và phụ thuộc vào hợp đồng. Hãy hỏi luật sư có chuyên môn nếu dự án có giá trị lớn hoặc có bất đồng về chất lượng.

Ai sử dụng văn bản này

• Khách hàng xác nhận website, ứng dụng hoặc bản phần mềm đã được bàn giao như thỏa thuận.
• Người làm freelance hoặc agency đề nghị khách hàng ký xác nhận một dự án hoặc cột mốc đã hoàn thành.
• Chuyên gia tư vấn khép lại hợp đồng tư vấn sau khi bàn giao báo cáo cuối cùng.
• Nhà thầu chính nghiệm thu gói công việc đã hoàn thành của nhà thầu phụ.
• Nhiếp ảnh gia hoặc người làm sáng tạo ghi nhận việc khách hàng phê duyệt ảnh hoặc sản phẩm truyền thông cuối cùng.

Các điều khoản cần thống nhất

Hợp đồng hoặc bản mô tả công việc

Xác định thỏa thuận mà theo đó công việc được thực hiện, bằng tên và ngày ký. Ghi kèm số bản mô tả công việc hoặc số dự án để biên bản gắn với đúng hợp đồng.

Công việc hoặc sản phẩm bàn giao được nghiệm thu

Liệt kê những gì được nghiệm thu, chẳng hạn các giai đoạn, tính năng, tệp hoặc báo cáo cụ thể, và thời điểm bàn giao. Ghi đủ cụ thể để hai bên biết nội dung nào được bao gồm và nội dung nào không.

Ngày nghiệm thu

Ghi ngày khách hàng chấp nhận công việc. Ngày này có thể quan trọng đối với thời hạn bảo hành, nghĩa vụ hỗ trợ hoặc thời điểm thanh toán theo thỏa thuận ban đầu.

Hạng mục tồn đọng hoặc ngoại lệ

Ô này không bắt buộc. Dùng để liệt kê các hạng mục nhỏ vẫn cần hoàn thành hoặc sửa chữa, kèm ngày dự kiến nếu có thể. Để trống ô này hàm ý không còn gì tồn đọng, vì vậy hãy kiểm tra kỹ.

Khoản thanh toán cuối cùng đến hạn

Nêu số tiền và đơn vị tiền tệ phải trả cùng thời điểm thanh toán. Nếu một phần khoản thanh toán được giữ lại cho đến khi các hạng mục tồn đọng hoàn tất, hãy ghi rõ điều đó.

Bảo hành và hỗ trợ sau nghiệm thu

Nhiều thỏa thuận có thời gian hỗ trợ hoặc sửa lỗi sau khi nghiệm thu. Nếu muốn ghi chú, hãy thêm một dẫn chiếu ngắn trong mục “Điều khoản và quy định bổ sung”.

Lỗi thường gặp

• Ký nghiệm thu trước khi xem xét hoặc kiểm thử công việc. Hãy đối chiếu từng sản phẩm bàn giao với phạm vi đã thỏa thuận và mọi tiêu chí nghiệm thu trước.
• Mô tả công việc được nghiệm thu quá chung chung, chẳng hạn “dự án”. Hãy liệt kê các giai đoạn, tính năng hoặc tệp được bao gồm để có thể trả lời các câu hỏi về sau.
• Không ghi các vấn đề đã biết vào ô hạng mục tồn đọng. Hãy ghi lại, kèm ngày mục tiêu, ngay cả khi chúng có vẻ nhỏ.
• Ghi khoản thanh toán cuối cùng không khớp với hợp đồng và các phiếu yêu cầu thay đổi. Hãy tính lại từ giá ban đầu, mọi điều chỉnh và các khoản đã thanh toán.
• Quên các phiếu yêu cầu thay đổi đã ký trong quá trình dự án. Hãy bảo đảm công việc được nghiệm thu phản ánh phạm vi cuối cùng đã cập nhật.
• Để người không có thẩm quyền nghiệm thu thay mặt khách hàng ký. Hãy kiểm tra ai được phê duyệt sản phẩm bàn giao theo thỏa thuận ban đầu.

Trước khi ký

• Xác nhận tên, ngày ký và số của hợp đồng hoặc bản mô tả công việc.
• Xem lại từng sản phẩm bàn giao được liệt kê so với phạm vi đã thỏa thuận, các phiếu yêu cầu thay đổi và mọi tiêu chí nghiệm thu.
• Kiểm tra ngày nghiệm thu và mối liên hệ của nó với mọi thời hạn bảo hành hoặc hỗ trợ.
• Liệt kê tất cả hạng mục tồn đọng hoặc ngoại lệ, kèm ngày mục tiêu khi có thể.
• Tính lại khoản thanh toán cuối cùng đến hạn, gồm đơn vị tiền tệ, thời điểm và mọi khoản được giữ lại.
• Kiểm tra quy trình nghiệm thu trong hợp đồng ban đầu và quy định địa phương; hỏi luật sư có chuyên môn nếu chất lượng đang bị tranh chấp.