Hợp Đồng Gia Hạn

Hướng dẫn thực tế: Hợp Đồng Gia Hạn

Hợp Đồng Gia Hạn là văn bản ghi nhận việc các bên đã đồng ý tiếp tục một hợp đồng hiện có sau ngày kết thúc hiện tại. Văn bản xác định hợp đồng ban đầu, ngày kết thúc hiện tại và ngày kết thúc mới, cùng mức phí và các điều khoản khác cho thời hạn gia hạn.

Văn bản này dùng để làm gì

Hợp đồng gia hạn được dùng khi quan hệ hợp tác đang tiến triển tốt và cả hai bên muốn tiếp tục mà không phải đàm phán lại một hợp đồng mới từ đầu. Văn bản thường được dùng với thỏa thuận dịch vụ chủ chốt dành cho nhà thầu độc lập, hợp đồng tư vấn, hợp đồng thầu phụ, giấy phép phần mềm, giấy phép nhãn hiệu hoặc thương hiệu, hoặc thỏa thuận bảo mật thông tin song phương. Văn bản giữ nguyên các điều khoản hiện có, đồng thời ghi lại thời hạn mới và mọi thay đổi đã thỏa thuận.

Dùng văn bản này trước khi qua ngày kết thúc hiện tại, để không có khoảng trống mà trong đó không rõ hợp đồng còn áp dụng hay không. Nếu các bên muốn thay đổi nhiều điều khoản cùng lúc, một hợp đồng mới hoặc phụ lục sửa đổi hợp đồng có thể rõ ràng hơn. Nếu hợp đồng ban đầu tự động gia hạn, hãy kiểm tra cách điều khoản đó vận hành trước khi lập văn bản gia hạn riêng.

Một số hợp đồng quy định cách thỏa thuận gia hạn, chẳng hạn thời hạn thông báo hoặc văn bản có chữ ký của tất cả các bên. Yêu cầu có thể khác nhau giữa các quốc gia và khu vực, vì vậy hãy kiểm tra hợp đồng ban đầu và quy định địa phương, và hỏi luật sư có chuyên môn nếu việc gia hạn liên quan đến mức phí hoặc quyền lợi đáng kể.

Ai sử dụng văn bản này

• Khách hàng và nhà thầu độc lập tiếp tục một quan hệ dịch vụ đang diễn ra.
• Chuyên gia tư vấn có hợp đồng tư vấn được gia hạn thêm một thời hạn.
• Nhà thầu chính kéo dài vai trò của nhà thầu phụ trong một dự án dài hơn.
• Bên cấp phép và bên được cấp phép tiếp tục giấy phép phần mềm, nhãn hiệu hoặc thương hiệu.
• Hai bên duy trì thỏa thuận bảo mật thêm một khoảng thời gian.

Các điều khoản cần thống nhất

Hợp đồng được gia hạn

Xác định hợp đồng ban đầu bằng tên, ngày ký và các bên. Nếu hợp đồng đã từng được sửa đổi hoặc gia hạn trước đó, hãy nêu các văn bản đó để người đọc biết phiên bản nào tiếp tục áp dụng.

Ngày kết thúc hiện tại

Nêu ngày kết thúc hiện hành theo hợp đồng hoặc phụ lục sửa đổi gần nhất. Hãy đối chiếu với văn bản gốc thay vì dựa vào trí nhớ.

Ngày kết thúc mới

Nêu ngày mới mà hợp đồng sẽ kết thúc. Làm rõ liệu hợp đồng có thể được gia hạn tiếp hay không và việc gia hạn thêm sẽ được thỏa thuận như thế nào.

Phí hoặc đơn giá cho thời hạn gia hạn

Ghi lại mức phí, đơn giá hoặc tiền bản quyền áp dụng trong thời hạn gia hạn và ngày bắt đầu áp dụng. Nếu mức phí giữ nguyên, hãy ghi rõ điều đó.

Các thay đổi khác cho thời hạn gia hạn

Mô tả mọi thay đổi khác, chẳng hạn về báo cáo, phạm vi công việc hoặc sản phẩm bàn giao, chỉ áp dụng trong thời hạn gia hạn. Nếu không có, hãy nêu rằng mọi điều khoản khác vẫn giữ nguyên.

Tính liên tục của các điều khoản hiện có

Xác nhận rằng các điều khoản của hợp đồng ban đầu tiếp tục áp dụng trong thời hạn gia hạn, trừ những điểm đã thay đổi. Ghi chú mọi thỏa thuận liên quan, chẳng hạn về bảo mật, trong mục “Điều khoản và quy định bổ sung”.

Lỗi thường gặp

• Ký văn bản gia hạn sau khi hợp đồng ban đầu đã kết thúc. Hãy thỏa thuận trước ngày kết thúc hiện tại.
• Ghi sai ngày kết thúc hiện tại. Hãy kiểm tra hợp đồng ban đầu và mọi phụ lục sửa đổi trước đó.
• Không nêu mức phí cho thời hạn gia hạn. Hãy ghi rõ đơn giá thay đổi hay giữ nguyên, và áp dụng từ khi nào.
• Gộp nhiều thay đổi không liên quan vào văn bản gia hạn. Hãy dùng một phụ lục sửa đổi riêng hoặc một hợp đồng mới nếu thay đổi nhiều.
• Bỏ qua điều khoản tự động gia hạn hoặc điều khoản thông báo trong hợp đồng ban đầu. Hãy kiểm tra điều khoản đó tác động thế nào đến việc gia hạn.
• Không để mọi bên của hợp đồng ban đầu ký. Hãy đưa vào tất cả các bên của hợp đồng ban đầu.

Trước khi ký

• Xác nhận tên, ngày ký và các bên của hợp đồng ban đầu.
• Đối chiếu ngày kết thúc hiện tại với hợp đồng và mọi phụ lục sửa đổi.
• Thống nhất ngày kết thúc mới và khả năng gia hạn thêm.
• Xác nhận mức phí hoặc đơn giá và ngày bắt đầu áp dụng.
• Xem lại mọi thay đổi khác và xác nhận các điều khoản còn lại vẫn giữ nguyên.
• Kiểm tra điều khoản gia hạn trong hợp đồng ban đầu và quy định địa phương, đồng thời bảo đảm mỗi bên giữ một bản có chữ ký.