Giấy Xác Nhận Hoàn Trả Hoặc Tiêu Hủy Thông Tin Bảo Mật

Hướng dẫn thực tế: Giấy Xác Nhận Hoàn Trả Hoặc Tiêu Hủy Thông Tin Bảo Mật

Giấy Xác Nhận Hoàn Trả Hoặc Tiêu Hủy Thông Tin Bảo Mật là văn bản tuyên bố rằng bên nhận đã hoàn trả, tiêu hủy hoặc xóa các tài liệu bảo mật. Văn bản xác định thỏa thuận bảo mật, thông tin được đề cập, cách xử lý thông tin đó và mọi bản sao được giữ lại.

Văn bản này dùng để làm gì

Cá nhân và doanh nghiệp dùng giấy xác nhận này khi kết thúc một dự án, cuộc đàm phán hoặc quan hệ hợp tác mà thông tin bảo mật phải được hoàn trả hoặc tiêu hủy. Giấy được lập sau một thỏa thuận bảo mật, chẳng hạn thỏa thuận bảo mật thông tin song phương hoặc đơn phương, thỏa thuận bảo mật thông tin nhân viên và chuyển giao sáng chế, thỏa thuận dịch vụ chủ chốt dành cho nhà thầu độc lập hoặc hợp đồng tư vấn. Giấy xác nhận cung cấp cho bên tiết lộ một hồ sơ bằng văn bản về những gì đã được thực hiện với thông tin của họ.

Dùng giấy này khi thỏa thuận kết thúc, khi một giao dịch không được tiến hành hoặc khi bên tiết lộ yêu cầu trả lại tài liệu. Giấy ghi lại những gì bên nhận tuyên bố đã thực hiện; tự nó không chứng minh rằng mọi bản sao đã không còn. Nếu vấn đề chính là nghi ngờ sử dụng sai mục đích hoặc rò rỉ thông tin, có thể cần một cách xử lý khác và ý kiến tư vấn chuyên môn.

Hãy kiểm tra thỏa thuận bảo mật về các yêu cầu hoàn trả hoặc tiêu hủy, bao gồm thời hạn, phương pháp và các bản sao được phép giữ lại. Quy định về lưu giữ hồ sơ, xử lý dữ liệu và thông tin cá nhân có thể khác nhau giữa các quốc gia và khu vực, vì vậy hãy kiểm tra quy định địa phương trước khi xóa những hồ sơ mà bạn có thể cần giữ lại.

Ai sử dụng văn bản này

• Công ty đã đánh giá một giao dịch tiềm năng theo thỏa thuận bảo mật nhưng giao dịch không được tiến hành.
• Nhà thầu hoặc chuyên gia tư vấn hoàn trả tài liệu của khách hàng khi kết thúc hợp đồng.
• Nhân viên nghỉ việc xác nhận đã hoàn trả hoặc xóa tài liệu và tệp của công ty.
• Bên tiết lộ yêu cầu xác nhận bằng văn bản rằng thông tin của mình không còn được lưu giữ.
• Nhà cung cấp hoặc đối tác khép lại một dự án chung có chia sẻ dữ liệu bảo mật.

Các điều khoản cần thống nhất

Thỏa thuận bảo mật

Xác định thỏa thuận bằng tên và ngày ký, chẳng hạn thỏa thuận bảo mật thông tin song phương hoặc phần bảo mật trong một hợp đồng dịch vụ. Điều này giúp gắn giấy xác nhận với các nghĩa vụ mà nó đáp ứng.

Thông tin và tài liệu được đề cập

Mô tả các loại thông tin và hình thức chứa thông tin, chẳng hạn tài liệu giấy, tệp, email, mẫu vật hoặc bản vẽ. Ghi cụ thể giúp hai bên hiểu giấy xác nhận bao gồm những gì.

Đã hoàn trả, tiêu hủy hoặc xóa, và bằng cách nào

Nêu cách xử lý từng loại thông tin, chẳng hạn gửi trả qua dịch vụ chuyển phát, hủy bằng máy hủy giấy hoặc xóa khỏi thiết bị và bộ nhớ đám mây. Nêu cả các bản sao lưu và ổ đĩa dùng chung nếu chúng được bao gồm.

Ngày hoàn tất

Ghi ngày hoàn tất việc hoàn trả hoặc tiêu hủy. Nếu công việc được thực hiện theo từng giai đoạn, hãy dùng ngày hoàn tất bước cuối cùng.

Các bản sao được giữ lại và lý do (nếu có)

Ô này không bắt buộc. Nếu có bản sao nào được giữ lại, chẳng hạn một bản lưu trữ cho mục đích kế toán hoặc lưu giữ hồ sơ, hãy nêu những gì được giữ, lý do và xác nhận rằng chúng vẫn được bảo mật.

Nghĩa vụ bảo mật tiếp tục

Việc hoàn trả hoặc tiêu hủy tài liệu thường không chấm dứt nghĩa vụ giữ bí mật thông tin. Nếu muốn ghi chú rằng các nghĩa vụ ban đầu vẫn tiếp tục, hãy thêm vào mục “Điều khoản và quy định bổ sung”.

Lỗi thường gặp

• Mô tả thông tin quá mơ hồ, chẳng hạn “toàn bộ tài liệu”. Hãy liệt kê các loại và định dạng chính để bên tiết lộ có thể kiểm tra phạm vi.
• Quên các bản sao trong email, bản sao lưu, thư mục dùng chung hoặc thiết bị cá nhân. Hãy tìm ở mọi nơi có thể đã lưu thông tin trước khi ký.
• Ký trước khi việc hoàn trả hoặc tiêu hủy thực sự hoàn tất. Hãy hoàn thành từng bước trước, sau đó ghi ngày hoàn tất.
• Bỏ sót các bản sao được chủ ý giữ lại. Hãy nêu những gì được giữ và lý do, thay vì ngụ ý rằng mọi thứ đã bị tiêu hủy.
• Tiêu hủy những hồ sơ có thể cần giữ lại vì lý do khác. Hãy kiểm tra thỏa thuận và quy định địa phương về lưu giữ hồ sơ trước.
• Để người không biết những gì đã được thực hiện ký. Người ký phải có khả năng xác nhận các bước đã thực hiện trong toàn bộ tổ chức.

Trước khi ký

• Xác nhận tên và ngày ký của thỏa thuận bảo mật.
• Kiểm tra các yêu cầu hoàn trả hoặc tiêu hủy trong thỏa thuận, bao gồm phương pháp và thời hạn.
• Tìm kiếm ở mọi nơi lưu trữ, bao gồm email, bản sao lưu, dịch vụ đám mây và thiết bị mà các thành viên trong nhóm sử dụng.
• Ghi lại những gì đã được hoàn trả, tiêu hủy hoặc xóa, và bằng cách nào, cho từng loại thông tin.
• Liệt kê mọi bản sao được giữ lại, lý do giữ và cách bảo vệ chúng.
• Kiểm tra quy định địa phương về lưu giữ hồ sơ và xử lý dữ liệu; hỏi luật sư có chuyên môn nếu thông tin đặc biệt nhạy cảm hoặc có khả năng xảy ra tranh chấp.