Thông Báo Chấm Dứt Hợp Đồng

Hướng dẫn thực tế: Thông Báo Chấm Dứt Hợp Đồng

Thông Báo Chấm Dứt Hợp Đồng là văn bản thông báo cho bên kia biết người gửi đang chấm dứt một hợp đồng hiện có. Văn bản xác định hợp đồng và điều khoản được viện dẫn, nêu thời điểm việc chấm dứt có hiệu lực và đưa ra các yêu cầu về việc kết thúc các công việc liên quan.

Văn bản này dùng để làm gì

Thông báo này được dùng khi người gửi muốn chấm dứt một thỏa thuận dịch vụ, cấp phép hoặc hợp tác và cần một hồ sơ rõ ràng bằng văn bản về quyết định đó. Thông báo thường được gửi theo một thỏa thuận hiện có, chẳng hạn hợp đồng với nhà thầu, hợp đồng tư vấn, phát triển, sáng tạo hoặc thầu phụ, giấy phép phần mềm hoặc nhãn hiệu, hoặc hợp đồng hợp tác kinh doanh chung. Thông báo ghi lại quan điểm của người gửi; nó không quyết định liệu việc chấm dứt có được phép hay không.

Dùng thông báo này khi hợp đồng đã có điều khoản chấm dứt và người gửi muốn dựa vào điều khoản đó. Nếu các bên cùng thỏa thuận kết thúc quan hệ, văn bản chấm dứt hoặc miễn trừ song phương có thể phù hợp hơn. Nếu vấn đề chính là hóa đơn chưa thanh toán hoặc yêu cầu thay đổi công việc, thư nhắc thanh toán hoặc phiếu yêu cầu thay đổi có thể thích hợp hơn.

Trước khi gửi, hãy đọc kỹ điều khoản chấm dứt và kiểm tra quy định tại nơi thực hiện hợp đồng. Thời hạn thông báo, lý do được phép, cách thức gửi và hệ quả của việc chấm dứt hợp đồng có thể khác nhau giữa các quốc gia và khu vực. Hãy hỏi luật sư có chuyên môn nếu hợp đồng có giá trị lớn, việc chấm dứt bị phản đối hoặc có cáo buộc vi phạm.

Ai sử dụng văn bản này

• Khách hàng chấm dứt quan hệ với người làm freelance hoặc nhà thầu theo điều khoản chấm dứt của hợp đồng.
• Nhà thầu hoặc chuyên gia tư vấn rút khỏi một hợp đồng dịch vụ đang thực hiện.
• Bên cấp phép hoặc bên được cấp phép chấm dứt giấy phép phần mềm hoặc nhãn hiệu.
• Đối tác kinh doanh gửi thông báo chấm dứt thỏa thuận hợp tác theo các điều khoản rút lui.
• Nhà thầu chính chấm dứt hợp đồng với nhà thầu phụ trong một dự án.

Các điều khoản cần thống nhất

Hợp đồng bị chấm dứt

Xác định hợp đồng bằng tên và ngày ký, đúng như trên bản đã ký. Nếu có nhiều văn bản liên quan, chẳng hạn thỏa thuận khung và các bản mô tả công việc riêng lẻ, hãy nêu rõ thông báo áp dụng cho văn bản nào và văn bản nào (nếu có) vẫn tiếp tục.

Điều khoản hợp đồng được viện dẫn

Nêu mục hoặc điều khoản cho phép chấm dứt và tóm tắt nội dung, chẳng hạn chấm dứt vì lý do thuận tiện với thời hạn báo trước đã nêu. Trích dẫn chính xác điều khoản giúp người nhận kiểm tra căn cứ của thông báo.

Ngày việc chấm dứt có hiệu lực

Nêu chính xác ngày hợp đồng kết thúc. Tính mọi thời hạn báo trước từ ngày người nhận có khả năng nhận được thông báo, và kiểm tra hợp đồng cũng như quy định địa phương về cách tính thời hạn đó.

Lý do chấm dứt (nếu nêu)

Ô này không bắt buộc. Một số điều khoản cho phép chấm dứt mà không cần lý do, trong khi những điều khoản khác yêu cầu phải có. Nếu nêu lý do, hãy viết ngắn gọn, đúng sự thật và tránh những nhận định mà bạn không thể chứng minh bằng hồ sơ.

Hóa đơn cuối cùng, bàn giao và hoàn trả tài liệu, thiết bị

Nêu những việc cần làm trong giai đoạn kết thúc: thời hạn gửi hóa đơn cuối cùng, công việc hoặc tệp nào cần được bàn giao, và tài liệu, thiết bị hoặc thông tin truy cập nào cần được hoàn trả. Ghi ngày cụ thể khi có thể.

Các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực

Nhiều hợp đồng giữ lại một số nghĩa vụ sau khi chấm dứt, chẳng hạn bảo mật, thanh toán cho công việc đã hoàn thành hoặc các hạn chế về giấy phép. Nếu muốn đề cập, hãy thêm một dẫn chiếu ngắn trong mục “Điều khoản và quy định bổ sung”.

Lỗi thường gặp

• Viện dẫn sai điều khoản hoặc diễn giải không chính xác. Hãy đọc hợp đồng đã ký và chép đúng số điều khoản cùng điều kiện chính của nó.
• Chọn ngày hiệu lực không đủ thời hạn báo trước. Hãy xác định thời điểm người nhận sẽ nhận được thông báo và tính từ đó.
• Gửi thông báo đến địa chỉ hoặc người không được nêu trong điều khoản về thông báo của hợp đồng. Hãy dùng thông tin liên hệ được quy định trong hợp đồng, hoặc thông tin gần nhất mà các bên đã thống nhất bằng văn bản.
• Đưa ra lý do chi tiết hoặc mang cảm xúc trong khi điều khoản không yêu cầu. Một câu ngắn gọn, đúng sự thật, hoặc không nêu lý do, thường rõ ràng hơn.
• Để các bước kết thúc công việc chung chung. Hãy nêu rõ hóa đơn cuối cùng, sản phẩm bàn giao, tệp và thiết bị nào được mong đợi và trước thời hạn nào.
• Cho rằng thông báo chấm dứt mọi văn bản liên quan. Hãy nêu rõ liệu các bản mô tả công việc, giấy phép hoặc thỏa thuận phụ liên quan có cùng chấm dứt hay không.

Trước khi ký

• Đối chiếu tên hợp đồng, ngày ký và các bên với bản đã ký.
• Đọc lại điều khoản chấm dứt và kiểm tra để bảo đảm thông báo tuân theo các điều kiện của điều khoản đó.
• Tính lại ngày có hiệu lực, có tính đủ thời hạn báo trước và thời gian chuyển phát.
• Xem lại lý do (nếu có) để bảo đảm chính xác và diễn đạt trung lập.
• Kiểm tra các yêu cầu kết thúc công việc, gồm hóa đơn cuối cùng, bàn giao và hoàn trả, để bảo đảm ngày và hạng mục rõ ràng.
• Kiểm tra điều khoản về thông báo trong hợp đồng và quy định địa phương về cách gửi và thời hạn; hỏi luật sư có chuyên môn nếu việc chấm dứt có thể bị phản đối.