অর্ডার পরিবর্তন ফর্ম (কাজের পরিধি পরিবর্তন)

ব্যবহারিক নির্দেশিকা: অর্ডার পরিবর্তন ফর্ম (কাজের পরিধি পরিবর্তন)

অর্ডার পরিবর্তন ফর্ম (কাজের পরিধি পরিবর্তন) হলো কোনো চুক্তি বা কাজের বিবৃতির (SOW) আওতাধীন কাজে সম্মত পরিবর্তনের একটি লিখিত রেকর্ড। এটি মূল চুক্তি চিহ্নিত করে, পরিবর্তন বর্ণনা করে এবং মূল্য ও সময়সূচির যেকোনো সমন্বয় নথিভুক্ত করে।

কী কাজে লাগে

প্রকল্প শুরু হওয়ার পর যখন কাজের পরিধি বাড়াতে, কমাতে বা পরিবর্তন করতে হয়, তখন মক্কেল ও ঠিকাদাররা চেঞ্জ অর্ডার ব্যবহার করেন। এটি মূল চুক্তির সঙ্গে ব্যবহার করা হয়, যেমন— ফ্রিল্যান্স স্টেটমেন্ট অব ওয়ার্ক, সফটওয়্যার বা ওয়েব ডেভেলপমেন্ট চুক্তি, স্বাধীন ঠিকাদার মাস্টার সার্ভিস চুক্তি, সাবকন্ট্রাক্টর চুক্তি বা ক্রিয়েটিভ বা ফটোগ্রাফি চুক্তি। চেঞ্জ অর্ডারটি কী পরিবর্তিত হয়েছে তা রেকর্ড করে যাতে উভয় পক্ষ একই আপডেট করা পরিকল্পনা নিয়ে কাজ করতে পারে।

বিদ্যমান প্রকল্পে একটি নির্দিষ্ট পরিবর্তনের জন্য এটি ব্যবহার করুন, যেমন একটি অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্য যুক্ত করা, কোনো ডেলিভারেবল বাদ দেওয়া বা নির্ধারিত সময়সীমা সংশোধন করা। পরিবর্তনটি যদি এতই বড় হয় যে তা একটি নতুন প্রকল্পের সমতুল্য হয়, তবে একটি নতুন স্টেটমেন্ট অব ওয়ার্ক আরও পরিষ্কার হতে পারে। পক্ষগুলো যদি সম্পূর্ণভাবে কাজ শেষ করতে চায়, তবে একটি সমাপ্তি নোটিশ বা পারস্পরিক সমাপ্তির নথি বেশি উপযুক্ত হতে পারে।

এই ফর্মটি ব্যবহার করার আগে পরিবর্তনের পদ্ধতির জন্য মূল চুক্তিটি পরীক্ষা করুন। কিছু চুক্তিতে পরিবর্তনের ক্ষেত্রে নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের স্বাক্ষর, ক্রমানুসারে নম্বর দেওয়া বা কাজ শুরুর আগেই অনুমোদনের প্রয়োজন হয়। লিখিত সংশোধনী সংক্রান্ত নিয়ম দেশ ও অঞ্চলভেদে ভিন্ন হয়, তাই পরিবর্তনটি তাৎপর্যপূর্ণ হলে স্থানীয় প্রয়োজনীয়তাগুলো যাচাই করুন।

কারা ব্যবহার করেন

• কোনো মক্কেল যখন কোনো ফ্রিল্যান্সার বা এজেন্সিকে ডেলিভারেবল যোগ করতে, সরাতে বা পরিবর্তন করতে বলছেন।
• কোনো ওয়েব বা সফটওয়্যার ডেভেলপার যখন প্রকল্পের মাঝপথে চাওয়া অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্যগুলো নথিভুক্ত করছেন।
• কোনো ঠিকাদার যখন কোনো বিলম্ব বা প্রয়োজনীয়তার পরিবর্তনের পর একটি সংশোধিত সময়সীমা রেকর্ড করছেন।
• কোনো মূল ঠিকাদার যখন কোনো সাবকন্ট্রাক্টরের সঙ্গে কাজের পরিধি পরিবর্তনের বিষয়ে সম্মত হচ্ছেন।
• কোনো ফটোগ্রাফার বা ক্রিয়েটিভ পেশাদার যখন অতিরিক্ত শ্যুট, এডিট বা ব্যবহারের অনুমতি রেকর্ড করছেন।

যেসব শর্ত ঠিক করতে হবে

চুক্তি বা কাজের বিবরণী

শিরোনাম এবং তারিখ দিয়ে যে চুক্তিটি পরিবর্তন করা হচ্ছে তা চিহ্নিত করুন এবং যেকোনো কাজের বিবরণীর নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন। যখন কোনো মক্কেলের একই ঠিকাদারের সঙ্গে একাধিক প্রকল্প থাকে, তখন এটি চেঞ্জ অর্ডারটিকে সঠিক নথির সঙ্গে যুক্ত করে।

চেঞ্জ অর্ডার নম্বর

প্রতিটি চেঞ্জ অর্ডারে একটি অনন্য নম্বর দিন, যেমন CO-01, CO-02 ইত্যাদি। ক্রমানুসারে নম্বর দিলে পরিবর্তনের সম্পূর্ণ ইতিহাস এবং বর্তমান মোট মূল্য ট্র্যাক করা সহজ হয়।

পরিবর্তনের বিবরণ

কী যোগ করা হচ্ছে, সরানো হচ্ছে বা পরিবর্তন করা হচ্ছে তা ঠিকভাবে বর্ণনা করুন, যা এতটুকু নির্দিষ্ট হতে হবে যাতে উভয় পক্ষ পরবর্তীতে এটি সরবরাহ করা হয়েছে কি না তা পরীক্ষা করতে পারে। মূল পরিধিতে পরিবর্তনটি যা প্রতিস্থাপন করে তা উল্লেখ করুন।

মূল্য সমন্বয়

বৃদ্ধ বা হ্রাসের পরিমাণ এবং মুদ্রা উল্লেখ করুন এবং এটি একটি নির্দিষ্ট অঙ্ক নাকি প্রাক্কলন তা স্পষ্ট করুন। উপযোগী হলে, “অতিরিক্ত শর্তাবলী ও বিধান” অংশে সংশোধিত মোট চুক্তির মূল্য নোট করুন।

সময়সূচী সমন্বয়

সময়সীমা, মাইলফলক বা চূড়ান্ত ডেলিভারির তারিখের যেকোনো পরিবর্তন রেকর্ড করুন। সময়সূচী পরিবর্তন না হলে, তাও বলুন, যাতে কোনো পক্ষই ধরে না নেয় যে অতিরিক্ত সময় দেওয়া হয়েছে।

বাকি চুক্তির ওপর প্রভাব

একটি চেঞ্জ অর্ডার সাধারণত মূল চুক্তির অন্য সমস্ত শর্ত বহাল রাখে। পেমেন্টের সময়, গ্রহণের মানদণ্ড বা অন্যান্য শর্তও পরিবর্তিত হলে, “অতিরিক্ত শর্তাবলী ও বিধান” অংশে তা বর্ণনা করুন।

সাধারণ ভুল

• চেঞ্জ অর্ডারে স্বাক্ষর হওয়ার আগেই অতিরিক্ত কাজ শুরু করা। পরিধি, মূল্য এবং সময় আগে থেকেই সম্মত হলে পরবর্তীতে কী অনুমোদিত হয়েছিল তা নিয়ে মতবিরোধ কমে যায়।
• “সামান্য আপডেট”-এর মতো অস্পষ্ট শব্দে পরিবর্তন বর্ণনা করা। সংশ্লিষ্ট নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য, পাতা, ডেলিভারেবল বা কাজগুলোর তালিকা তৈরি করুন।
• মূল্য সমন্বয় খালি রাখা বা মুদ্রা উল্লেখ না করে তা লেখা। পরিমাণ, মুদ্রা এবং এটি চুক্তির মূল্য বাড়ায় না কমায় তা উল্লেখ করুন।
• সময়সূচীর বিষয়টি ঠিক করতে ভুলে যাওয়া। এমনকি একটি ছোট পরিবর্তনও পরবর্তী মাইলফলকগুলোকে প্রভাবিত করতে পারে, তাই নতুন তারিখগুলো রেকর্ড করুন বা নিশ্চিত করুন যে কোনোটিই পরিবর্তিত হয় না।
• অসংলগ্ন বা ডুপ্লিকেট চেঞ্জ অর্ডার নম্বর ব্যবহার করা। প্রতিটি চেঞ্জ অর্ডার এবং এর স্ট্যাটাসের একটি সহজ লগ রাখুন।
• পরিবর্তন অনুমোদন করতে পারেন না এমন কারও মাধ্যমে ফর্মে স্বাক্ষর করান। প্রতিটি পক্ষে পরিবর্তনে সম্মত হওয়ার জন্য কে অনুমোদিত তা জানতে মূল চুক্তিটি পরীক্ষা করুন।

স্বাক্ষরের আগে

• স্বাক্ষরিত মূল কপির সঙ্গে চুক্তি বা কাজের বিবরণীর শিরোনাম, তারিখ এবং নম্বর নিশ্চিত করুন।
• চেঞ্জ অর্ডারের নম্বরটি আগের পরিবর্তনের ক্রম অনুসরণ করছে কি না তা পরীক্ষা করুন।
• পরিবর্তনের বিবরণ পড়ুন এবং তা উভয় পক্ষের আলোচনা অনুযায়ী হয়েছে কি না তা নিশ্চিত করুন।
• মূল্য সমন্বয়, মুদ্রা এবং ট্র্যাক করলে আপডেট করা মোট পরিমাণ যাচাই করুন।
• সময়সূচী সমন্বয় এবং পরবর্তী মাইলফলকগুলোর ওপর এর প্রভাব পর্যালোচনা করুন।
• মূল চুক্তির পরিবর্তনের পদ্ধতি পরীক্ষা করুন এবং নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি স্বাক্ষরকারী পরিবর্তন অনুমোদন করার জন্য অনুমোদিত।