চুক্তি সমাপ্তির নোটিশ

ব্যবহারিক নির্দেশিকা: চুক্তি সমাপ্তির নোটিশ

চুক্তি সমাপ্তির নোটিশ হলো অন্য পক্ষকে পাঠানো একটি লিখিত নোটিশ, যার মাধ্যমে প্রেরক একটি বিদ্যমান চুক্তি শেষ করার কথা জানান। এতে চুক্তি এবং যে ধারার ওপর ভিত্তি করে তা করা হচ্ছে তা চিহ্নিত করা হয়, সমাপ্তি কখন কার্যকর হবে তা উল্লেখ করা হয় এবং কাজ গুটিয়ে আনার অনুরোধগুলো তুলে ধরা হয়।

কী কাজে লাগে

লোকেরা যখন কোনো সেবা, লাইসেন্স বা অংশীদারিত্বের ব্যবস্থা শেষ করতে চান এবং সেই সিদ্ধান্তের একটি স্পষ্ট লিখিত রেকর্ড প্রয়োজন হয়, তখন এই নোটিশ ব্যবহার করেন। এটি সাধারণত কোনো বিদ্যমান চুক্তির অধীনে পাঠানো হয়, যেমন— ঠিকাদার, কনসাল্টিং, ডেভেলপমেন্ট, ক্রিয়েটিভ বা সাবকন্ট্রাক্টর চুক্তি, সফটওয়্যার বা ট্রেডমার্ক লাইসেন্স, অথবা সাধারণ অংশীদারিত্ব চুক্তি। নোটিশটি কেবল প্রেরকের অবস্থান রেকর্ড করে; সমাপ্তি অনুমোদিত কি না তা এটি নির্ধারণ করে না।

এটি তখন ব্যবহার করুন যখন চুক্তিতে ইতিমধ্যে একটি সমাপ্তি ধারা থাকে এবং প্রেরক তার ওপর নির্ভর করতে চান। এর পরিবর্তে পক্ষগুলো যদি সম্পর্ক শেষ করতে পারস্পরিকভাবে সম্মত হয়, তবে পারস্পরিক সমাপ্তি বা রিলিজের নথি বেশি উপযোগী হতে পারে। মূল সমস্যা যদি বকেয়া চালান বা কাজের পরিবর্তনের অনুরোধ হয়, তবে পেমেন্ট রিমাইন্ডার বা চেঞ্জ অর্ডার বেশি উপযুক্ত হতে পারে।

পাঠানোর আগে সমাপ্তি ধারাটি মনোযোগ সহকারে পড়ুন এবং চুক্তিটি যেখানে সম্পাদিত হয় সেখানকার নিয়মগুলো যাচাই করুন। নোটিশের মেয়াদ, অনুমোদিত কারণ, পাঠানোর পদ্ধতি এবং চুক্তি শেষ করার ফলাফল দেশ ও অঞ্চলভেদে ভিন্ন হয়। চুক্তিটি যদি বড় হয়, সমাপ্তি নিয়ে বিরোধ থাকে বা চুক্তিভঙ্গের অভিযোগ ওঠে, তবে একজন যোগ্য আইনজীবীর পরামর্শ নিন।

কারা ব্যবহার করেন

• কোনো মক্কেল যখন চুক্তির সমাপ্তি ধারার অধীনে ফ্রিল্যান্সার বা ঠিকাদারের সঙ্গে সম্পর্ক শেষ করছেন।
• কোনো ঠিকাদার বা কনসালট্যান্ট যখন চলমান সেবামূলক কাজ থেকে নিজেকে গুটিয়ে নিচ্ছেন।
• কোনো লাইসেন্সদাতা বা লাইসেন্সগ্রহীতা যখন সফটওয়্যার বা ট্রেডমার্ক লাইসেন্স শেষ করছেন।
• কোনো ব্যবসায়িক অংশীদার যখন প্রস্থান শর্তাবলীর অধীনে অংশীদারিত্বের ব্যবস্থা শেষ করার নোটিশ দিচ্ছেন।
• কোনো মূল ঠিকাদার যখন কোনো প্রকল্পে সাবকন্ট্রাক্টরের কাজ শেষ করে দিচ্ছেন।

যেসব শর্ত ঠিক করতে হবে

যে চুক্তিটি সমাপ্ত করা হচ্ছে

স্বাক্ষরিত কপিতে যেভাবে প্রদর্শিত হয়, ঠিক সেভাবে শিরোনাম ও তারিখ দিয়ে চুক্তিটি চিহ্নিত করুন। যদি মূল চুক্তি এবং পৃথক স্টেটমেন্ট অব ওয়ার্কের মতো বেশ কয়েকটি সম্পর্কিত নথিপত্র থাকে, তবে উল্লেখ করুন যে নোটিশটি কোনগুলো কভার করে এবং কোনটি (যদি থাকে) অব্যাহত থাকে।

চুক্তির যে ধারার ওপর ভিত্তি করা হচ্ছে

যে বিভাগ বা ধারাটি সমাপ্তির অনুমতি দেয় তার নাম দিন এবং এটি কী বলে তা সংক্ষেপে বলুন, যেমন নির্ধারিত নোটিশের মেয়াদ দিয়ে কারণ না দেখিয়ে চুক্তি শেষ করার অনুমতি। ধারাটি সঠিকভাবে উদ্ধৃত করলে প্রাপক নোটিশের ভিত্তি যাচাই করতে পারবেন।

সমাপ্তি কার্যকর হওয়ার তারিখ

চুক্তি শেষ হওয়ার সঠিক তারিখ উল্লেখ করুন। প্রাপক নোটিশটি পেতে পারেন এমন তারিখ থেকে নোটিশের মেয়াদ গণনা করুন এবং সেই মেয়াদ কীভাবে গণনা করা হয় তার জন্য চুক্তি ও স্থানীয় নিয়মগুলো পরীক্ষা করুন।

সমাপ্তির কারণ (যদি উল্লেখ করা হয়)

এই ক্ষেত্রটি ঐচ্ছিক। কিছু ধারায় কারণ ছাড়াই সমাপ্তির অনুমতি দেওয়া হয়, আবার কিছু ধারায় কারণের প্রয়োজন হয়। যদি আপনি কোনো কারণ উল্লেখ করেন, তবে তা তথ্যভিত্তিক এবং সংক্ষিপ্ত রাখুন এবং নথিপত্র দ্বারা সমর্থন করা যায় না এমন বিবৃতি এড়িয়ে চলুন।

চূড়ান্ত চালান, হ্যান্ডওভার এবং উপকরণ ফেরত

কাজ গুটিয়ে নেওয়ার সময় কী হওয়া উচিত তা নির্ধারণ করুন: চূড়ান্ত চালানগুলো কখন জমা দিতে হবে, কোন কাজ বা ফাইলগুলো হস্তান্তর করা উচিত এবং কোন উপকরণ, সরঞ্জাম বা অ্যাক্সেস শংসাপত্রগুলো ফেরত দিতে হবে। সম্ভব হলে তারিখগুলো দিন।

অব্যাহত থাকা বাধ্যবাধকতা

অনেক চুক্তি সমাপ্তির পরেও কিছু দায়িত্ব বহাল রাখে, যেমন গোপনীয়তা, সম্পন্ন কাজের জন্য অর্থ প্রদান বা লাইসেন্স সীমাবদ্ধতা। আপনি যদি সেগুলোর উল্লেখ করতে চান, তবে “অতিরিক্ত শর্তাবলী ও বিধান” অংশে একটি সংক্ষিপ্ত রেফারেন্স যোগ করুন।

সাধারণ ভুল

• ভুল ধারা উল্লেখ করা বা এর ভুল ব্যাখ্যা করা। স্বাক্ষরিত চুক্তিটি পড়ুন এবং সঠিক ধারার নম্বর ও এর মূল শর্তটি সঠিকভাবে অনুলিপি করুন।
• এমন একটি কার্যকর তারিখ বেছে নেওয়া যা সম্পূর্ণ নোটিশের মেয়াদ কভার করে না। প্রাপক কখন নোটিশ পাবেন তা হিসাব করুন এবং সেখান থেকে সামনের দিকে গণনা করুন।
• চুক্তির নোটিশের বিধানটিতে নাম নেই এমন কোনো ঠিকানা বা ব্যক্তির কাছে নোটিশ পাঠানো। চুক্তিতে নির্দিষ্ট করা যোগাযোগের বিবরণ বা পক্ষগুলো লিখিতভাবে সম্মত হওয়া সাম্প্রতিক বিবরণ ব্যবহার করুন।
• ধারাটিতে প্রয়োজন না থাকা সত্ত্বেও বিশদ বা আবেগঘন কারণ দেখানো। একটি সংক্ষিপ্ত, তথ্যভিত্তিক বিবৃতি বা কোনো বিবৃতি না দেওয়াই সাধারণত পরিষ্কার।
• কাজ গুটিয়ে নেওয়ার পদক্ষেপগুলো অস্পষ্ট রাখা। চূড়ান্ত চালান, ডেলিভারেবল, ফাইল এবং সরঞ্জাম কী এবং কখন আশা করা হচ্ছে তা স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন।
• নোটিশটি প্রতিটি সম্পর্কিত নথি শেষ করে দেয় বলে ধরে নেওয়া। লিঙ্ক করা স্টেটমেন্ট অব ওয়ার্ক, লাইসেন্স বা সাইড চুক্তিগুলোও শেষ হয় কি না তা স্পষ্টভাবে বলুন।

স্বাক্ষরের আগে

• স্বাক্ষরিত কপির সঙ্গে চুক্তির শিরোনাম, তারিখ এবং পক্ষগুলো নিশ্চিত করুন।
• সমাপ্তি ধারাটি আবার পড়ুন এবং নোটিশটি এর শর্তগুলো অনুসরণ করছে কি না তা যাচাই করুন।
• সম্পূর্ণ নোটিশের মেয়াদ এবং ডেলিভারির সময় বিবেচনা করে কার্যকর তারিখটি পুনরায় হিসাব করুন।
• কারণ দেওয়া থাকলে, নির্ভুলতা এবং নিরপেক্ষ শব্দচয়নের জন্য তা পর্যালোচনা করুন।
• স্পষ্ট তারিখ এবং আইটেমের জন্য চূড়ান্ত চালান, হ্যান্ডওভার এবং রিটার্নসহ কাজ গুটিয়ে নেওয়ার অনুরোধগুলো পরীক্ষা করুন।
• ডেলিভারি এবং সময় সংক্রান্ত চুক্তির নোটিশের বিধান ও স্থানীয় নিয়মগুলো পরীক্ষা করুন এবং সমাপ্তি নিয়ে বিরোধ দেখা দিতে পারে এমন মনে হলে একজন যোগ্য আইনজীবীর পরামর্শ নিন।