গোপনীয় তথ্য ফেরত বা ধ্বংসকরণের শংসাপত্র

ব্যবহারিক নির্দেশিকা: গোপনীয় তথ্য ফেরত বা ধ্বংসকরণের শংসাপত্র

গোপনীয় তথ্য ফেরত বা ধ্বংসকরণের শংসাপত্র হলো একটি লিখিত বিবৃতি, যাতে প্রাপক জানান যে তিনি গোপনীয় সামগ্রী ফেরত দিয়েছেন, ধ্বংস করেছেন বা মুছে ফেলেছেন। এতে গোপনীয়তা চুক্তি, আওতাভুক্ত তথ্য, সেগুলো কীভাবে পরিচালনা করা হয়েছে এবং কোনো কপি রাখা হয়েছে কি না, তা উল্লেখ করা হয়।

কী কাজে লাগে

কোনো প্রকল্প, আলোচনা বা কর্মসং সম্পর্কের শেষে যখন গোপনীয় তথ্য ফেরত দেওয়া বা ধ্বংস করা বাধ্যতামূলক হয়, তখন ব্যক্তি ও ব্যবসা প্রতিষ্ঠান এই সার্টিফিকেট ব্যবহার করে। এটি কোনো পারস্পরিক বা একপক্ষীয় গোপনীয়তা চুক্তি, কর্মচারী গোপনীয়তা ও আবিষ্কার অ্যাসাইনমেন্ট চুক্তি, স্বাধীন ঠিকাদারের মাস্টার সার্ভিস চুক্তি বা কোনো কনসাল্টিং চুক্তির মতো গোপনীয়তার ব্যবস্থার ওপর ভিত্তি করে তৈরি হয়। এই সার্টিফিকেট প্রদানকারী পক্ষকে তাদের তথ্য নিয়ে কী করা হয়েছে তার একটি লিখিত রেকর্ড দেয়।

চুক্তি শেষ হয়ে গেলে, কোনো চুক্তি ভেস্তে গেলে অথবা প্রদানকারী পক্ষ তাদের সামগ্রী ফেরত চাইলে এটি ব্যবহার করুন। এটি প্রাপক পক্ষ যা করেছে বলে দাবি করে তা রেকর্ড করে; প্রতিটি কপি পুরোপুরি মুছে ফেলা হয়েছে কি না, তা এটি নিজে থেকে প্রমাণ করে না। মূল সমস্যা যদি কোনো অননুমোদিত ব্যবহার বা তথ্য ফাঁসের আশঙ্কা হয়, তবে ভিন্ন পদক্ষেপ ও পেশাদার পরামর্শের প্রয়োজন হতে পারে।

নির্ধারিত সময়সীমা, পদ্ধতি এবং অনুমোদিত সংরক্ষিত কপি সহ ফেরত বা ধ্বংসের প্রয়োজনীয়তাগুলো জানার জন্য গোপনীয়তা চুক্তিটি দেখে নিন। রেকর্ড সংরক্ষণ, ডেটা হ্যান্ডলিং এবং ব্যক্তিগত তথ্য সংক্রান্ত নিয়ম দেশ ও অঞ্চলভেদে ভিন্ন হয়, তাই যে রেকর্ডগুলো আপনার রাখা প্রয়োজন হতে পারে তা মুছে ফেলার আগে স্থানীয় নিয়মগুলো যাচাই করে নিন।

কারা ব্যবহার করেন

• যে কোম্পানি কোনো গোপনীয়তা চুক্তির অধীনে সম্ভাব্য কোনো চুক্তি মূল্যায়ন করেছিল কিন্তু তা শেষ পর্যন্ত এগোয়নি।
• কোনো চুক্তির শেষে ক্লায়েন্টের সামগ্রী ফেরত দিচ্ছেন এমন কোনো ঠিকাদার বা কনসালট্যান্ট।
• কোম্পানির নথিপত্র এবং ফাইলগুলো ফেরত বা মুছে ফেলা হয়েছে তা নিশ্চিত করছেন এমন কোনো বিদায়ী কর্মী।
• তথ্য আর নিজের কাছে নেই—এমন লিখিত নিশ্চিতকরণ চাচ্ছেন এমন কোনো প্রদানকারী পক্ষ।
• যৌথ কোনো প্রকল্প গুটিয়ে নিচ্ছেন এমন কোনো সরবরাহকারী বা অংশীদার, যেখানে যৌথ গোপনীয় ডেটা জড়িত ছিল।

যেসব শর্ত ঠিক করতে হবে

গোপনীয়তা চুক্তি

পারস্পরিক গোপনীয়তা চুক্তি অথবা কোনো পরিষেবা চুক্তির গোপনীয়তা ধারার মতো চুক্তিগুলো শিরোনাম ও তারিখ দিয়ে চিহ্নিত করুন। এটি সার্টিফিকেটটিকে তার প্রযোজ্য বাধ্যবাধকতার সাথে যুক্ত করে।

তথ্য ও সংশ্লিষ্ট সামগ্রী

কাগজের নথিপত্র, ফাইল, ইমেল, স্যাম্পল বা ড্রয়িংয়ের মতো তথ্যের বিভাগ এবং সেগুলোর রূপ বর্ণনা করুন। নির্দিষ্ট করে উল্লেখ করলে সার্টিফিকেটটি কোন কোন বিষয়ের আওতাভুক্ত তা উভয়পক্ষেরই বুঝতে সুবিধা হয়।

ফেরত দেওয়া, ধ্বংস করা বা মুছে ফেলা এবং পদ্ধতি

প্রতিটি বিভাগের ক্ষেত্রে কী করা হয়েছে তা উল্লেখ করুন, যেমন কুরিয়ারের মাধ্যমে ফেরত দেওয়া, শ্রেড করা বা ডিভাইস ও ক্লাউড স্টোরেজ থেকে মুছে ফেলা। ব্যাকআপ এবং শেয়ার্ড ড্রাইভ অন্তর্ভুক্ত থাকলে সেগুলোর কথা উল্লেখ করুন।

সম্পন্ন হওয়ার তারিখ

তথ্য ফেরত বা ধ্বংসের কাজ যেদিন শেষ হয়েছিল সেই তারিখটি রেকর্ড করুন। কাজ ধাপে ধাপে করা হলে, শেষ ধাপটি যেদিন সম্পন্ন হয়েছে সেই তারিখটি ব্যবহার করুন।

সংরক্ষিত কপি এবং কারণ (যদি থাকে)

এই ক্ষেত্রটি ঐচ্ছিক। হিসাবরক্ষণ বা রেকর্ড সংরক্ষণের কারণে আর্কাইভ কপি হিসেবে কোনো কপি রেখে দেওয়া হলে, কী রাখা হয়েছে, কেন রাখা হয়েছে এবং তা যে গোপনীয় রাখা হবে তা উল্লেখ করুন।

অব্যাহত গোপনীয়তা

সামগ্রী ফেরত দেওয়া বা ধ্বংস করার অর্থ সাধারণত এই নয় যে তথ্য গোপন রাখার দায়িত্ব শেষ হয়ে গেছে। আপনি যদি মূল বাধ্যবাধকতাগুলো বজায় রাখতে চান, তবে তা “অতিরিক্ত শর্তাবলী ও বিধান” অংশে যোগ করুন।

সাধারণ ভুল

• তথ্যকে অত্যন্ত অস্পষ্টভাবে বর্ণনা করা, যেমন “সমস্ত সামগ্রী”। প্রদানকারী পক্ষ যেন পরিধি যাচাই করতে পারে, সে জন্য প্রধান বিভাগ ও ফরম্যাটগুলোর তালিকা দিন।
• ইমেল, ব্যাকআপ, শেয়ার্ড ফোল্ডার বা ব্যক্তিগত ডিভাইসে কপিগুলোর কথা ভুলে যাওয়া। স্বাক্ষর করার আগে তথ্য কোথায় সংরক্ষিত থাকতে পারে এমন প্রতিটি জায়গা খুঁজে দেখুন।
• ফেরত দেওয়া বা ধ্বংসের কাজ সম্পূর্ণ হওয়ার আগেই স্বাক্ষর করা। প্রথমে প্রতিটি ধাপ শেষ করুন, তারপর সম্পন্ন হওয়ার তারিখ রেকর্ড করুন।
• ইচ্ছাকৃতভাবে রাখা কপিগুলোর কথা বাদ দেওয়া। সবকিছু ধ্বংস করা হয়েছে এমন ইঙ্গিত না দিয়ে, কী রাখা হয়েছে এবং কেন রাখা হয়েছে তা স্পষ্টভাবে বলুন।
• অন্যান্য কারণে যে রেকর্ডগুলো রাখা প্রয়োজন হতে পারে তা ধ্বংস করে ফেলা। প্রথমে চুক্তি এবং স্থানীয় রেকর্ড সংরক্ষণের প্রয়োজনীয়তাগুলো পরীক্ষা করুন।
• কী করা হয়েছে তা জানেন না এমন কাউকে দিয়ে স্বাক্ষর করানো। স্বাক্ষরকারী যেন পুরো প্রতিষ্ঠানে গৃহীত পদক্ষেপগুলো নিশ্চিত করতে পারেন।

স্বাক্ষরের আগে

• গোপনীয়তা চুক্তির শিরোনাম এবং তারিখ নিশ্চিত করুন।
• পদ্ধতি এবং সময়সীমা সহ চুক্তির ফেরত বা ধ্বংসের প্রয়োজনীয়তাগুলো পরীক্ষা করুন।
• টিমের সদস্যদের ব্যবহৃত ইমেল, ব্যাকআপ, ক্লাউড পরিষেবা এবং ডিভাইস সহ সমস্ত স্টোরেজ লোকেশন অনুসন্ধান করুন।
• তথ্যের প্রতিটি বিভাগের জন্য কী ফেরত দেওয়া হয়েছে, ধ্বংস করা হয়েছে বা মুছে ফেলা হয়েছে এবং কীভাবে করা হয়েছে তা রেকর্ড করুন।
• সংরক্ষিত কোনো কপি থাকলে তার তালিকা, কেন রাখা হয়েছে সেই কারণ এবং কীভাবে সেগুলো সুরক্ষিত রাখা হবে তা উল্লেখ করুন।
• রেকর্ড সংরক্ষণ এবং ডেটা হ্যান্ডলিং সংক্রান্ত স্থানীয় নিয়মগুলো পরীক্ষা করুন এবং তথ্য অত্যন্ত সংবেদনশীল হলে বা কোনো বিরোধের আশঙ্কা থাকলে একজন যোগ্য আইনজীবীর পরামর্শ নিন।