সম্পন্নকরণ ও গ্রহণ শংসাপত্র

ব্যবহারিক নির্দেশিকা: সম্পন্নকরণ ও গ্রহণ শংসাপত্র

সম্পন্নকরণ ও গ্রহণ শংসাপত্র হলো একটি লিখিত রেকর্ড, যা নিশ্চিত করে যে একজন ক্লায়েন্ট কোনো চুক্তি বা কাজের বিবরণীর (statement of work) অধীনে কাজ বা ডেলিভারেবল পেয়েছেন এবং গ্রহণ করেছেন। এতে গ্রহণের তারিখ, বাকি থাকা কোনো কাজ এবং বর্তমানে প্রদেয় চূড়ান্ত অর্থ উল্লেখ থাকে।

কী কাজে লাগে

প্রকল্প বা ধাপের শেষে ক্লায়েন্ট এবং ঠিকাদাররা এই সার্টিফিকেট ব্যবহার করে রেকর্ড করেন যে সম্মত কাজটি সরবরাহ করা হয়েছে এবং গ্রহণ করা হয়েছে। এটি মূল চুক্তির অনুসরণ করে, যেমন ফ্রিল্যান্স কাজের বিবরণী, সফটওয়্যার বা ওয়েব ডেভেলপমেন্ট চুক্তি, স্বাধীন ঠিকাদার মাস্টার সার্ভিস চুক্তি, সাবকন্ট্রাক্টর চুক্তি, ক্রিয়েটিভ বা ফটোগ্রাফি চুক্তি কিংবা কনসাল্টিং চুক্তি। গ্রহণের একটি যৌথ রেকর্ড প্রকল্প শেষ করতে এবং চূড়ান্ত ইনভয়েস পাঠাতে সাহায্য করতে পারে।

এটি ব্যবহার করুন যখন ক্লায়েন্ট সম্পূর্ণভাবে বা তালিকাভুক্ত ব্যতিক্রমসহ কাজটি গ্রহণ করতে প্রস্তুত থাকেন। ক্লায়েন্ট যদি এখনও সন্তুষ্ট না হন এবং কাজের পরিবর্তনের প্রয়োজন হয়, তবে প্রথমে সমস্যাগুলো রেকর্ড করুন এবং পরবর্তী পদক্ষেপগুলো নিয়ে সম্মত হোন। প্রকল্পের সময় যদি কাজের পরিধি নিজেই পরিবর্তিত হয়, তবে গ্রহণের আগে একটি পরিবর্তন আদেশ (change order) স্বাক্ষর করার প্রয়োজন হতে পারে।

পরীক্ষার সময়কাল, গ্রহণের মানদণ্ড বা ধরে নেওয়া-গ্রহণ (deemed-acceptance) নিয়মের মতো গ্রহণের পদ্ধতিগুলোর জন্য মূল চুক্তিটি পরীক্ষা করুন। ওয়ারেন্টি এবং পরবর্তী দাবির ওপর কাজের গ্রহণের প্রভাব দেশ ও অঞ্চলভেদে ভিন্ন হয় এবং চুক্তির ওপর নির্ভর করে। প্রকল্পটি যদি বড় হয় বা গুণগত মান নিয়ে মতবিরোধ থাকে, তবে একজন যোগ্য আইনজীবীর পরামর্শ নিন।

কারা ব্যবহার করেন

• একজন ক্লায়েন্ট যিনি নিশ্চিত করছেন যে একটি ওয়েবসাইট, অ্যাপ বা সফটওয়্যার যেমনটি চুক্তি হয়েছিল তেমনই তৈরি করে সরবরাহ করা হয়েছে।
• একজন ফ্রিল্যান্সার বা এজেন্সি যিনি ক্লায়েন্টকে কোনো সম্পন্ন প্রকল্প বা মাইলস্টোনে স্বাক্ষর করতে বলছেন।
• একজন কনসালটেন্ট যিনি চূড়ান্ত প্রতিবেদন জমা দেওয়ার পর কোনো পরামর্শমূলক কাজের সমাপ্তি ঘোষণা করছেন।
• একজন প্রধান ঠিকাদার যিনি কোনো সাবকন্ট্রাক্টরের সম্পন্ন কাজের প্যাকেট গ্রহণ করছেন।
• একজন ফটোগ্রাফার বা ক্রিয়েটিভ পেশাদার যিনি চূড়ান্ত ছবি বা মিডিয়ায় ক্লায়েন্টের অনুমোদন রেকর্ড করছেন।

যেসব শর্ত ঠিক করতে হবে

চুক্তি বা কাজের বিবরণী (Statement of Work)

যে চুক্তির অধীনে কাজটি করা হয়েছে, তার শিরোনাম ও তারিখ দিয়ে চুক্তিটি চিহ্নিত করুন। সার্টিফিকেটটি যেন সঠিক কাজের সাথে যুক্ত হয়, সে জন্য যেকোনো কাজের বিবরণী (SOW) বা প্রকল্পের নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন।

গৃহীত কাজ বা ডেলিভারেবলসমূহ

নির্দিষ্ট পর্যায়, বৈশিষ্ট্য, ফাইল বা প্রতিবেদনের মতো যা যা গ্রহণ করা হচ্ছে এবং সেগুলো কবে সরবরাহ করা হয়েছিল তার তালিকা তৈরি করুন। এটি যথেষ্ট স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন যাতে উভয় পক্ষই বুঝতে পারে কোন কাজটি এর আওতাভুক্ত এবং কোনটি নয়।

গ্রহণের তারিখ

ক্লায়েন্ট কাজটি যেদিন গ্রহণ করেন সেই তারিখটি রেকর্ড করুন। মূল চুক্তির অধীনে ওয়ারেন্টি সময়কাল, সহায়তা সংক্রান্ত বাধ্যবাধকতা বা পেমেন্টের সময়ের জন্য এই তারিখটি গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে।

বাকি থাকা আইটেম বা ব্যতিক্রমসমূহ

এই ক্ষেত্রটি ঐচ্ছিক। এখনও সম্পন্ন বা সংশোধন করা বাকি আছে এমন যেকোনো ছোটখাটো আইটেমের তালিকা তৈরি করতে এটি ব্যবহার করুন, সম্ভব হলে প্রত্যাশিত তারিখসহ। এটি খালি রাখলে বোঝায় যে কোনো কিছু বাকি নেই, তাই সাবধানে পরীক্ষা করুন।

বর্তমানে প্রদেয় চূড়ান্ত অর্থ

বর্তমানে যে পরিমাণ অর্থ এবং মুদ্রা পরিশোধ করতে হবে এবং পেমেন্টের সময়সীমা উল্লেখ করুন। বাকি থাকা কাজগুলো শেষ না হওয়া পর্যন্ত পেমেন্টের একটি অংশ আটকে রাখা হলে, তা স্পষ্টভাবে বলুন।

গ্রহণের পর ওয়ারেন্টি এবং সহায়তা

অনেক চুক্তিতে গ্রহণের পরে একটি সহায়তা বা সংশোধনের সময়কাল অন্তর্ভুক্ত থাকে। আপনি যদি এটি উল্লেখ করতে চান, তবে “অতিরিক্ত শর্তাবলী ও বিধান” অংশে একটি সংক্ষিপ্ত নির্দেশিকা যোগ করুন।

সাধারণ ভুল

• কাজটি পর্যালোচনা বা পরীক্ষা না করেই গ্রহণের জন্য স্বাক্ষর করা। সম্মত পরিধি এবং যেকোনো গ্রহণের মানের সাথে প্রতিটি ডেলিভারেবল প্রথমে যাচাই করুন।
• গৃহীত কাজটিকে অতিরিক্ত বিস্তৃতভাবে বর্ণনা করা, যেমন “প্রকল্পটি”। পরবর্তীতে যাতে যেকোনো প্রশ্নের উত্তর দেওয়া যায়, সে জন্য আওতাভুক্ত পর্যায়, বৈশিষ্ট্য বা ফাইলগুলোর তালিকা তৈরি করুন।
• বাকি থাকা আইটেমের ক্ষেত্র থেকে পরিচিত সমস্যাগুলো বাদ দেওয়া। ছোটখাটো মনে হলেও সেগুলোকে একটি নির্ধারিত তারিখসহ রেকর্ড করুন।
• চূড়ান্ত পেমেন্টের পরিমাণ উল্লেখ করা যা চুক্তি এবং পরিবর্তন আদেশের সাথে মেলে না। মূল মূল্য, যেকোনো সমন্বয় এবং ইতিমধ্যে করা পেমেন্ট থেকে হিসাব আবার পুনরায় করুন।
• প্রকল্প চলাকালীন স্বাক্ষরিত পরিবর্তন আদেশগুলো ভুলে যাওয়া। গৃহীত কাজটি যেন চূড়ান্ত, আপডেট করা পরিধিকে প্রতিফলিত করে তা নিশ্চিত করুন।
• এমন কাউকে দিয়ে স্বাক্ষর করানো যিনি ক্লায়েন্টের পক্ষে কাজ গ্রহণের জন্য অনুমোদিত নন। মূল চুক্তির অধীনে কে ডেলিভারেবল অনুমোদন করতে পারেন তা পরীক্ষা করুন।

স্বাক্ষরের আগে

• চুক্তি বা কাজের বিবরণীর শিরোনাম, তারিখ এবং নম্বর নিশ্চিত করুন।
• সম্মত পরিধি, পরিবর্তন আদেশ এবং যেকোনো গ্রহণের মানের বিপরীতে তালিকাভুক্ত প্রতিটি ডেলিভারেবল পর্যালোচনা করুন।
• গ্রহণের তারিখ এবং এটি কীভাবে কোনো ওয়ারেন্টি বা সহায়তা সময়কালের সাথে সম্পর্কিত তা পরীক্ষা করুন।
• সম্ভব হলে লক্ষ্যমাত্রা তারিখসহ সমস্ত বাকি আইটেম বা ব্যতিক্রমসমূহের তালিকা তৈরি করুন।
• মুদ্রা, সময় এবং আটকে রাখা যেকোনো পরিমাণসহ প্রদেয় চূড়ান্ত পেমেন্ট আবার হিসাব করুন।
• মূল চুক্তির গ্রহণের পদ্ধতি এবং স্থানীয় প্রয়োজনীয়তাগুলো পরীক্ষা করুন এবং গুণগত মান নিয়ে বিতর্ক থাকলে একজন যোগ্য আইনজীবীর পরামর্শ নিন।