চুক্তির মেয়াদ বৃদ্ধি চুক্তি

ব্যবহারিক নির্দেশিকা: চুক্তির মেয়াদ বৃদ্ধি চুক্তি

একটি চুক্তির মেয়াদ বৃদ্ধি চুক্তি হলো পক্ষগুলো বিদ্যমান চুক্তি বর্তমান মেয়াদ শেষ হওয়ার পরও চালিয়ে যেতে সম্মত হয়েছে—তার লিখিত রেকর্ড। এতে মূল চুক্তি, বর্তমান ও নতুন মেয়াদ শেষের তারিখ এবং বর্ধিত সময়ের ফি ও অন্যান্য শর্ত চিহ্নিত করা হয়।

কী কাজে লাগে

যখন কোনো কাজের সম্পর্ক ভালোভাবে চলছে এবং উভয় পক্ষই নতুন করে কোনো চুক্তি আলোচনা না করেই তা চালিয়ে যেতে চায়, তখন পক্ষগুলো একটি এক্সটেনশন এগ্রিমেন্ট ব্যবহার করে। এটি সাধারণত একটি ইন্ডিপেন্ডেন্ট কন্ট্রাক্টর মাস্টার সার্ভিস এগ্রিমেন্ট, কনসাল্টিং চুক্তি, সাবকন্ট্রাক্টর চুক্তি, সফটওয়্যার লাইসেন্স, ট্রেডমার্ক বা ব্র্যান্ড লাইসেন্স বা পারস্পরিক গোপনীয়তা চুক্তির সাথে ব্যবহৃত হয়। এটি নতুন মেয়াদ এবং যেকোনো সম্মত পরিবর্তন নথিবদ্ধ করার পাশাপাশি বিদ্যমান শর্তগুলো বহাল রাখে।

বর্তমান শেষ তারিখ পার হওয়ার আগেই এটি ব্যবহার করুন, যাতে চুক্তিটি এখনও প্রযোজ্য কিনা তা নিয়ে কোনো ফাঁক না থাকে। পক্ষগুলো যদি একবারে অনেক শর্ত পরিবর্তন করতে চায়, তবে একটি নতুন চুক্তি বা চুক্তি সংশোধন চুক্তি বেশি স্পষ্ট হতে পারে। যদি মূল চুক্তিটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নবায়ন হয়, তবে আলাদা এক্সটেনশন প্রস্তুত করার আগে সেই ধারাটি কীভাবে কাজ করে তা পরীক্ষা করুন।

কিছু চুক্তিতে মেয়াদ বৃদ্ধিতে সম্মতির পদ্ধতি নির্দিষ্ট থাকে, যেমন নির্দিষ্ট নোটিশের সময়সীমা বা সব পক্ষের স্বাক্ষরসহ লিখিত দলিল। প্রয়োজনীয়তা দেশ ও অঞ্চলভেদে আলাদা, তাই মূল চুক্তি ও স্থানীয় নিয়ম যাচাই করুন; মেয়াদ বৃদ্ধিতে উল্লেখযোগ্য ফি বা অধিকার জড়িত হলে যোগ্য আইনজীবীর পরামর্শ নিন।

কারা ব্যবহার করেন

• চলমান সেবামূলক সম্পর্ক চালিয়ে যাচ্ছেন এমন একজন মক্কেল এবং স্বাধীন ঠিকাদার।
• যার পরামর্শমূলক কাজ অন্য মেয়াদের জন্য নবায়ন করা হচ্ছে এমন একজন কনসালট্যান্ট।
• দীর্ঘমেয়াদী প্রকল্পে একজন সাবকন্ট্রাক্টরের ভূমিকা প্রসারিত করছেন এমন একজন মূল ঠিকাদার।
• সফটওয়্যার, ট্রেডমার্ক বা ব্র্যান্ড লাইসেন্স অব্যাহত রাখছেন এমন একজন লাইসেন্সদাতা এবং লাইসেন্সগ্রহীতা।
• আরও মেয়াদের জন্য একটি গোপনীয়তা ব্যবস্থা বজায় রাখছেন এমন দুটি পক্ষ।

যেসব শর্ত ঠিক করতে হবে

যে চুক্তিটি বর্ধিত করা হচ্ছে

মূল চুক্তির শিরোনাম, তারিখ এবং পক্ষগুলোর মাধ্যমে তা চিহ্নিত করুন। যদি এটি আগে সংশোধন বা বর্ধিত করা হয়ে থাকে, তবে পাঠক যাতে বুঝতে পারেন কোন সংস্করণটি অব্যাহত রয়েছে সেজন্য সেই দলিলগুলোর উল্লেখ করুন।

বর্তমান শেষ তারিখ

চুক্তি বা এর সর্বশেষ সংশোধনীর অধীনে বর্তমানে যেমন রয়েছে তেমন শেষ তারিখটি উল্লেখ করুন। স্মৃতির ওপর নির্ভর না করে মূল দলিলের সাথে এটি মিলিয়ে দেখুন।

নতুন শেষ তারিখ

যে নতুন তারিখে চুক্তিটি শেষ হবে তা উল্লেখ করুন। চুক্তিটি আবার বর্ধিত করা যেতে পারে কিনা এবং কীভাবে পরবর্তী নবায়ন সম্মত হবে তা স্পষ্ট করুন।

বর্ধিত মেয়াদের জন্য ফি বা হার

এক্সটেনশনের সময় প্রযোজ্য ফি, হার বা রয়্যালটি এবং সেগুলো শুরুর তারিখ নথিবদ্ধ করুন। ফি যদি একই থাকে, তবে তা স্পষ্টভাবে বলুন।

বর্ধিত মেয়াদের জন্য অন্যান্য পরিবর্তন

শুধুমাত্র এক্সটেনশনের সময় প্রযোজ্য অন্যান্য পরিবর্তন, যেমন রিপোর্টিং, পরিধি বা কাজের ফলাফল বর্ণনা করুন। যদি কোনো পরিবর্তন না থাকে, তবে বলুন যে অন্য সমস্ত শর্ত অপরিবর্তিত থাকবে।

বিদ্যমান শর্তসমূহের ধারাবাহিকতা

পরিবর্তন করা হয়েছে এমন অংশগুলো ছাড়া এক্সটেনশনের সময় মূল চুক্তির শর্তগুলো প্রযোজ্য থাকবে বলে নিশ্চিত করুন। গোপনীয়তার মতো যেকোনো সম্পর্কিত ব্যবস্থা “অতিরিক্ত শর্তাবলী ও বিধান” অংশে নোট করুন।

সাধারণ ভুল

• মূল চুক্তি ইতিমধ্যে শেষ হয়ে যাওয়ার পরে এক্সটেনশনে স্বাক্ষর করা। বর্তমান শেষ তারিখের আগেই এটি সম্মত হন।
• ভুল বর্তমান শেষ তারিখ নথিবদ্ধ করা। মূল চুক্তি এবং যেকোনো পূর্ববর্তী সংশোধন পরীক্ষা করুন।
• বর্ধিত মেয়াদের জন্য ফি অনির্ধারিত রাখা। হার পরিবর্তিত হয় নাকি একই থাকে এবং কবে থেকে, তা বলুন।
• মেয়াদ বৃদ্ধির চুক্তিতে অনেক সম্পর্কহীন পরিবর্তন যোগ করা। পরিবর্তন ব্যাপক হলে আলাদা সংশোধনী বা নতুন চুক্তি ব্যবহার করুন।
• মূল চুক্তিতে স্বয়ংক্রিয় নবায়ন বা নোটিশ ধারা উপেক্ষা করা। এটি এক্সটেনশনের সাথে কীভাবে মিথস্ক্রিয়া করে তা পরীক্ষা করুন।
• প্রতিটি মূল পক্ষের স্বাক্ষর না থাকা। মূল চুক্তির সমস্ত পক্ষকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

স্বাক্ষরের আগে

• মূল চুক্তির শিরোনাম, তারিখ এবং পক্ষগুলো নিশ্চিত করুন।
• চুক্তি এবং যেকোনো সংশোধনীর বিপরীতে বর্তমান শেষ তারিখ পরীক্ষা করুন।
• নতুন শেষ তারিখ এবং আরও এক্সটেনশন সম্ভব কিনা তা নিয়ে একমত হন।
• ফি বা হার এবং সেগুলো কার্যকর হওয়ার তারিখ নিশ্চিত করুন।
• অন্যান্য পরিবর্তন পর্যালোচনা করুন এবং বাকি শর্তগুলো অপরিবর্তিত আছে তা নিশ্চিত করুন।
• মূল চুক্তির নবায়ন ধারা এবং স্থানীয় নিয়মগুলো পরীক্ষা করুন এবং নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি পক্ষ স্বাক্ষরিত অনুলিপি সংরক্ষণ করে।