Nachtragsauftrag (Änderung des Leistungsumfangs)

Praktischer Leitfaden: Nachtragsauftrag (Änderung des Leistungsumfangs)

Ein Nachtragsauftrag (Änderung des Leistungsumfangs) ist eine schriftliche Aufzeichnung einer vereinbarten Änderung an Arbeiten, die bereits durch einen Vertrag oder eine Leistungsbeschreibung abgedeckt sind. Er bezeichnet den ursprünglichen Vertrag, beschreibt die Änderung und hält etwaige Anpassungen von Preis und Zeitplan fest.

Wofür die Vereinbarung gedacht ist

Auftraggeber und Auftragnehmer verwenden einen Nachtragsauftrag, wenn die Arbeit nach Projektbeginn erweitert, verringert oder verlagert werden muss. Er wird zusammen mit der ursprünglichen Vereinbarung verwendet, etwa einer Leistungsbeschreibung für Freiberufler, einem Software- oder Webentwicklungsvertrag, einem Rahmenvertrag für unabhängige Auftragnehmer, einem Subunternehmervertrag oder einem Vertrag für Kreativ- oder Fotografieleistungen. Der Nachtragsauftrag hält fest, was sich geändert hat, damit beide Seiten nach demselben aktualisierten Plan arbeiten.

Verwenden Sie ihn für eine klar umrissene Änderung an einem bestehenden Projekt, etwa eine zusätzliche Funktion, ein gestrichenes Arbeitsergebnis oder eine geänderte Frist. Ist die Änderung so umfangreich, dass sie einem neuen Projekt gleichkommt, ist eine neue Leistungsbeschreibung möglicherweise übersichtlicher. Wollen die Parteien die Arbeit ganz beenden, ist ein Kündigungsschreiben oder eine Aufhebungsvereinbarung möglicherweise besser geeignet.

Prüfen Sie vor der Verwendung dieses Formulars, ob der ursprüngliche Vertrag ein Änderungsverfahren vorsieht. Manche Verträge verlangen, dass Änderungen von bestimmten Personen unterzeichnet, fortlaufend nummeriert oder vor Arbeitsbeginn genehmigt werden. Die Regeln für schriftliche Vertragsänderungen unterscheiden sich je nach Land und Region; prüfen Sie daher bei wesentlichen Änderungen die örtlichen Anforderungen.

Wer sie verwendet

• Ein Auftraggeber, der einen Freiberufler oder eine Agentur bittet, Arbeitsergebnisse hinzuzufügen, zu streichen oder zu ändern.
• Ein Web- oder Softwareentwickler, der während des Projekts gewünschte zusätzliche Funktionen dokumentiert.
• Ein Auftragnehmer, der nach einer Verzögerung oder geänderten Anforderungen einen angepassten Zeitplan festhält.
• Ein Generalunternehmer, der mit einem Subunternehmer eine Änderung des Leistungsumfangs vereinbart.
• Ein Fotograf oder Kreativschaffender, der zusätzliche Aufnahmen, Bearbeitungen oder Nutzungsrechte festhält.

Zu vereinbarende Bedingungen

Vertrag oder Leistungsbeschreibung

Bezeichnen Sie die zu ändernde Vereinbarung mit Titel und Datum und geben Sie gegebenenfalls die Nummer der Leistungsbeschreibung an. So lässt sich der Nachtragsauftrag dem richtigen Dokument zuordnen, wenn ein Auftraggeber mehrere Projekte mit demselben Auftragnehmer hat.

Nummer des Nachtragsauftrags

Vergeben Sie für jeden Nachtragsauftrag eine eindeutige Nummer, etwa NA-01, NA-02 und so weiter. Eine fortlaufende Nummerierung erleichtert es, den gesamten Änderungsverlauf und den aktuellen Gesamtpreis nachzuverfolgen.

Beschreibung der Änderung

Beschreiben Sie genau, was hinzugefügt, gestrichen oder geändert wird, und zwar so konkret, dass beide Seiten später prüfen können, ob es geliefert wurde. Geben Sie an, was die Änderung im ursprünglichen Leistungsumfang ersetzt.

Preisanpassung

Nennen Sie Betrag und Währung der Erhöhung oder Minderung und machen Sie deutlich, ob es sich um einen Festbetrag oder eine Schätzung handelt. Bei Bedarf können Sie den neuen Gesamtvertragspreis unter „Zusätzliche Bedingungen & Bestimmungen“ angeben.

Anpassung des Zeitplans

Halten Sie jede Änderung von Fristen, Meilensteinen oder dem endgültigen Liefertermin fest. Ändert sich der Zeitplan nicht, sagen Sie das ausdrücklich, damit keine Seite annimmt, es sei zusätzliche Zeit gewährt worden.

Auswirkungen auf den übrigen Vertrag

Ein Nachtragsauftrag lässt in der Regel alle übrigen Bedingungen der ursprünglichen Vereinbarung unberührt. Ändern sich auch Zahlungszeitpunkte, Abnahmekriterien oder andere Bedingungen, beschreiben Sie dies unter „Zusätzliche Bedingungen & Bestimmungen“.

Häufige Fehler

• Mit den zusätzlichen Arbeiten zu beginnen, bevor der Nachtragsauftrag unterzeichnet ist. Wer Umfang, Preis und Zeitplan vorher vereinbart, verringert spätere Meinungsverschiedenheiten darüber, was genehmigt wurde.
• Die Änderung vage zu beschreiben, etwa als „kleinere Aktualisierungen“. Führen Sie die konkreten Funktionen, Seiten, Arbeitsergebnisse oder Aufgaben auf.
• Die Preisanpassung offenzulassen oder ohne Währung anzugeben. Nennen Sie Betrag und Währung und ob der Vertragspreis dadurch steigt oder sinkt.
• Den Zeitplan außer Acht zu lassen. Selbst eine kleine Änderung kann sich auf spätere Meilensteine auswirken; halten Sie daher die neuen Termine fest oder bestätigen Sie, dass sich keine ändern.
• Uneinheitliche oder doppelte Nummern für Nachtragsaufträge zu verwenden. Führen Sie eine einfache Liste aller Nachtragsaufträge und ihres jeweiligen Stands.
• Das Formular von jemandem unterzeichnen zu lassen, der keine Änderungen genehmigen darf. Prüfen Sie im ursprünglichen Vertrag, wer auf jeder Seite befugt ist, Änderungen zu vereinbaren.

Vor der Unterzeichnung

• Gleichen Sie Titel, Datum und Nummer des Vertrags oder der Leistungsbeschreibung mit dem unterzeichneten Original ab.
• Prüfen Sie, ob die Nummer des Nachtragsauftrags an die Reihenfolge der früheren Änderungen anschließt.
• Lesen Sie die Beschreibung der Änderung und vergewissern Sie sich, dass sie dem entspricht, was beide Seiten besprochen haben.
• Überprüfen Sie die Preisanpassung, die Währung und, falls Sie ihn erfassen, den aktualisierten Gesamtbetrag.
• Prüfen Sie die Anpassung des Zeitplans und ihre Auswirkungen auf spätere Meilensteine.
• Prüfen Sie das Änderungsverfahren im ursprünglichen Vertrag und vergewissern Sie sich, dass alle Unterzeichnenden befugt sind, die Änderung zu genehmigen.