Abnahmeprotokoll

Praktischer Leitfaden: Abnahmeprotokoll

Ein Abnahmeprotokoll ist eine schriftliche Aufzeichnung darüber, dass ein Auftraggeber Arbeiten oder Arbeitsergebnisse aus einem Vertrag oder einer Leistungsbeschreibung erhalten und abgenommen hat. Es vermerkt das Abnahmedatum, etwaige offene Punkte und die nun fällige Schlusszahlung.

Wofür die Vereinbarung gedacht ist

Auftraggeber und Auftragnehmer verwenden dieses Protokoll am Ende eines Projekts oder einer Projektphase, um festzuhalten, dass die vereinbarte Arbeit geliefert und abgenommen wurde. Es knüpft an die ursprüngliche Vereinbarung an, etwa eine Leistungsbeschreibung für Freiberufler, einen Software- oder Webentwicklungsvertrag, einen Rahmenvertrag für unabhängige Auftragnehmer, einen Subunternehmervertrag, einen Vertrag für Kreativ- oder Fotografieleistungen oder einen Beratungsvertrag. Eine gemeinsame Aufzeichnung der Abnahme kann helfen, das Projekt abzuschließen und die Schlussrechnung auszulösen.

Verwenden Sie es, wenn der Auftraggeber bereit ist, die Abnahme zu bestätigen, entweder vollständig oder mit aufgeführten Vorbehalten. Ist der Auftraggeber noch nicht zufrieden und muss die Arbeit geändert werden, halten Sie zunächst die Mängel fest und vereinbaren Sie die nächsten Schritte. Hat sich der Leistungsumfang selbst während des Projekts geändert, muss möglicherweise vor der Abnahme ein Nachtragsauftrag unterzeichnet werden.

Prüfen Sie im ursprünglichen Vertrag, welche Abnahmeverfahren vorgesehen sind, etwa Testzeiträume, Abnahmekriterien oder Regelungen zur stillschweigenden Abnahme. Welche Folgen die Abnahme von Arbeiten hat, auch für Gewährleistungen und spätere Ansprüche, unterscheidet sich je nach Land und Region und hängt vom Vertrag ab. Fragen Sie eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt, wenn es um ein umfangreiches Projekt geht oder Uneinigkeit über die Qualität besteht.

Wer sie verwendet

• Ein Auftraggeber, der bestätigt, dass eine Website, eine App oder eine Software wie vereinbart geliefert wurde.
• Ein Freiberufler oder eine Agentur, der bzw. die den Auftraggeber bittet, ein abgeschlossenes Projekt oder einen Meilenstein abzunehmen.
• Ein Berater, der einen Beratungsauftrag nach Übergabe eines Abschlussberichts beendet.
• Ein Generalunternehmer, der das fertiggestellte Arbeitspaket eines Subunternehmers abnimmt.
• Ein Fotograf oder Kreativschaffender, der die Freigabe der finalen Bilder oder Medien durch den Auftraggeber festhält.

Zu vereinbarende Bedingungen

Vertrag oder Leistungsbeschreibung

Bezeichnen Sie die Vereinbarung, auf deren Grundlage die Arbeit ausgeführt wurde, mit Titel und Datum. Geben Sie gegebenenfalls die Nummer der Leistungsbeschreibung oder des Projekts an, damit das Protokoll dem richtigen Auftrag zugeordnet werden kann.

Abgenommene Arbeiten oder Arbeitsergebnisse

Führen Sie auf, was abgenommen wird, etwa bestimmte Phasen, Funktionen, Dateien oder Berichte, und wann sie geliefert wurden. Formulieren Sie so konkret, dass beide Seiten erkennen können, was erfasst ist und was nicht.

Abnahmedatum

Halten Sie das Datum fest, an dem der Auftraggeber die Arbeit abnimmt. Dieses Datum kann nach der ursprünglichen Vereinbarung für Gewährleistungsfristen, Supportpflichten oder Zahlungstermine von Bedeutung sein.

Offene Punkte oder Vorbehalte

Dieses Feld ist optional. Führen Sie hier kleinere Punkte auf, die noch erledigt oder nachgebessert werden müssen, nach Möglichkeit mit den voraussichtlichen Terminen. Bleibt das Feld leer, deutet das darauf hin, dass nichts mehr offen ist; prüfen Sie es daher sorgfältig.

Nun fällige Schlusszahlung

Nennen Sie den nun zahlbaren Betrag mit Währung sowie den Zahlungstermin. Wird ein Teil der Zahlung zurückbehalten, bis offene Punkte erledigt sind, geben Sie das klar an.

Gewährleistung und Support nach der Abnahme

Viele Vereinbarungen sehen nach der Abnahme einen Zeitraum für Support oder Nachbesserungen vor. Wenn Sie darauf hinweisen möchten, fügen Sie unter „Zusätzliche Bedingungen & Bestimmungen“ einen kurzen Verweis ein.

Häufige Fehler

• Die Abnahme zu unterschreiben, bevor die Arbeit geprüft oder getestet wurde. Prüfen Sie zuerst jedes Arbeitsergebnis anhand des vereinbarten Leistungsumfangs und etwaiger Abnahmekriterien.
• Die abgenommene Arbeit zu allgemein zu beschreiben, etwa als „das Projekt“. Führen Sie die erfassten Phasen, Funktionen oder Dateien auf, damit spätere Fragen beantwortet werden können.
• Bekannte Mängel nicht in das Feld für offene Punkte aufzunehmen. Halten Sie sie mit einem Zieltermin fest, auch wenn sie geringfügig erscheinen.
• Einen Schlusszahlungsbetrag anzugeben, der nicht mit dem Vertrag und den Nachtragsaufträgen übereinstimmt. Berechnen Sie ihn neu aus dem ursprünglichen Preis, etwaigen Anpassungen und bereits geleisteten Zahlungen.
• Während des Projekts unterzeichnete Nachtragsaufträge zu übersehen. Achten Sie darauf, dass die abgenommene Arbeit dem endgültigen, aktualisierten Leistungsumfang entspricht.
• Das Protokoll von jemandem unterzeichnen zu lassen, der nicht befugt ist, Arbeiten für den Auftraggeber abzunehmen. Prüfen Sie, wer nach der ursprünglichen Vereinbarung Arbeitsergebnisse freigeben darf.

Vor der Unterzeichnung

• Überprüfen Sie Titel, Datum und Nummer des Vertrags oder der Leistungsbeschreibung.
• Prüfen Sie jedes aufgeführte Arbeitsergebnis anhand des vereinbarten Leistungsumfangs, der Nachtragsaufträge und etwaiger Abnahmekriterien.
• Prüfen Sie das Abnahmedatum und seinen Bezug zu etwaigen Gewährleistungs- oder Supportzeiträumen.
• Führen Sie alle offenen Punkte oder Vorbehalte auf, nach Möglichkeit mit Zielterminen.
• Berechnen Sie die fällige Schlusszahlung neu, einschließlich Währung, Zahlungstermin und eines etwaigen Einbehalts.
• Prüfen Sie das Abnahmeverfahren im ursprünglichen Vertrag und die örtlichen Anforderungen, und fragen Sie eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt, wenn die Qualität strittig ist.