Kündigungsschreiben für Verträge

Praktischer Leitfaden: Kündigungsschreiben für Verträge

Ein Kündigungsschreiben für Verträge ist eine schriftliche Mitteilung, mit der der Absender der anderen Partei erklärt, dass er einen bestehenden Vertrag beendet. Es bezeichnet den Vertrag und die zugrunde gelegte Klausel, nennt den Zeitpunkt, zu dem die Kündigung wirksam werden soll, und führt die Wünsche zur Abwicklung auf.

Wofür die Vereinbarung gedacht ist

Dieses Schreiben wird verwendet, wenn man eine Dienstleistungs-, Lizenz- oder Partnerschaftsvereinbarung beenden möchte und diese Entscheidung klar schriftlich festhalten muss. Es wird in der Regel auf Grundlage einer bestehenden Vereinbarung versandt, etwa eines Auftragnehmer-, Beratungs-, Entwicklungs-, Kreativ- oder Subunternehmervertrags, einer Software- oder Markenlizenz oder eines Gesellschaftsvertrags. Das Schreiben hält die Position des Absenders fest; es entscheidet nicht darüber, ob die Kündigung zulässig ist.

Verwenden Sie es, wenn der Vertrag bereits eine Kündigungsklausel enthält und der Absender sich auf diese stützen möchte. Vereinbaren die Parteien stattdessen gemeinsam, die Zusammenarbeit zu beenden, ist möglicherweise eine Aufhebungs- oder Freigabevereinbarung besser geeignet. Geht es hauptsächlich um eine unbezahlte Rechnung oder um gewünschte Änderungen an der Arbeit, kann eine Zahlungserinnerung oder ein Nachtragsauftrag passender sein.

Lesen Sie vor dem Versand die Kündigungsklausel sorgfältig und prüfen Sie die Vorschriften an dem Ort, an dem der Vertrag erfüllt wird. Kündigungsfristen, zulässige Kündigungsgründe, Zustellungsarten und die Folgen einer Vertragsbeendigung unterscheiden sich je nach Land und Region. Fragen Sie eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt, wenn es um einen umfangreichen Vertrag geht, die Kündigung strittig ist oder eine Vertragsverletzung geltend gemacht wird.

Wer sie verwendet

• Ein Auftraggeber, der eine Zusammenarbeit mit einem Freiberufler oder Auftragnehmer gemäß der Kündigungsklausel des Vertrags beendet.
• Ein Auftragnehmer oder Berater, der sich aus einem laufenden Dienstleistungsauftrag zurückzieht.
• Ein Lizenzgeber oder Lizenznehmer, der eine Software- oder Markenlizenz beendet.
• Ein Geschäftspartner, der gemäß den Ausstiegsregelungen die Beendigung einer Partnerschaft erklärt.
• Ein Generalunternehmer, der den Auftrag eines Subunternehmers für ein Projekt beendet.

Zu vereinbarende Bedingungen

Zu kündigender Vertrag

Bezeichnen Sie den Vertrag mit Titel und Datum genau so, wie sie auf dem unterzeichneten Exemplar stehen. Gibt es mehrere zusammenhängende Dokumente, etwa einen Rahmenvertrag und einzelne Leistungsbeschreibungen, geben Sie an, welche davon die Kündigung erfasst und welche gegebenenfalls weiterbestehen.

Zugrunde gelegte Vertragsklausel

Nennen Sie den Abschnitt oder die Klausel, die die Kündigung erlaubt, und fassen Sie deren Inhalt zusammen, zum Beispiel eine Kündigung aus beliebigem Grund mit einer festgelegten Frist. Wenn Sie die Klausel genau zitieren, kann der Empfänger die Grundlage der Kündigung leichter nachprüfen.

Datum, zu dem die Kündigung wirksam wird

Geben Sie das genaue Datum an, zu dem der Vertrag endet. Berechnen Sie eine etwaige Kündigungsfrist ab dem Tag, an dem der Empfänger das Schreiben voraussichtlich erhält, und prüfen Sie im Vertrag und in den örtlichen Vorschriften, wie diese Frist zu berechnen ist.

Kündigungsgrund, falls angegeben

Dieses Feld ist optional. Manche Klauseln erlauben eine Kündigung ohne Angabe von Gründen, andere verlangen einen Grund. Wenn Sie einen Grund angeben, bleiben Sie sachlich und knapp und vermeiden Sie Aussagen, die Sie nicht durch Unterlagen belegen können.

Schlussrechnungen, Übergabe und Rückgabe von Unterlagen

Legen Sie fest, was während der Abwicklung geschehen soll: wann Schlussrechnungen fällig sind, welche Arbeitsergebnisse oder Dateien zu übergeben sind und welche Materialien, Geräte oder Zugangsdaten zurückgegeben werden sollen. Nennen Sie nach Möglichkeit Termine.

Fortgeltende Pflichten

Viele Verträge sehen vor, dass bestimmte Pflichten auch nach der Kündigung fortbestehen, etwa die Vertraulichkeit, die Bezahlung bereits erbrachter Leistungen oder Lizenzbeschränkungen. Wenn Sie darauf hinweisen möchten, fügen Sie unter „Zusätzliche Bedingungen & Bestimmungen“ einen kurzen Verweis ein.

Häufige Fehler

• Die falsche Klausel anzuführen oder sie ungenau wiederzugeben. Lesen Sie den unterzeichneten Vertrag und übernehmen Sie die Klauselnummer und die wesentliche Bedingung korrekt.
• Ein Wirksamkeitsdatum zu wählen, bei dem die Kündigungsfrist nicht vollständig eingehalten wird. Ermitteln Sie, wann der Empfänger das Schreiben erhalten wird, und rechnen Sie von diesem Tag an.
• Das Schreiben an eine Adresse oder Person zu senden, die in der Mitteilungsklausel des Vertrags nicht genannt ist. Verwenden Sie die im Vertrag angegebenen Kontaktdaten oder die zuletzt schriftlich vereinbarten.
• Einen ausführlichen oder emotionalen Grund anzugeben, obwohl die Klausel keinen verlangt. Eine kurze, sachliche Angabe oder gar keine ist in der Regel klarer.
• Die Abwicklungsschritte vage zu lassen. Geben Sie an, welche Schlussrechnungen, Arbeitsergebnisse, Dateien und Geräte bis wann erwartet werden.
• Davon auszugehen, dass die Kündigung alle zusammenhängenden Dokumente beendet. Geben Sie klar an, ob verknüpfte Leistungsbeschreibungen, Lizenzen oder Nebenvereinbarungen ebenfalls enden.

Vor der Unterzeichnung

• Gleichen Sie Vertragstitel, Datum und Parteien mit dem unterzeichneten Exemplar ab.
• Lesen Sie die Kündigungsklausel erneut und prüfen Sie, ob das Schreiben deren Bedingungen entspricht.
• Berechnen Sie das Wirksamkeitsdatum erneut und berücksichtigen Sie dabei die volle Kündigungsfrist und die Zustellungsdauer.
• Prüfen Sie einen etwaigen Kündigungsgrund auf Richtigkeit und neutrale Formulierung.
• Prüfen Sie, ob die Wünsche zur Abwicklung, einschließlich Schlussrechnungen, Übergabe und Rückgaben, klare Termine und Positionen enthalten.
• Prüfen Sie die Mitteilungsklausel des Vertrags sowie die örtlichen Vorschriften zu Zustellung und Fristen, und fragen Sie eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt, wenn die Kündigung strittig werden könnte.