Bescheinigung über die Rückgabe oder Vernichtung vertraulicher Informationen

Praktischer Leitfaden: Bescheinigung über die Rückgabe oder Vernichtung vertraulicher Informationen

Eine Bescheinigung über die Rückgabe oder Vernichtung vertraulicher Informationen ist eine schriftliche Erklärung, dass ein Empfänger vertrauliche Unterlagen zurückgegeben, vernichtet oder gelöscht hat. Sie bezeichnet die Geheimhaltungsvereinbarung, die erfassten Informationen, die Art ihrer Behandlung und etwaige aufbewahrte Kopien.

Wofür die Vereinbarung gedacht ist

Privatpersonen und Unternehmen verwenden diese Bescheinigung am Ende eines Projekts, von Verhandlungen oder einer Zusammenarbeit, wenn vertrauliche Informationen zurückgegeben oder vernichtet werden müssen. Sie knüpft an eine Vertraulichkeitsregelung an, etwa eine gegenseitige oder einseitige Geheimhaltungsvereinbarung, eine Mitarbeitervereinbarung über Vertraulichkeit und Erfindungsabtretung, einen Rahmenvertrag für unabhängige Auftragnehmer oder einen Beratungsvertrag. Die Bescheinigung gibt der offenlegenden Partei eine schriftliche Aufzeichnung darüber, was mit ihren Informationen geschehen ist.

Verwenden Sie sie, wenn die Vereinbarung endet, wenn ein Geschäft nicht zustande kommt oder wenn die offenlegende Partei ihre Unterlagen zurückverlangt. Sie hält fest, was die empfangende Partei nach eigenen Angaben getan hat; sie beweist für sich genommen nicht, dass keine Kopien mehr existieren. Geht es hauptsächlich um einen vermuteten Missbrauch oder ein Datenleck, sind möglicherweise ein anderes Vorgehen und fachkundiger Rat erforderlich.

Prüfen Sie in der Geheimhaltungsvereinbarung die Anforderungen an Rückgabe oder Vernichtung, einschließlich Fristen, Methoden und zulässiger aufbewahrter Kopien. Die Regeln zu Aufbewahrungspflichten, Datenverarbeitung und personenbezogenen Daten unterscheiden sich je nach Land und Region; prüfen Sie daher die örtlichen Anforderungen, bevor Sie Unterlagen löschen, die Sie möglicherweise aufbewahren müssen.

Wer sie verwendet

• Ein Unternehmen, das im Rahmen einer Geheimhaltungsvereinbarung ein mögliches Geschäft geprüft hat, das nicht zustande gekommen ist.
• Ein Auftragnehmer oder Berater, der am Ende eines Auftrags die Unterlagen des Kunden zurückgibt.
• Ein ausscheidender Mitarbeiter, der bestätigt, dass Unternehmensdokumente und -dateien zurückgegeben oder gelöscht wurden.
• Eine offenlegende Partei, die eine schriftliche Bestätigung verlangt, dass ihre Informationen nicht mehr vorgehalten werden.
• Ein Lieferant oder Partner, der ein gemeinsames Projekt abschließt, bei dem vertrauliche Daten ausgetauscht wurden.

Zu vereinbarende Bedingungen

Geheimhaltungsvereinbarung

Bezeichnen Sie die Vereinbarung mit Titel und Datum, etwa eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung oder die Vertraulichkeitsklausel eines Dienstleistungsvertrags. So wird die Bescheinigung mit den Pflichten verknüpft, auf die sie sich bezieht.

Erfasste Informationen und Unterlagen

Beschreiben Sie die Kategorien von Informationen und die Form, in der sie vorlagen, etwa Papierdokumente, Dateien, E-Mails, Muster oder Zeichnungen. Konkrete Angaben helfen beiden Seiten zu verstehen, was die Bescheinigung erfasst.

Zurückgegeben, vernichtet oder gelöscht – und wie

Geben Sie für jede Kategorie an, was damit geschehen ist, zum Beispiel per Kurier zurückgegeben, geschreddert oder von Geräten und aus Cloud-Speichern gelöscht. Erwähnen Sie Sicherungskopien und gemeinsam genutzte Laufwerke, wenn diese einbezogen wurden.

Datum des Abschlusses

Halten Sie das Datum fest, an dem die Rückgabe oder Vernichtung abgeschlossen wurde. Erfolgte dies in mehreren Schritten, verwenden Sie das Datum, an dem der letzte Schritt abgeschlossen wurde.

Aufbewahrte Kopien und Grund, falls vorhanden

Dieses Feld ist optional. Werden Kopien aufbewahrt, etwa eine archivierte Kopie aus buchhalterischen Gründen oder zu Dokumentationszwecken, geben Sie an, was aufbewahrt wird, aus welchem Grund und dass es weiterhin vertraulich behandelt wird.

Fortbestehende Vertraulichkeit

Die Rückgabe oder Vernichtung von Unterlagen beendet in der Regel nicht die Pflicht, die Informationen vertraulich zu behandeln. Wenn Sie darauf hinweisen möchten, dass die ursprünglichen Pflichten fortbestehen, ergänzen Sie dies unter „Zusätzliche Bedingungen & Bestimmungen“.

Häufige Fehler

• Die Informationen zu vage zu beschreiben, etwa als „sämtliche Unterlagen“. Führen Sie die wichtigsten Kategorien und Formate auf, damit die offenlegende Partei den Umfang prüfen kann.
• Kopien in E-Mails, Sicherungen, gemeinsamen Ordnern oder auf privaten Geräten zu übersehen. Durchsuchen Sie vor der Unterzeichnung jeden Ort, an dem die Informationen gespeichert sein könnten.
• Zu unterschreiben, bevor die Rückgabe oder Vernichtung tatsächlich abgeschlossen ist. Schließen Sie zuerst jeden Schritt ab und halten Sie dann das Abschlussdatum fest.
• Bewusst aufbewahrte Kopien nicht zu erwähnen. Geben Sie an, was aufbewahrt wird und warum, statt den Eindruck zu erwecken, es sei alles vernichtet worden.
• Unterlagen zu vernichten, die möglicherweise aus anderen Gründen aufbewahrt werden müssen. Prüfen Sie zuerst die Vereinbarung und die örtlichen Aufbewahrungspflichten.
• Die Bescheinigung von jemandem unterzeichnen zu lassen, der nicht weiß, was getan wurde. Die unterzeichnende Person sollte die im gesamten Unternehmen ergriffenen Maßnahmen bestätigen können.

Vor der Unterzeichnung

• Überprüfen Sie Titel und Datum der Geheimhaltungsvereinbarung.
• Prüfen Sie die Anforderungen der Vereinbarung an Rückgabe oder Vernichtung, einschließlich Methoden und Fristen.
• Durchsuchen Sie alle Speicherorte, einschließlich E-Mails, Sicherungen, Cloud-Diensten und der von Teammitgliedern genutzten Geräte.
• Halten Sie für jede Kategorie von Informationen fest, was zurückgegeben, vernichtet oder gelöscht wurde und auf welche Weise.
• Führen Sie alle aufbewahrten Kopien auf, den Grund für ihre Aufbewahrung und wie sie geschützt werden.
• Prüfen Sie die örtlichen Vorschriften zu Aufbewahrungspflichten und Datenverarbeitung, und fragen Sie eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt, wenn die Informationen besonders sensibel sind oder ein Streit wahrscheinlich ist.