Vertragsverlängerung

Praktischer Leitfaden: Vertragsverlängerung

Eine Vertragsverlängerung hält schriftlich fest, dass die Parteien vereinbart haben, einen bestehenden Vertrag über sein derzeitiges Enddatum hinaus fortzuführen. Sie bezeichnet den ursprünglichen Vertrag, das bisherige und das neue Enddatum sowie die Vergütung und sonstigen Bedingungen für den Verlängerungszeitraum.

Wofür die Vereinbarung gedacht ist

Eine Vertragsverlängerung wird verwendet, wenn eine Zusammenarbeit gut läuft und beide Seiten sie fortsetzen möchten, ohne einen neuen Vertrag von Grund auf auszuhandeln. Sie wird häufig zusammen mit einem Rahmenvertrag für unabhängige Auftragnehmer, einem Beratungsvertrag, einem Subunternehmervertrag, einer Softwarelizenz, einer Marken- oder Brand-Lizenz oder einer gegenseitigen Geheimhaltungsvereinbarung verwendet. Sie lässt die bestehenden Bedingungen in Kraft und hält die neue Laufzeit sowie etwaige vereinbarte Änderungen fest.

Verwenden Sie sie, bevor das derzeitige Enddatum verstrichen ist, damit keine Lücke entsteht, in der unklar ist, ob der Vertrag noch gilt. Wollen die Parteien viele Bestimmungen auf einmal ändern, kann ein neuer Vertrag oder eine Vertragsänderung übersichtlicher sein. Verlängert sich der ursprüngliche Vertrag automatisch, prüfen Sie, wie diese Klausel funktioniert, bevor Sie eine gesonderte Verlängerung erstellen.

Manche Verträge legen fest, wie eine Verlängerung vereinbart werden muss, etwa mit einer Ankündigungsfrist oder durch ein von allen Parteien unterschriebenes Dokument. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land und Region. Prüfen Sie daher den ursprünglichen Vertrag und die örtlichen Vorschriften und fragen Sie eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt, wenn es bei der Verlängerung um erhebliche Vergütungen oder Rechte geht.

Wer sie verwendet

• Ein Auftraggeber und ein unabhängiger Auftragnehmer, die eine laufende Dienstleistungsbeziehung fortsetzen.
• Ein Berater, dessen Beratungsmandat um einen weiteren Zeitraum verlängert wird.
• Ein Hauptauftragnehmer, der die Tätigkeit eines Subunternehmers bei einem länger dauernden Projekt verlängert.
• Ein Lizenzgeber und ein Lizenznehmer, die eine Software-, Marken- oder Brand-Lizenz fortführen.
• Zwei Parteien, die eine Vertraulichkeitsvereinbarung für einen weiteren Zeitraum aufrechterhalten.

Zu vereinbarende Bedingungen

Zu verlängernder Vertrag

Bezeichnen Sie den ursprünglichen Vertrag mit Titel, Datum und Parteien. Wurde er bereits früher geändert oder verlängert, erwähnen Sie diese Dokumente, damit klar ist, welche Fassung fortgeführt wird.

Derzeitiges Enddatum

Geben Sie das Enddatum an, das nach dem Vertrag oder seiner letzten Änderung derzeit gilt. Prüfen Sie es anhand des Originaldokuments, statt sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen.

Neues Enddatum

Geben Sie das neue Datum an, an dem der Vertrag endet. Stellen Sie klar, ob der Vertrag erneut verlängert werden kann und wie eine weitere Verlängerung vereinbart würde.

Vergütung oder Sätze für den Verlängerungszeitraum

Halten Sie die Vergütung, Sätze oder Lizenzgebühren fest, die während der Verlängerung gelten, und das Datum, ab dem sie gelten. Bleibt die Vergütung unverändert, geben Sie dies klar an.

Sonstige Änderungen für den Verlängerungszeitraum

Beschreiben Sie alle sonstigen Änderungen, etwa bei Berichtspflichten, Leistungsumfang oder Leistungen, die nur während der Verlängerung gelten. Gibt es keine, halten Sie fest, dass alle übrigen Bestimmungen unverändert bleiben.

Fortgeltung der bestehenden Bestimmungen

Bestätigen Sie, dass die Bestimmungen des ursprünglichen Vertrags während der Verlängerung weiter gelten, soweit sie nicht geändert werden. Vermerken Sie damit zusammenhängende Vereinbarungen, etwa zur Vertraulichkeit, unter „Zusätzliche Bedingungen & Bestimmungen“.

Häufige Fehler

• Die Verlängerung erst zu unterschreiben, nachdem der ursprüngliche Vertrag bereits geendet hat. Vereinbaren Sie sie vor dem derzeitigen Enddatum.
• Ein falsches derzeitiges Enddatum anzugeben. Prüfen Sie den ursprünglichen Vertrag und alle früheren Änderungen.
• Die Vergütung für den Verlängerungszeitraum nicht anzugeben. Geben Sie an, ob sich die Sätze ändern oder gleich bleiben und ab wann.
• Viele voneinander unabhängige Änderungen in eine Verlängerung aufzunehmen. Verwenden Sie eine gesonderte Vertragsänderung oder einen neuen Vertrag, wenn die Änderungen umfangreich sind.
• Eine automatische Verlängerungs- oder Kündigungsklausel im ursprünglichen Vertrag zu übersehen. Prüfen Sie, wie sie mit der Verlängerung zusammenwirkt.
• Nicht alle ursprünglichen Parteien unterschreiben zu lassen. Beziehen Sie alle Parteien des ursprünglichen Vertrags ein.

Vor der Unterzeichnung

• Prüfen Sie Titel, Datum und Parteien des ursprünglichen Vertrags.
• Gleichen Sie das derzeitige Enddatum mit dem Vertrag und allen Änderungen ab.
• Einigen Sie sich auf das neue Enddatum und darauf, ob weitere Verlängerungen möglich sind.
• Bestätigen Sie die Vergütung oder Sätze und das Datum, ab dem sie gelten.
• Prüfen Sie alle sonstigen Änderungen und bestätigen Sie, dass die übrigen Bestimmungen unverändert fortgelten.
• Prüfen Sie die Verlängerungsklausel des ursprünglichen Vertrags und die örtlichen Vorschriften und achten Sie darauf, dass jede Partei ein unterschriebenes Exemplar aufbewahrt.