Zahlungserinnerung für überfällige Rechnung

Praktischer Leitfaden: Zahlungserinnerung für überfällige Rechnung

Eine Zahlungserinnerung für eine überfällige Rechnung ist eine schriftliche Aufforderung an einen Kunden, eine Rechnung zu bezahlen, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist. Sie bezeichnet die Rechnung, nennt den überfälligen Betrag, erklärt, wie gezahlt werden kann, und schlägt einen neuen Zahlungstermin vor.

Wofür die Vereinbarung gedacht ist

Freiberufler, Auftragnehmer und Dienstleistungsunternehmen verwenden diese Erinnerung, wenn ein Kunde eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt hat. Sie wird in der Regel auf Grundlage einer bestehenden Dienstleistungsvereinbarung versandt, etwa eines Rahmenvertrags für unabhängige Auftragnehmer, einer Leistungsbeschreibung für Freiberufler, eines Software- oder Webentwicklungsvertrags, eines Beratungsvertrags, eines Vertrags für Kreativ- oder Fotografieleistungen oder eines Subunternehmervertrags. Die Erinnerung hält die Zahlungsaufforderung höflich und sachlich fest und schont so die Geschäftsbeziehung.

Verwenden Sie sie als frühen, freundlichen Schritt, wenn eine Zahlung ausbleibt. Sind mehrere Erinnerungen unbeantwortet geblieben und hat sich die Angelegenheit zu einem förmlichen Streit entwickelt, sind möglicherweise ein nachdrücklicheres Mahnschreiben oder fachkundiger Rat angebrachter. Beanstandet der Kunde die Arbeit selbst, kann es hilfreich sein, zunächst diese Frage zu klären, zum Beispiel mit einem Abnahmeprotokoll.

Prüfen Sie vor dem Versand im ursprünglichen Vertrag die Zahlungsbedingungen, Verzugsgebühren und ein etwaiges Streitbeilegungsverfahren. Die Regeln zu Verzugsgebühren, Zinsen und Forderungseinzug unterscheiden sich je nach Land und Region; prüfen Sie daher die örtlichen Anforderungen, bevor Sie Gebühren erwähnen. Fragen Sie eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt, wenn es um einen erheblichen Betrag geht oder die Zahlung verweigert wird.

Wer sie verwendet

• Ein Freiberufler, der eine unbezahlte Rechnung für abgeschlossene Arbeiten nachverfolgt.
• Eine kleine Agentur oder ein Studio, die bzw. das einen Kunden an eine überfällige Projektzahlung erinnert.
• Ein Berater, der die Bezahlung bereits erbrachter Beratungsleistungen verlangt.
• Ein Subunternehmer, der einen Generalunternehmer auffordert, gelieferte Arbeiten zu bezahlen.
• Eine Buchhalterin oder ein Büroleiter, die bzw. der im Auftrag eines Dienstleistungsunternehmens Erinnerungen versendet.

Zu vereinbarende Bedingungen

Rechnungsnummer und -datum

Bezeichnen Sie die Rechnung genau so, wie sie ausgestellt wurde, mit Nummer und Datum. Sind mehrere Rechnungen überfällig, führen Sie jede einzeln auf, entweder in diesem Feld oder unter „Zusätzliche Bedingungen & Bestimmungen“.

Überfälliger Betrag

Nennen Sie den unbezahlten Betrag mit Währung. Wurde die Rechnung teilweise bezahlt, geben Sie den ursprünglichen Gesamtbetrag, den eingegangenen Betrag und den Restbetrag an, damit der Kunde dies mit seinen Unterlagen abgleichen kann.

Ursprüngliches Fälligkeitsdatum

Halten Sie den Zahlungstermin fest, der auf der Rechnung oder im Vertrag angegeben ist. So erkennt der Kunde, wie lange die Zahlung bereits aussteht.

Zahlungsweise

Geben Sie klare Zahlungsanweisungen, etwa Bankverbindung oder Zahlungslink, sowie den Verwendungszweck an, den der Kunde angeben soll. Prüfen Sie die Kontodaten vor dem Versand noch einmal genau.

Gewünschter Zahlungstermin

Schlagen Sie einen angemessenen neuen Zahlungstermin vor. Bleiben Sie freundlich und sachlich, und prüfen Sie den Vertrag und die örtlichen Vorschriften, bevor Sie Folgen eines weiteren Verzugs ankündigen.

Verzugsgebühren oder Zinsen

Erwähnen Sie Verzugskosten nur, wenn der Vertrag sie vorsieht und die örtlichen Vorschriften sie zulassen. Wenn Sie sie aufnehmen, erläutern Sie die Grundlage unter „Zusätzliche Bedingungen & Bestimmungen“, statt unerklärte Beträge hinzuzufügen.

Häufige Fehler

• Die Erinnerung zu versenden, ohne zu prüfen, ob die Zahlung bereits eingegangen ist. Gleichen Sie zuerst Ihre Unterlagen ab, um eine unangenehme Korrektur zu vermeiden.
• Eine falsche Rechnungsnummer, einen falschen Betrag oder ein falsches Fälligkeitsdatum anzugeben. Übernehmen Sie die Angaben direkt aus der Rechnung, damit der Kunde sie schnell findet.
• Verzugsgebühren oder Zinsen aufzuschlagen, die der Vertrag nicht vorsieht. Prüfen Sie die Zahlungsbedingungen und die örtlichen Vorschriften, bevor Sie Gebühren erwähnen.
• In einer ersten Erinnerung einen aggressiven oder drohenden Ton anzuschlagen. Eine klare, höfliche Bitte führt oft schneller zu einer Reaktion und schont die Geschäftsbeziehung.
• Unvollständige oder falsche Zahlungsangaben zu machen. Geben Sie das Konto, den Verwendungszweck und die vom Kunden zu nutzende Zahlungsart an.
• Die Erinnerung an jemanden zu senden, der nicht für Zahlungen zuständig ist. Klären Sie, wer beim Kunden für Rechnungen verantwortlich ist, und setzen Sie diese Person gegebenenfalls in Kopie.

Vor der Unterzeichnung

• Gleichen Sie Rechnungsnummer, Datum und Betrag mit Ihrer Buchhaltung ab.
• Prüfen Sie, ob bereits eine Teil- oder Vollzahlung eingegangen ist.
• Überprüfen Sie das ursprüngliche Fälligkeitsdatum anhand der Rechnung und der vertraglichen Zahlungsbedingungen.
• Prüfen Sie die Zahlungsanweisungen und den Verwendungszweck noch einmal auf Richtigkeit.
• Wählen Sie einen angemessenen Zahlungstermin und prüfen Sie den Ton der Erinnerung.
• Prüfen Sie den Vertrag und die örtlichen Vorschriften, bevor Sie Verzugskosten erwähnen, und fragen Sie eine qualifizierte Anwältin oder einen qualifizierten Anwalt, wenn die Forderung erheblich oder strittig ist.