Carta de Devolución de Depósito de Garantía y Desglose de Deducciones

Guía práctica: Carta de Devolución de Depósito de Garantía y Desglose de Deducciones

Una carta de devolución de depósito de garantía y desglose de deducciones es una comunicación escrita del arrendador a un antiguo inquilino en la que explica qué se hace con el depósito de garantía. Recoge el depósito retenido, enumera cada deducción con su motivo e indica el importe devuelto y la forma de devolución.

Para qué sirve

Los arrendadores y administradores de la propiedad utilizan esta carta al terminar un arrendamiento para explicar qué ha ocurrido con el depósito de garantía. Expone el importe retenido, cada deducción con un breve motivo, el importe que se devuelve y la forma y la fecha de devolución. Sigue al contrato correspondiente, ya sea un contrato de arrendamiento residencial, un contrato de subarrendamiento de habitación, un contrato de arrendamiento de inmueble comercial, un contrato de alquiler de mes a mes o un contrato de alquiler de corta duración y vacacional, y a menudo se basa en la lista de verificación de inspección de entrada y salida completada al inicio del arrendamiento.

Utilícela al devolver un depósito, ya sea total o parcialmente. Un desglose claro ayuda al antiguo inquilino a entender las cifras y puede reducir los desacuerdos. También puede servir de respuesta cuando un antiguo inquilino ha enviado una carta de requerimiento de devolución de depósito de garantía para pedir el depósito o una explicación de las deducciones.

Antes de enviarla, consulte las normas aplicables en el lugar donde se encuentra el inmueble. Las reglas sobre plazos de devolución, deducciones permitidas, documentación exigida, intereses sobre los depósitos y formas de entrega varían según el país y la región. Consulte a un abogado cualificado si las deducciones son elevadas o el inquilino las impugna.

Quién lo utiliza

• Un arrendador que devuelve un depósito después de que el inquilino deje el inmueble.
• Un administrador de la propiedad que gestiona depósitos en nombre del propietario.
• Un inquilino principal que devuelve el depósito a un subarrendatario en el marco de un subarrendamiento de habitación.
• Un arrendador comercial que liquida el depósito de un inquilino empresarial al terminar el contrato.
• Un anfitrión de alquiler de corta duración que explica las deducciones por daños o limpieza tras una estancia.

Condiciones que deben acordarse

Dirección del inmueble arrendado

Use la dirección completa del inmueble arrendado, incluido el número de unidad o habitación, si lo hay, tal como figura en el contrato. Así se vincula la carta con el arrendamiento correcto.

Fecha de finalización del arrendamiento

Indique la fecha en que terminó el arrendamiento y se devolvió el inmueble. Esta fecha es el punto de referencia para valorar el estado del inmueble y para calcular el plazo de devolución.

Depósito retenido

Escriba el importe total del depósito retenido, con su moneda si es necesario. Si corresponden intereses o hubo devoluciones parciales anteriores, explíquelos en «Términos y Disposiciones Adicionales».

Desglose de deducciones y motivos

Enumere cada deducción por separado, con su importe y un breve motivo, como limpieza, reparación o alquiler impagado. Mencione los documentos de respaldo, como notas de inspección, fotografías o facturas, cuando estén disponibles.

Importe que se devuelve

Indique el importe que se devuelve tras las deducciones. Compruebe que el depósito retenido menos el total de las deducciones dé exactamente esa cifra.

Forma y fecha de devolución

Describa cómo se devolverá el dinero, por ejemplo, por transferencia bancaria o con cheque, y en qué fecha. Siempre que sea posible, utilice los datos de reenvío que haya facilitado el inquilino.

Errores frecuentes

• Indicar una única deducción total sin desglosarla. Detalle cada cargo y su motivo para que el inquilino pueda seguir el cálculo.
• Descontar el desgaste ordinario derivado del uso normal sin tener en cuenta las normas locales. Lo que puede descontarse varía según el lugar, así que compruébelo antes de incluir un cargo.
• Presentar cifras que no cuadran. Confirme que el depósito retenido menos las deducciones sea igual al importe devuelto.
• Mencionar daños sin documentos que los respalden. Remítase a las notas de inspección de entrada y salida, a fotografías o a facturas.
• Enviar la carta o el pago a una dirección antigua. Utilice la dirección de reenvío que haya facilitado el inquilino o confirme sus datos de contacto actuales.
• Tardar demasiado en enviar la carta. Los requisitos de plazo varían según el lugar, así que consulte las normas locales y actúe con prontitud.

Antes de firmar

• Compruebe la dirección del inmueble, los nombres de los inquilinos y la fecha de finalización del arrendamiento con el contrato.
• Coteje el importe del depósito con los comprobantes de pago y con cualquier devolución parcial anterior.
• Revise cada deducción, su importe y su motivo, y reúna los documentos de respaldo.
• Vuelva a calcular el importe que se devuelve y compruebe las operaciones.
• Confirme la forma de devolución, los datos de pago y la fecha con la información de reenvío del inquilino.
• Consulte las normas locales sobre plazos y deducciones permitidas, y pregunte a un abogado cualificado si las deducciones son considerables o están impugnadas.