Ordem de Alteração (Modificação do Âmbito do Trabalho)

Guia prático: Ordem de Alteração (Modificação do Âmbito do Trabalho)

Uma Ordem de Alteração (Modificação do Âmbito do Trabalho) é um registo escrito de uma alteração acordada a um trabalho já abrangido por um contrato ou declaração de trabalho. Identifica o contrato original, descreve a alteração e regista qualquer ajuste ao preço e ao calendário.

Para que serve

Clientes e prestadores utilizam uma ordem de alteração quando, depois de o projeto ter começado, o trabalho precisa de ser alargado, reduzido ou reorientado. É utilizada em conjunto com o contrato original, como uma declaração de trabalho para freelancer, um contrato de desenvolvimento de software e web, um contrato marco de prestação de serviços para prestador independente, um contrato de subempreitada ou um contrato de fotografia ou de serviços criativos. A ordem de alteração regista o que mudou, para que ambas as partes trabalhem com o mesmo plano atualizado.

Utilize-a para uma alteração definida a um projeto existente, como uma funcionalidade adicional, um entregável eliminado ou um prazo revisto. Se a alteração for tão grande que equivalha a um novo projeto, um novo escopo de trabalho poderá ser mais claro. Se as partes pretenderem pôr fim ao trabalho por completo, uma notificação de rescisão ou um documento de rescisão por mútuo acordo poderá ser mais adequado.

Verifique se o contrato original prevê um procedimento de alteração antes de utilizar este formulário. Alguns contratos exigem que as alterações sejam assinadas por pessoas identificadas, numeradas sequencialmente ou aprovadas antes do início dos trabalhos. As regras sobre alterações escritas diferem consoante o país e a região, por isso consulte os requisitos locais quando a alteração for significativa.

Quem o utiliza

• Um cliente que pede a um freelancer ou agência que acrescente, retire ou modifique entregáveis.
• Um programador web ou de software que documenta funcionalidades adicionais pedidas a meio do projeto.
• Um prestador que regista um calendário revisto após um atraso ou uma alteração de requisitos.
• Um empreiteiro principal que acorda uma alteração de âmbito com um subempreiteiro.
• Um fotógrafo ou profissional criativo que regista sessões, edições ou utilizações adicionais.

Condições a acordar

Contrato ou escopo de trabalho

Identifique o contrato a alterar pelo título e pela data e inclua o número da declaração de trabalho, se existir. Isto associa a ordem de alteração ao documento correto quando um cliente tem vários projetos com o mesmo prestador.

Número da ordem de alteração

Atribua a cada ordem de alteração um número único, como OA-01, OA-02 e assim sucessivamente. A numeração sequencial facilita o acompanhamento de todo o historial de alterações e do preço total atual.

Descrição da alteração

Descreva exatamente o que está a ser acrescentado, retirado ou modificado, em termos suficientemente concretos para que ambas as partes possam verificar mais tarde se foi entregue. Mencione qualquer elemento do âmbito original que a alteração substitua.

Ajuste de preço

Indique o montante e a moeda do aumento ou da redução e deixe claro se se trata de um valor fixo ou de uma estimativa. Se for útil, indique o novo preço total do contrato em «Termos e Provisões Adicionais».

Ajuste de calendário

Registe qualquer alteração de prazos, etapas ou da data final de entrega. Se o calendário não mudar, indique-o, para que nenhuma das partes presuma que foi concedido tempo adicional.

Efeito no resto do contrato

Uma ordem de alteração mantém normalmente em vigor todas as restantes cláusulas do contrato original. Se também mudarem os prazos de pagamento, os critérios de aceitação ou outras cláusulas, descreva-o em «Termos e Provisões Adicionais».

Erros comuns

• Começar o trabalho adicional antes de a ordem de alteração estar assinada. Acordar primeiro o âmbito, o preço e os prazos reduz desacordos posteriores sobre o que foi aprovado.
• Descrever a alteração em termos vagos, como «pequenas atualizações». Enumere as funcionalidades, páginas, entregáveis ou tarefas concretas envolvidas.
• Deixar o ajuste de preço em branco ou indicá-lo sem moeda. Indique o montante, a moeda e se acresce ao preço do contrato ou o reduz.
• Esquecer-se do calendário. Mesmo uma pequena alteração pode afetar etapas posteriores, por isso registe as novas datas ou confirme que nenhuma muda.
• Utilizar números de ordem de alteração incoerentes ou repetidos. Mantenha um registo simples de cada ordem de alteração e do respetivo estado.
• Ter o formulário assinado por alguém que não pode aprovar alterações. Verifique no contrato original quem está autorizado, de cada lado, a acordar alterações.

Antes de assinar

• Confirme o título, a data e o número do contrato ou escopo de trabalho com o original assinado.
• Verifique se o número da ordem de alteração segue a sequência das alterações anteriores.
• Leia a descrição da alteração e confirme que corresponde ao que ambas as partes discutiram.
• Verifique o ajuste de preço, a moeda e o total atualizado, se o acompanhar.
• Reveja o ajuste de calendário e o seu efeito nas etapas posteriores.
• Consulte o procedimento de alteração do contrato original e confirme que cada signatário está autorizado a aprovar a alteração.