Lembrete de Pagamento de Fatura em Atraso

Guia prático: Lembrete de Pagamento de Fatura em Atraso

Um Lembrete de Pagamento de Fatura em Atraso é um pedido escrito para que um cliente pague uma fatura cuja data de vencimento já passou. Identifica a fatura, indica o montante em atraso, explica como pagar e propõe uma nova data de pagamento.

Para que serve

Freelancers, prestadores e empresas de serviços utilizam este lembrete quando um cliente não pagou uma fatura dentro do prazo. É normalmente enviado no âmbito de uma relação de prestação de serviços existente, como um contrato marco de prestação de serviços para prestador independente, uma declaração de trabalho para freelancer, um contrato de desenvolvimento de software e web, um contrato de consultoria, um contrato de fotografia ou de serviços criativos, ou um contrato de subempreitada. O lembrete regista o pedido de forma cortês e factual, preservando a relação de trabalho.

Utilize-o como um primeiro passo, cortês, quando o pagamento estiver atrasado. Se vários lembretes ficarem sem resposta e a questão se tiver tornado um litígio formal, uma carta de cobrança mais firme ou aconselhamento profissional poderão ser mais adequados. Se o cliente contestar o próprio trabalho, pode ser útil resolver primeiro essa questão, por exemplo com um certificado de conclusão e aceitação.

Antes de enviar, consulte no contrato original as condições de pagamento, as penalizações por atraso e qualquer procedimento de resolução de litígios. As regras sobre encargos por atraso, juros e cobrança de dívidas diferem consoante o país e a região, por isso consulte os requisitos locais antes de mencionar quaisquer encargos. Peça aconselhamento a um advogado qualificado se o montante for elevado ou se o pagamento for recusado.

Quem o utiliza

• Um freelancer que dá seguimento a uma fatura por pagar relativa a trabalho concluído.
• Uma pequena agência ou estúdio que lembra um cliente de um pagamento de projeto em atraso.
• Um consultor que solicita o pagamento de serviços de assessoria já prestados.
• Um subempreiteiro que pede a um empreiteiro principal o pagamento de trabalho entregue.
• Um técnico de contabilidade ou responsável administrativo que envia lembretes em nome de uma empresa de serviços.

Condições a acordar

Número e data da fatura

Identifique a fatura exatamente como foi emitida, com o número e a data. Se houver várias faturas em atraso, enumere cada uma, neste campo ou em «Termos e Provisões Adicionais».

Montante em atraso

Indique o montante por pagar e a respetiva moeda. Se parte da fatura já tiver sido paga, indique o total original, o montante recebido e o saldo, para que o cliente o possa conferir com os seus registos.

Data de vencimento original

Registe a data de pagamento indicada na fatura ou no contrato. Isto ajuda o cliente a ver há quanto tempo o pagamento está pendente.

Como pagar

Dê instruções de pagamento claras, como os dados para transferência bancária ou uma ligação de pagamento, e a referência que o cliente deve utilizar. Volte a confirmar os dados da conta antes de enviar.

Data de pagamento solicitada

Proponha uma nova data razoável para o pagamento. Mantenha um tom cortês e prático, e consulte o contrato e as regras locais antes de indicar qualquer consequência de um novo atraso.

Penalizações ou juros de mora

Mencione encargos por atraso apenas se o contrato os previr e as regras locais os permitirem. Se os incluir, descreva o seu fundamento em «Termos e Provisões Adicionais», em vez de acrescentar montantes sem explicação.

Erros comuns

• Enviar o lembrete sem verificar se o pagamento já chegou. Concilie primeiro os seus registos para evitar uma correção embaraçosa.
• Indicar o número da fatura, o montante ou a data de vencimento errados. Copie os dados da própria fatura para que o cliente a encontre rapidamente.
• Acrescentar penalizações ou juros que o contrato não prevê. Consulte as condições de pagamento e as regras locais antes de mencionar qualquer encargo.
• Utilizar um tom agressivo ou ameaçador num primeiro lembrete. Um pedido claro e cortês obtém muitas vezes uma resposta mais rápida e protege a relação.
• Fornecer dados de pagamento incompletos ou incorretos. Inclua a conta, a referência e qualquer meio que o cliente deva utilizar.
• Enviar o lembrete a alguém que não trata dos pagamentos. Verifique quem é responsável pelas faturas do lado do cliente e coloque-o em cópia, se for o caso.

Antes de assinar

• Confirme o número, a data e o montante da fatura com os seus registos contabilísticos.
• Verifique se já foi recebido algum pagamento parcial ou total.
• Confira a data de vencimento original com a fatura e as condições de pagamento do contrato.
• Volte a verificar a exatidão das instruções de pagamento e da referência.
• Escolha uma data de pagamento razoável e reveja o tom do lembrete.
• Consulte o contrato e as regras locais antes de mencionar encargos por atraso, e peça aconselhamento a um advogado qualificado se a dívida for elevada ou contestada.