Certificado de Conclusão e Aceitação

Guia prático: Certificado de Conclusão e Aceitação

Um Certificado de Conclusão e Aceitação é um registo escrito de que um cliente recebeu e aceitou trabalhos ou entregáveis previstos num contrato ou escopo de trabalho. Indica a data de aceitação, eventuais pendências e o pagamento final agora devido.

Para que serve

Clientes e prestadores utilizam este certificado no final de um projeto ou de uma fase para registar que o trabalho acordado foi entregue e aceite. Segue-se ao contrato original, como uma declaração de trabalho para freelancer, um contrato de desenvolvimento de software e web, um contrato marco de prestação de serviços para prestador independente, um contrato de subempreitada, um contrato de fotografia ou de serviços criativos, ou um contrato de consultoria. Um registo comum da aceitação pode ajudar a encerrar o projeto e a dar origem à fatura final.

Utilize-o quando o cliente estiver pronto para confirmar a aceitação, na totalidade ou com as exceções indicadas. Se o cliente ainda não estiver satisfeito e o trabalho precisar de alterações, registe primeiro os problemas e acordem os passos seguintes. Se o próprio âmbito tiver mudado durante o projeto, poderá ser necessário assinar uma ordem de alteração antes da aceitação.

Verifique se o contrato original prevê procedimentos de aceitação, como períodos de teste, critérios de aceitação ou regras de aceitação tácita. Os efeitos da aceitação do trabalho, incluindo sobre garantias e reclamações posteriores, diferem consoante o país e a região e dependem do contrato. Peça aconselhamento a um advogado qualificado se o projeto for de valor significativo ou se houver desacordo quanto à qualidade.

Quem o utiliza

• Um cliente que confirma que um website, uma aplicação ou um software foi entregue conforme acordado.
• Um freelancer ou agência que pede ao cliente que aprove um projeto ou uma etapa concluída.
• Um consultor que encerra uma colaboração de assessoria após entregar um relatório final.
• Um empreiteiro principal que aceita um pacote de trabalho concluído por um subempreiteiro.
• Um fotógrafo ou profissional criativo que regista a aprovação, pelo cliente, das imagens ou conteúdos finais.

Condições a acordar

Contrato ou escopo de trabalho

Identifique pelo título e pela data o contrato ao abrigo do qual o trabalho foi realizado. Inclua o número da declaração de trabalho ou do projeto, para que o certificado fique associado à colaboração correta.

Trabalhos ou entregáveis aceites

Enumere o que está a ser aceite, como fases, funcionalidades, ficheiros ou relatórios específicos, e quando foram entregues. Seja suficientemente específico para que ambas as partes saibam o que está e o que não está incluído.

Data de aceitação

Registe a data em que o cliente aceita o trabalho. Esta data pode ser relevante para prazos de garantia, obrigações de assistência ou prazos de pagamento previstos no contrato original.

Pendências ou exceções

Este campo é opcional. Utilize-o para enumerar pequenos elementos que ainda falta concluir ou corrigir, com datas previstas, se possível. Deixá-lo em branco sugere que não há pendências, por isso verifique com cuidado.

Pagamento final agora devido

Indique o montante e a moeda agora a pagar e o prazo de pagamento. Se parte do pagamento ficar retida até à conclusão das pendências, indique-o claramente.

Garantia e assistência após a aceitação

Muitos contratos incluem um período de assistência ou de correção após a aceitação. Se quiser mencioná-lo, acrescente uma breve referência em «Termos e Provisões Adicionais».

Erros comuns

• Assinar a aceitação antes de rever ou testar o trabalho. Confira primeiro cada entregável com o âmbito acordado e eventuais critérios de aceitação.
• Descrever o trabalho aceite de forma demasiado genérica, como «o projeto». Enumere as fases, funcionalidades ou ficheiros abrangidos, para que questões posteriores possam ser esclarecidas.
• Omitir problemas conhecidos no campo das pendências. Registe-os, com uma data-alvo, mesmo que pareçam pequenos.
• Indicar um pagamento final que não corresponde ao contrato e às ordens de alteração. Recalcule a partir do preço original, dos eventuais ajustes e dos pagamentos já efetuados.
• Esquecer-se das ordens de alteração assinadas durante o projeto. Certifique-se de que o trabalho aceite reflete o âmbito final e atualizado.
• Ter o certificado assinado por alguém que não está autorizado a aceitar trabalhos em nome do cliente. Verifique quem pode aprovar entregáveis nos termos do contrato original.

Antes de assinar

• Confirme o título, a data e o número do contrato ou escopo de trabalho.
• Confira cada entregável indicado com o âmbito acordado, as ordens de alteração e eventuais critérios de aceitação.
• Verifique a data de aceitação e a sua relação com eventuais períodos de garantia ou assistência.
• Enumere todas as pendências ou exceções, com datas-alvo sempre que possível.
• Recalcule o pagamento final devido, incluindo a moeda, o prazo e qualquer montante retido.
• Consulte o procedimento de aceitação do contrato original e os requisitos locais, e peça aconselhamento a um advogado qualificado se a qualidade for contestada.