Certificado de Devolução ou Destruição de Informação Confidencial

Guia prático: Certificado de Devolução ou Destruição de Informação Confidencial

Um Certificado de Devolução ou Destruição de Informação Confidencial é uma declaração escrita de que o destinatário devolveu, destruiu ou eliminou materiais confidenciais. Identifica o acordo de confidencialidade, a informação abrangida, a forma como foi tratada e eventuais cópias conservadas.

Para que serve

Pessoas e empresas utilizam este certificado no final de um projeto, de uma negociação ou de uma relação de trabalho, quando a informação confidencial tem de ser devolvida ou destruída. Segue-se a um acordo de confidencialidade, como um acordo de confidencialidade mútua ou unilateral, um acordo de confidencialidade e atribuição de invenções para funcionários, um contrato marco de prestação de serviços para prestador independente ou um contrato de consultoria. O certificado dá à parte divulgadora um registo escrito do que foi feito com a sua informação.

Utilize-o quando o acordo terminar, quando um negócio não avançar ou quando a parte divulgadora pedir a devolução dos seus materiais. Regista o que a parte recetora declara ter feito; não prova, por si só, que todas as cópias desapareceram. Se a questão principal for uma suspeita de utilização indevida ou de fuga de informação, poderá ser necessária outra resposta e aconselhamento profissional.

Consulte no acordo de confidencialidade os requisitos de devolução ou destruição, incluindo prazos, métodos e cópias que podem ser conservadas. As regras sobre conservação de registos, tratamento de dados e dados pessoais diferem consoante o país e a região, por isso consulte os requisitos locais antes de eliminar registos que possa ter de conservar.

Quem o utiliza

• Uma empresa que avaliou um potencial negócio, que não avançou, ao abrigo de um acordo de confidencialidade.
• Um prestador ou consultor que devolve os materiais do cliente no fim de uma colaboração.
• Um trabalhador que sai da empresa e confirma que os documentos e ficheiros da empresa foram devolvidos ou eliminados.
• Uma parte divulgadora que pede confirmação escrita de que a sua informação já não está na posse de outrem.
• Um fornecedor ou parceiro que encerra um projeto conjunto que envolveu a partilha de dados confidenciais.

Condições a acordar

Acordo de confidencialidade

Identifique o acordo pelo título e pela data, como um acordo de confidencialidade mútua ou a secção de confidencialidade de um contrato de serviços. Isto associa o certificado às obrigações a que responde.

Informação e materiais abrangidos

Descreva as categorias de informação e as formas que assumiram, como documentos em papel, ficheiros, e-mails, amostras ou desenhos. Ser específico ajuda ambas as partes a compreender o que o certificado abrange.

Devolvidos, destruídos ou eliminados, e de que forma

Indique o que foi feito a cada categoria, por exemplo devolução por estafeta, destruição em trituradora ou eliminação de dispositivos e do armazenamento na nuvem. Mencione as cópias de segurança e as unidades partilhadas, se tiverem sido incluídas.

Data de conclusão

Registe a data em que a devolução ou destruição foi concluída. Se o trabalho tiver sido feito por fases, utilize a data em que foi concluído o último passo.

Cópias conservadas e motivo, se houver

Este campo é opcional. Se forem conservadas cópias, como uma cópia arquivada por razões contabilísticas ou de registo, indique o que é conservado, porquê e que continua a ser confidencial.

Continuação da confidencialidade

Devolver ou destruir os materiais não põe normalmente fim ao dever de manter a informação confidencial. Se quiser indicar que as obrigações originais se mantêm, acrescente-o em «Termos e Provisões Adicionais».

Erros comuns

• Descrever a informação de forma demasiado vaga, como «todos os materiais». Enumere as principais categorias e formatos para que a parte divulgadora possa verificar o âmbito.
• Esquecer cópias em e-mails, cópias de segurança, pastas partilhadas ou dispositivos pessoais. Procure em todos os locais onde a informação possa ter sido guardada antes de assinar.
• Assinar antes de a devolução ou destruição estar efetivamente concluída. Conclua primeiro cada passo e só depois registe a data de conclusão.
• Omitir cópias conservadas deliberadamente. Indique o que é conservado e porquê, em vez de dar a entender que tudo foi destruído.
• Destruir registos que possam ter de ser conservados por outras razões. Consulte primeiro o acordo e os requisitos locais de conservação de registos.
• Ter o certificado assinado por alguém que não sabe o que foi feito. O signatário deve poder confirmar os passos dados em toda a organização.

Antes de assinar

• Confirme o título e a data do acordo de confidencialidade.
• Verifique os requisitos de devolução ou destruição do acordo, incluindo métodos e prazos.
• Procure em todos os locais de armazenamento, incluindo e-mail, cópias de segurança, serviços na nuvem e dispositivos utilizados pelos membros da equipa.
• Registe, para cada categoria de informação, o que foi devolvido, destruído ou eliminado, e de que forma.
• Enumere eventuais cópias conservadas, o motivo da conservação e a forma como serão protegidas.
• Consulte as regras locais sobre conservação de registos e tratamento de dados, e peça aconselhamento a um advogado qualificado se a informação for muito sensível ou se for provável um litígio.