租約違約通知書 / 限期改善或搬遷通知書

租約違約通知書 / 限期改善或搬遷通知書：實務指南

違反租約通知 / 限期改善或搬遷通知是出租人發給承租人的書面訊息，指出涉嫌違反租約的情形。通知中說明要求承租人如何處理該問題，或說明若問題未獲解決，承租人可能須搬離。

用途

出租人認為承租人未遵守租約條款時，可能會使用此通知，例如承租人未遵守與房屋或其行為相關的規定。通知應清楚描述疑慮，讓承租人了解發生了什麼事，以及出租人要求如何回應。承租人可藉此了解出租人的立場，並決定採取哪些步驟或提供哪些資訊。

依據通知採取行動前，雙方應查閱房屋所在地的規定，尤其是必要用語、送達方式、回應期間，或要求承租人離開前必須完成的步驟。如果疑慮僅涉及未付租金，專門處理租金的通知可能更合適。搬遷通知或不續租通知可能適用於其他情況，例如終止租賃，而非要求承租人改正特定問題。

使用者

• 認為承租人違反租約條款並想說明如何處理該問題的出租人。
• 協助出租人向承租人傳達疑慮的物業經理。
• 收到通知且需要確認主張、要求的行動與回應日期的承租人。
• 希望保留疑慮之書面紀錄以及為解決該問題而討論之任何步驟的出租人與承租人。

須決定的條款

當事人與租賃物

載明出租人與各承租人的姓名，並與租約所載一致，同時清楚標示租賃物。請核對房號、建築物或地址等資料，以免本通知與其他租賃關係混淆。

租約條款與涉嫌違約情形

描述涉及的租約條款，以及出租人認為違反該條款的行為或狀況。陳述相關日期與可觀察的事實，並將寄件人已知的事實與其認為或被告知的事實區分開來。

要求的改善

明確說明要求承租人採取何種行動，例如停止特定活動或改正描述的狀況。若需要一個以上的步驟，請清楚列出每一項，並說明承租人如何證明該步驟已完成。

回應期間與日期

在確認當地適用何種時間與送達規定後，載明要求承租人採取行動的期限。若規定或情況需要說明，請清楚寫出該日期的計算方式。

後果與選項

說明若未解決問題，出租人主張可能發生之事，包含是否要求承租人搬離。避免使用暗示該通知本身即具備驅離承租人或解決爭議效果的字眼。

請求金額（如有）

若通知包含金額，請說明該款項的用途及計算方式。切勿僅因其出現於租約或通知中即擅加費用；應確認在此情況下是否得請求該筆費用。

送達記錄

保留一份通知副本，並記錄送達的時間、方式與對象。請查明當地關於送達以及見證人、簽名或送達記錄的規定。

表單的使用

若表單中沒有合適欄位可填寫租賃物詳細資料、要求的改善事項或回覆日期，請將其清楚寫在「其他條款與規定」中。

常見錯誤

• 使用如「您違反了租約」等模稜兩可的主張，卻未敘明具體行為、地點或相關日期。承租人需要足夠的細節以理解並回應指控。
• 要求未能解決所述問題的行動，或將數個問題混為一談成為一個不明確的要求。請將各項要求的步驟與特定的違約指控相對應。
• 未查明當地規定如何計算天數或要求送達方式，即選定回覆日期。若通知送達時間較預期為晚，看似明確的日期仍可能引發混淆。
• 未說明依據即逕自添加費用、修繕成本或其他金額。請將金錢請求與要求承租人採取的非金錢步驟區分開來。
• 將通知視為違約發生的證明，或視為將承租人反鎖在外、移除其物品或斷絕服務的許可。通知內容應保持事實導向，並遵循任何後續步驟所需的程序。
• 將通知寄送至錯誤的人或地址，或未保留送達記錄。請確認租約上列出的人員，並妥善保存載有日期的副本與送達詳細資訊。

簽署前

• 比對姓名與房屋地址是否與租約及目前的租賃紀錄相符。
• 確認您所依據的租約條款，並正確描述所稱的違約行為。
• 使每項要求的行動清楚、具體，並與所述疑慮相符。
• 確認該房屋所在地的回覆期間、規定用語與送達方式。
• 審閱所有金錢請求，並說明其金額與用途。
• 刪除您無法舉證的陳述，並保持通知內容尊重且基於事實。
• 保存副本並規劃如何記錄送達。