租約不續約通知書

租約不續約通知書：實務指南

不續租通知書是一份書面訊息，表示租約一方計畫在現行期間結束時不再續約。內容會指明該租約及預計結束日期，讓雙方能為此變更預做準備。

用途

出租人可發送此通知，表示其不打算在現行期間結束時續約。承租人亦可發送此通知，表示其計畫搬離而不續約。此通知記錄了寄件人的意圖；其本身並不會改變租約條款或處理所有搬遷細節。

當租約即將到期，且一方想表明將不再續約時，請使用本文件。若有人想在約定的結束日期前提前終止租約，或是要處理未繳租金或違反租約的問題，其他文件或程序可能更合適。請查閱租約及物業所在地的規定，確認預告期間、送達方式及任何規定的用語。

使用者

• 計畫在現行期間結束時不予續約的出租人。
• 計畫搬遷而不願續約的承租人。
• 協助出租人發送不續租通知的物業經理人。
• 在租約中被指定為出租人或承租人的公司或其他組織。
• 需要傳達共同決定的多位共同承租人或共有人。

須決定的條款

寄件人與收件人

請使用租約中記載的人員或組織名稱，並明確指出是由哪一方發送通知。若一方指定了多人，請確認應由誰接收或發送訊息。

租約與物業

請以簽約日期或其他明確描述指明租約，並填寫租賃物業的完整地址，以便收件人將其與相同當事人之間的其他租約區分。

不續約的決定

明白表示寄件人不打算續約。避免使用可能被解讀為要求討論續約或同意提前終止租約的字眼。

租約結束日期

寫出租約中記載的結束日期，並與租約及任何後續的書面變更進行核對。若雙方曾討論過不同的日期，除非雙方已明確同意，否則切勿將其呈現為已達成合意。

搬遷與交還

若有幫助，可說明雙方已討論過的實際安排，例如何時歸還鑰匙、搬離物品或交還房屋。唯有在雙方皆同意的情況下，始得將這些內容描述為議定事項。

送達與紀錄

選擇可留存紀錄的方式發送通知，並妥善保存通知副本與送達紀錄。請查閱租約或當地規定是否明定送達方式。

簽署與收件

指明由發送方的何人簽署，並填寫簽署日期。收件人無須簽署本通知；請另行保存送達紀錄，以證明對方已收受。

常見錯誤

• 使用不正確的租約結束日期或物業地址，可能會讓收件人不確定該訊息涉及哪一份租約或哪一處物業。
• 僅寫出寄件人「正在考慮」不續約，可能會使意圖不夠明確。若已做決定，請直接表明。
• 將不續約與提前終止混淆，可能會對租約預計結束的時間產生爭議。在發送通知前，請先將通知與租約載明的期間進行比對。
• 認為只要透過任何方便的方式發送通知即已足夠；若租約或當地規定指定了送達方式或期限，可能會引發問題。
• 加入雙方未達成合意的搬遷條件、費用或其他要求，可能讓一份單純的通知演變成爭議。請將不同事項分開說明清楚，並在陳述義務前先查閱租約。
• 將通知視為收件人同意的證明可能會造成混淆。請明確表達寄件人的決定，並另行保存送達紀錄。

簽署前

• 請將雙方姓名、物業地址與租約描述與原租約進行核對。
• 確認租約結束日期，以及寄件人所要表達的決定。
• 檢查租賃契約與當地規定，以確認時間、送達方式及必要文字。
• 確認已列出所有應發送或接收該通知的人員。
• 在將搬遷或點交細節描述為雙方同意之前，先與對方審視相關細節。
• 確認寄件人已在通知上簽署並填寫日期，並妥善保存獨立的送達紀錄。
• 保存完整副本，以及通知發送方式與時間的紀錄。