Modulo d'Ordine di Modifica (Variazione dell'Ambito di Lavoro)

Guida pratica: Modulo d'Ordine di Modifica (Variazione dell'Ambito di Lavoro)

Il Modulo d’Ordine di Modifica (Variazione dell’Ambito di Lavoro) è un documento scritto che registra una modifica concordata a lavori già previsti da un contratto o da un documento sull’ambito di lavoro. Identifica il contratto originale, descrive la modifica e registra l’eventuale adeguamento di prezzo e tempistiche.

A cosa serve

Clienti e appaltatori usano un ordine di modifica quando, dopo l’avvio del progetto, il lavoro deve essere ampliato, ridotto o modificato. Si utilizza insieme all’accordo originale, come un Ambito di Lavoro Freelance (SOW) e Addendum alle Tappe, un Accordo di Sviluppo Software e Web, un Contratto Quadro di Servizi per Lavoratore Autonomo (MSA), un Contratto di Subappalto o un Contratto di Fotografia, Videografia e Media Creativi. L’ordine di modifica registra che cosa è cambiato, così entrambe le parti lavorano sulla base dello stesso piano aggiornato.

Lo usi per una modifica definita a un progetto esistente, ad esempio una funzionalità aggiunta, una consegna eliminata o una scadenza rivista. Se la modifica è così ampia da costituire di fatto un nuovo progetto, un nuovo documento sull’ambito di lavoro può risultare più chiaro. Se le parti vogliono interrompere del tutto il lavoro, può essere più adatto un Avviso di Risoluzione del Contratto o un documento di risoluzione consensuale.

Prima di usare questo modulo, verifichi se il contratto originale prevede una procedura per le modifiche. Alcuni contratti richiedono che le modifiche siano firmate da persone specifiche, numerate in sequenza o approvate prima dell’inizio dei lavori. Le regole sulle modifiche scritte variano da un Paese e da una regione all’altra, quindi verifichi i requisiti locali quando la modifica è rilevante.

Chi lo usa

• Un cliente che chiede a un freelance o a un’agenzia di aggiungere, eliminare o modificare delle consegne.
• Uno sviluppatore web o software che documenta funzionalità aggiuntive richieste a progetto in corso.
• Un fornitore che registra una tempistica rivista dopo un ritardo o una variazione dei requisiti.
• Un appaltatore principale che concorda con un subappaltatore una variazione dell’ambito di lavoro.
• Un fotografo o un professionista creativo che registra servizi fotografici, modifiche o utilizzi aggiuntivi.

Condizioni da concordare

Contratto o documento sull’ambito di lavoro

Identifichi l’accordo che viene modificato con il titolo e la data e indichi l’eventuale numero del documento sull’ambito di lavoro. In questo modo l’ordine di modifica si collega al documento corretto quando un cliente ha più progetti con lo stesso fornitore.

Numero dell’ordine di modifica

Assegni a ogni ordine di modifica un numero univoco, ad esempio OM-01, OM-02 e così via. Una numerazione progressiva rende più facile seguire la cronologia completa delle modifiche e il prezzo totale aggiornato.

Descrizione della modifica

Descriva con esattezza che cosa viene aggiunto, eliminato o modificato, in termini abbastanza specifici da permettere a entrambe le parti di verificare in seguito se è stato consegnato. Indichi anche gli elementi dell’ambito originale che la modifica sostituisce.

Adeguamento del prezzo

Indichi l’importo e la valuta dell’aumento o della riduzione e specifichi se si tratta di una somma fissa o di una stima. Se utile, riporti il prezzo totale del contratto aggiornato in «Termini e Disposizioni Aggiuntive».

Adeguamento delle tempistiche

Registri qualsiasi variazione di scadenze, tappe intermedie o data di consegna finale. Se le tempistiche non cambiano, lo specifichi, così nessuna delle parti presume che sia stato concesso più tempo.

Effetti sul resto del contratto

Di solito un ordine di modifica lascia invariate tutte le altre condizioni dell’accordo originale. Se cambiano anche i tempi di pagamento, i criteri di accettazione o altre condizioni, lo descriva in «Termini e Disposizioni Aggiuntive».

Errori comuni

• Iniziare il lavoro aggiuntivo prima che l’ordine di modifica sia firmato. Concordare prima ambito, prezzo e tempistiche riduce i successivi disaccordi su che cosa sia stato approvato.
• Descrivere la modifica in termini vaghi come «piccoli aggiornamenti». Elenchi le funzionalità, le pagine, le consegne o le attività specifiche coinvolte.
• Lasciare in bianco l’adeguamento del prezzo o indicarlo senza valuta. Indichi l’importo, la valuta e se si aggiunge al prezzo del contratto o lo riduce.
• Dimenticare di considerare le tempistiche. Anche una piccola modifica può incidere sulle tappe successive, quindi registri le nuove date o confermi che non cambiano.
• Usare numeri di ordine di modifica incoerenti o duplicati. Tenga un semplice registro di ogni ordine di modifica e del suo stato.
• Far firmare il modulo da qualcuno che non può approvare modifiche. Verifichi nel contratto originale chi è autorizzato, per ciascuna parte, a concordare le modifiche.

Prima di firmare

• Verifichi titolo, data e numero del contratto o del documento sull’ambito di lavoro confrontandoli con l’originale firmato.
• Controlli che il numero dell’ordine di modifica segua la sequenza delle modifiche precedenti.
• Legga la descrizione della modifica e verifichi che corrisponda a quanto discusso da entrambe le parti.
• Verifichi l’adeguamento del prezzo, la valuta e, se lo tiene aggiornato, il totale.
• Esamini l’adeguamento delle tempistiche e i suoi effetti sulle tappe successive.
• Controlli la procedura di modifica prevista dal contratto originale e verifichi che ciascun firmatario sia autorizzato ad approvare la modifica.