Avviso di Risoluzione del Contratto

Guida pratica: Avviso di Risoluzione del Contratto

L’Avviso di Risoluzione del Contratto è una comunicazione scritta con cui il mittente informa l’altra parte che intende porre fine a un contratto in essere. Identifica il contratto e la clausola invocata, indica da quando la risoluzione ha effetto e riporta le richieste per la chiusura del rapporto.

A cosa serve

Si usa questo avviso quando si vuole porre fine a un rapporto di servizi, di licenza o di società e serve una documentazione scritta chiara di tale decisione. Di solito si invia in base a un accordo esistente, come un Contratto Quadro di Servizi per Lavoratore Autonomo (MSA), un Contratto di Consulenza e Servizi di Advisory, un Accordo di Sviluppo Software e Web, un Contratto di Fotografia, Videografia e Media Creativi o un Contratto di Subappalto, una Concessione di Licenza per Codice Sorgente Software o un Accordo di Licenza per Marchi / Asset di Brand, oppure un Accordo di Società in Nome Collettivo. L’avviso documenta la posizione del mittente; non stabilisce se la risoluzione sia consentita.

Lo usi quando il contratto contiene già una clausola di risoluzione e il mittente intende avvalersene. Se invece le parti concordano insieme di chiudere il rapporto, può essere più adatto un documento di risoluzione consensuale o di liberatoria. Se la questione principale è una fattura non pagata o una richiesta di modifica del lavoro, può essere più indicato un Sollecito di Pagamento per Fattura Scaduta o un Modulo d’Ordine di Modifica (Variazione dell’Ambito di Lavoro).

Prima di inviarlo, legga con attenzione la clausola di risoluzione e verifichi le regole applicabili nel luogo in cui il contratto viene eseguito. Periodi di preavviso, motivi ammessi, modalità di consegna ed effetti della cessazione di un contratto variano da un Paese e da una regione all’altra. Se il contratto è di valore rilevante, la risoluzione è contestata o viene contestato un inadempimento, si rivolga a un avvocato qualificato.

Chi lo usa

• Un cliente che chiude un rapporto con un freelance o un lavoratore autonomo in base alla clausola di risoluzione del contratto.
• Un lavoratore autonomo o un consulente che si ritira da un incarico di servizi in corso.
• Un licenziante o un licenziatario che pone fine a una licenza software o di marchio.
• Un socio che dà disdetta per chiudere un rapporto di società in base alle condizioni di uscita previste.
• Un appaltatore principale che pone fine all’incarico di un subappaltatore in un progetto.

Condizioni da concordare

Contratto oggetto di risoluzione

Identifichi il contratto con il titolo e la data, esattamente come compaiono sulla copia firmata. Se esistono più documenti collegati, ad esempio un accordo quadro e singoli documenti sull’ambito di lavoro, specifichi quali sono interessati dall’avviso e quali, eventualmente, restano in vigore.

Clausola contrattuale invocata

Indichi la sezione o la clausola che consente la risoluzione e ne riassuma il contenuto, ad esempio il recesso senza giusta causa con un determinato preavviso. Citare la clausola con precisione aiuta il destinatario a verificare il fondamento dell’avviso.

Data di efficacia della risoluzione

Indichi la data esatta in cui il contratto termina. Calcoli l’eventuale periodo di preavviso a partire dalla data in cui il destinatario riceverà verosimilmente l’avviso e verifichi nel contratto e nelle regole locali come va calcolato tale periodo.

Motivo della risoluzione, se indicato

Questo campo è facoltativo. Alcune clausole consentono la risoluzione senza motivo, mentre altre ne richiedono uno. Se indica un motivo, lo esponga in modo breve e basato sui fatti ed eviti affermazioni che non può sostenere con documenti.

Fatture finali, passaggio di consegne e restituzione dei materiali

Indichi che cosa deve avvenire durante la chiusura del rapporto: quando vanno emesse le fatture finali, quali lavori o file devono essere consegnati e quali materiali, attrezzature o credenziali di accesso devono essere restituiti. Ove possibile, indichi delle date.

Obblighi che sopravvivono alla risoluzione

Molti contratti mantengono alcuni obblighi anche dopo la risoluzione, come la riservatezza, il pagamento del lavoro svolto o le limitazioni di licenza. Se desidera menzionarli, aggiunga un breve riferimento in «Termini e Disposizioni Aggiuntive».

Errori comuni

• Citare la clausola sbagliata o parafrasarla in modo impreciso. Legga il contratto firmato e riporti correttamente il numero della clausola e la sua condizione principale.
• Scegliere una data di efficacia che non rispetta l’intero periodo di preavviso. Calcoli quando il destinatario riceverà l’avviso e conti in avanti da quella data.
• Inviare l’avviso a un indirizzo o a una persona non indicati nella clausola del contratto sulle comunicazioni. Utilizzi i recapiti previsti dal contratto o quelli più recenti concordati per iscritto tra le parti.
• Fornire un motivo dettagliato o emotivo quando la clausola non lo richiede. Di solito una dichiarazione breve e basata sui fatti, o nessuna motivazione, è più chiara.
• Lasciare vaghe le fasi di chiusura. Indichi quali fatture finali, consegne, file e attrezzature sono attesi ed entro quando.
• Dare per scontato che l’avviso ponga fine a tutti i documenti collegati. Specifichi chiaramente se terminano anche i documenti sull’ambito di lavoro, le licenze o gli accordi accessori collegati.

Prima di firmare

• Verifichi il titolo del contratto, la data e le parti confrontandoli con la copia firmata.
• Rilegga la clausola di risoluzione e controlli che l’avviso ne rispetti le condizioni.
• Ricalcoli la data di efficacia tenendo conto dell’intero periodo di preavviso e dei tempi di consegna.
• Riveda l’eventuale motivo indicato, verificandone l’esattezza e la neutralità della formulazione.
• Controlli che le richieste per la chiusura del rapporto, comprese fatture finali, passaggio di consegne e restituzioni, riportino date e voci chiare.
• Verifichi la clausola del contratto sulle comunicazioni e le regole locali su consegna e tempistiche, e si rivolga a un avvocato qualificato se la risoluzione potrebbe essere contestata.