Sollecito di Pagamento per Fattura Scaduta

Guida pratica: Sollecito di Pagamento per Fattura Scaduta

Il Sollecito di Pagamento per Fattura Scaduta è una richiesta scritta rivolta a un cliente affinché paghi una fattura la cui scadenza è già trascorsa. Identifica la fattura, indica l’importo scaduto, spiega come pagare e propone una nuova data di pagamento.

A cosa serve

Freelance, lavoratori autonomi e imprese di servizi usano questo sollecito quando un cliente non ha pagato una fattura nei tempi previsti. Di solito si invia in base a un rapporto di servizi esistente, come un Contratto Quadro di Servizi per Lavoratore Autonomo (MSA), un Ambito di Lavoro Freelance (SOW) e Addendum alle Tappe, un Accordo di Sviluppo Software e Web, un Contratto di Consulenza e Servizi di Advisory, un Contratto di Fotografia, Videografia e Media Creativi o un Contratto di Subappalto. Il sollecito documenta la richiesta in modo cortese e basato sui fatti, contribuendo a preservare il rapporto di lavoro.

Lo usi come primo passo cortese quando un pagamento è in ritardo. Se diversi solleciti sono rimasti senza risposta e la questione è diventata una vera e propria controversia, può essere più appropriata una Lettera formale di diffida e richiesta di pagamento scaduto o un parere professionale. Se il cliente contesta il lavoro stesso, può essere utile risolvere prima quella questione, ad esempio con un Certificato di Completamento e Accettazione.

Prima di inviarlo, verifichi nel contratto originale i termini di pagamento, le eventuali penali per ritardo e le procedure di risoluzione delle controversie. Le norme su penali per ritardato pagamento, interessi e recupero crediti variano da un Paese e da una regione all’altra, quindi verifichi i requisiti locali prima di menzionare qualsiasi addebito. Se l’importo è rilevante o il pagamento viene rifiutato, si rivolga a un avvocato qualificato.

Chi lo usa

• Un freelance che sollecita il pagamento di una fattura per un lavoro completato.
• Una piccola agenzia o uno studio che ricorda a un cliente un pagamento di progetto scaduto.
• Un consulente che chiede il pagamento di servizi di consulenza già prestati.
• Un subappaltatore che chiede a un appaltatore principale di pagare il lavoro consegnato.
• Un contabile o un responsabile d’ufficio che invia solleciti per conto di un’impresa di servizi.

Condizioni da concordare

Numero e data della fattura

Identifichi la fattura esattamente come è stata emessa, con numero e data. Se le fatture scadute sono più di una, le elenchi tutte, in questo campo o in «Termini e Disposizioni Aggiuntive».

Importo scaduto

Indichi l’importo non pagato e la valuta. Se una parte della fattura è stata pagata, riporti il totale originario, l’importo ricevuto e il saldo, così il cliente può confrontarli con la propria contabilità.

Data di scadenza originaria

Registri la data di pagamento indicata sulla fattura o nel contratto. In questo modo il cliente vede da quanto tempo il pagamento è in sospeso.

Modalità di pagamento

Fornisca istruzioni di pagamento chiare, come le coordinate bancarie per il bonifico o un link di pagamento, e la causale che il cliente deve utilizzare. Ricontrolli i dati del conto prima dell’invio.

Data di pagamento richiesta

Proponga una nuova data di pagamento ragionevole. Mantenga un tono cortese e concreto, e verifichi il contratto e le regole locali prima di indicare qualsiasi conseguenza di un ulteriore ritardo.

Penali per ritardo o interessi

Menzioni addebiti per ritardo solo se il contratto li prevede e le regole locali li consentono. Se li include, ne descriva il fondamento in «Termini e Disposizioni Aggiuntive» invece di aggiungere importi senza spiegazione.

Errori comuni

• Inviare il sollecito senza verificare se il pagamento è già arrivato. Riconcili prima la Sua contabilità per evitare una rettifica imbarazzante.
• Indicare un numero di fattura, un importo o una data di scadenza errati. Copi i dati direttamente dalla fattura, così il cliente può ritrovarla rapidamente.
• Aggiungere penali o interessi che il contratto non prevede. Verifichi i termini di pagamento e le regole locali prima di menzionare qualsiasi addebito.
• Usare un tono aggressivo o minaccioso in un primo sollecito. Una richiesta chiara e cortese spesso ottiene una risposta più rapida e tutela il rapporto.
• Fornire dati di pagamento incompleti o errati. Indichi il conto, la causale e il metodo che il cliente deve utilizzare.
• Inviare il sollecito a una persona che non si occupa dei pagamenti. Verifichi chi è responsabile delle fatture presso il cliente e, se opportuno, lo metta in copia.

Prima di firmare

• Verifichi numero, data e importo della fattura confrontandoli con la Sua contabilità.
• Controlli se è già stato ricevuto un pagamento parziale o totale.
• Verifichi la data di scadenza originaria rispetto alla fattura e ai termini di pagamento del contratto.
• Ricontrolli l’esattezza delle istruzioni di pagamento e della causale.
• Scelga una data di pagamento ragionevole e riveda il tono del sollecito.
• Verifichi il contratto e le regole locali prima di menzionare addebiti per ritardo, e si rivolga a un avvocato qualificato se il credito è rilevante o contestato.