Certificato di Completamento e Accettazione

Guida pratica: Certificato di Completamento e Accettazione

Il Certificato di Completamento e Accettazione è un documento scritto che attesta che il cliente ha ricevuto e accettato lavori o consegne previsti da un contratto o da un documento sull’ambito di lavoro. Indica la data di accettazione, le eventuali voci ancora in sospeso e il pagamento finale ora dovuto.

A cosa serve

Clienti e appaltatori usano questo certificato al termine di un progetto o di una fase per attestare che il lavoro concordato è stato consegnato e accettato. Segue l’accordo originale, come un Ambito di Lavoro Freelance (SOW) e Addendum alle Tappe, un Accordo di Sviluppo Software e Web, un Contratto Quadro di Servizi per Lavoratore Autonomo (MSA), un Contratto di Subappalto, un Contratto di Fotografia, Videografia e Media Creativi o un Contratto di Consulenza e Servizi di Advisory. Una documentazione condivisa dell’accettazione può aiutare a chiudere il progetto e a dare avvio alla fattura finale.

Lo usi quando il cliente è pronto a confermare l’accettazione, per intero o con eccezioni elencate. Se il cliente non è ancora soddisfatto e il lavoro richiede modifiche, registri prima i problemi e concordi i passi successivi. Se nel corso del progetto è cambiato l’ambito stesso del lavoro, potrebbe essere necessario firmare un Modulo d’Ordine di Modifica (Variazione dell’Ambito di Lavoro) prima dell’accettazione.

Verifichi se il contratto originale prevede procedure di accettazione, come periodi di collaudo, criteri di accettazione o regole di accettazione tacita. Gli effetti dell’accettazione del lavoro, anche su garanzie e pretese successive, variano da un Paese e da una regione all’altra e dipendono dal contratto. Se il progetto è di valore rilevante o c’è disaccordo sulla qualità, si rivolga a un avvocato qualificato.

Chi lo usa

• Un cliente che conferma che un sito web, un’app o un software è stato consegnato come concordato.
• Un freelance o un’agenzia che chiede al cliente di approvare un progetto o una tappa completati.
• Un consulente che chiude un incarico di consulenza dopo aver consegnato la relazione finale.
• Un appaltatore principale che accetta un pacchetto di lavori completato da un subappaltatore.
• Un fotografo o un professionista creativo che registra l’approvazione da parte del cliente delle immagini o dei contenuti finali.

Condizioni da concordare

Contratto o documento sull’ambito di lavoro

Identifichi con il titolo e la data l’accordo in base al quale è stato svolto il lavoro. Indichi l’eventuale numero del documento sull’ambito di lavoro o del progetto, così il certificato si collega all’incarico corretto.

Lavori o consegne accettati

Elenchi che cosa viene accettato, ad esempio fasi, funzionalità, file o relazioni specifici, e quando sono stati consegnati. Sia abbastanza preciso perché entrambe le parti possano capire che cosa è incluso e che cosa no.

Data di accettazione

Registri la data in cui il cliente accetta il lavoro. In base all’accordo originale, questa data può essere rilevante per i periodi di garanzia, gli obblighi di assistenza o i tempi di pagamento.

Voci in sospeso o eccezioni

Questo campo è facoltativo. Lo usi per elencare eventuali voci minori ancora da completare o correggere, se possibile con le date previste. Lasciarlo vuoto lascia intendere che non resta nulla in sospeso, quindi controlli con attenzione.

Pagamento finale ora dovuto

Indichi l’importo e la valuta ora esigibili e i tempi di pagamento. Se una parte del pagamento viene trattenuta fino al completamento delle voci in sospeso, lo specifichi chiaramente.

Garanzia e assistenza dopo l’accettazione

Molti accordi prevedono un periodo di assistenza o di correzione dopo l’accettazione. Se desidera indicarlo, aggiunga un breve riferimento in «Termini e Disposizioni Aggiuntive».

Errori comuni

• Firmare l’accettazione prima di aver esaminato o collaudato il lavoro. Verifichi prima ogni consegna rispetto all’ambito concordato e agli eventuali criteri di accettazione.
• Descrivere il lavoro accettato in modo troppo generico, ad esempio «il progetto». Elenchi le fasi, le funzionalità o i file coperti, così da poter rispondere a eventuali domande successive.
• Omettere dal campo delle voci in sospeso problemi già noti. Li registri con una data obiettivo, anche se sembrano di poco conto.
• Indicare un pagamento finale che non corrisponde al contratto e agli ordini di modifica. Ricalcoli l’importo partendo dal prezzo originale, dagli eventuali adeguamenti e dai pagamenti già effettuati.
• Dimenticare gli ordini di modifica firmati nel corso del progetto. Si assicuri che il lavoro accettato rispecchi l’ambito finale aggiornato.
• Far firmare una persona non autorizzata ad accettare il lavoro per conto del cliente. Verifichi chi può approvare le consegne in base all’accordo originale.

Prima di firmare

• Verifichi titolo, data e numero del contratto o del documento sull’ambito di lavoro.
• Esamini ogni consegna elencata rispetto all’ambito concordato, agli ordini di modifica e agli eventuali criteri di accettazione.
• Controlli la data di accettazione e il suo rapporto con eventuali periodi di garanzia o assistenza.
• Elenchi tutte le voci in sospeso o le eccezioni, ove possibile con le date obiettivo.
• Ricalcoli il pagamento finale dovuto, comprese valuta, tempistiche ed eventuali importi trattenuti.
• Verifichi la procedura di accettazione prevista dal contratto originale e i requisiti locali, e si rivolga a un avvocato qualificato se la qualità è contestata.