Accordo di Proroga del Contratto

Guida pratica: Accordo di Proroga del Contratto

L’Accordo di Proroga del Contratto è un documento scritto che registra la decisione delle parti di proseguire un contratto in essere oltre la sua attuale data di scadenza. Identifica il contratto originale, la scadenza attuale e quella nuova, nonché i compensi e le altre condizioni per il periodo di proroga.

A cosa serve

Si ricorre a un accordo di proroga quando un rapporto contrattuale procede bene ed entrambe le parti vogliono proseguirlo senza negoziare da zero un nuovo contratto. Si usa comunemente con un Contratto Quadro di Servizi per Lavoratore Autonomo (MSA), un Contratto di Consulenza e Servizi di Advisory, un Contratto di Subappalto, una Concessione di Licenza per Codice Sorgente Software, un Accordo di Licenza per Marchi / Asset di Brand o un Accordo di Non Divulgazione Mutuo (NDA Bilaterale). Mantiene in vigore le condizioni esistenti e registra la nuova durata e le eventuali modifiche concordate.

Lo usi prima che la scadenza attuale sia superata, così non si crea un periodo in cui non è chiaro se il contratto sia ancora applicabile. Se le parti vogliono modificare molte condizioni contemporaneamente, un nuovo contratto o un Accordo di Modifica del Contratto può essere più chiaro. Se il contratto originale si rinnova automaticamente, verifichi come funziona quella clausola prima di predisporre una proroga separata.

Alcuni contratti stabiliscono come deve essere concordata una proroga, ad esempio con un periodo di preavviso o con un documento scritto firmato da tutte le parti. I requisiti variano da un Paese e da una regione all’altra, quindi controlli il contratto originale e le regole locali e si rivolga a un avvocato qualificato se la proroga comporta compensi o diritti rilevanti.

Chi lo usa

• Un committente e un lavoratore autonomo che proseguono un rapporto di servizi in corso.
• Un consulente il cui incarico di consulenza viene rinnovato per un ulteriore periodo.
• Un appaltatore principale che prolunga l’incarico di un subappaltatore su un progetto più lungo del previsto.
• Un licenziante e un licenziatario che proseguono una licenza di software, di marchio o di brand.
• Due parti che mantengono in vigore un accordo di riservatezza per un ulteriore periodo.

Condizioni da concordare

Contratto oggetto di proroga

Identifichi il contratto originale indicandone titolo, data e parti. Se è già stato modificato o prorogato in precedenza, menzioni quei documenti, così chi legge sa quale versione prosegue.

Scadenza attuale

Indichi la data di scadenza così come risulta attualmente dal contratto o dalla sua ultima modifica. La verifichi sul documento originale invece di affidarsi alla memoria.

Nuova scadenza

Indichi la nuova data in cui il contratto terminerà. Chiarisca se il contratto potrà essere prorogato di nuovo e come verrebbe concordato un eventuale ulteriore rinnovo.

Compensi o tariffe per il periodo di proroga

Registri i compensi, le tariffe o le royalty che si applicano durante la proroga e la data da cui decorrono. Se i compensi restano invariati, lo dica chiaramente.

Altre modifiche per il periodo di proroga

Descriva eventuali altre modifiche, ad esempio relative a rendicontazione, ambito o prestazioni, che si applicano solo durante la proroga. Se non ve ne sono, dichiari che tutte le altre condizioni restano invariate.

Continuità delle condizioni esistenti

Confermi che le condizioni del contratto originale continuano ad applicarsi durante la proroga, salvo dove modificate. Annoti eventuali accordi collegati, come quelli di riservatezza, in «Termini e Disposizioni Aggiuntive».

Errori comuni

• Firmare la proroga quando il contratto originale è già scaduto. La concordi prima della scadenza attuale.
• Indicare una scadenza attuale errata. Controlli il contratto originale ed eventuali modifiche precedenti.
• Non indicare i compensi per il periodo di proroga. Precisi se le tariffe cambiano o restano invariate, e da quando.
• Inserire in una proroga molte modifiche non collegate tra loro. Se le modifiche sono ampie, usi una modifica separata o un nuovo contratto.
• Trascurare una clausola di rinnovo automatico o di preavviso nel contratto originale. Verifichi come interagisce con la proroga.
• Non far firmare tutte le parti originali. Includa tutte le parti del contratto originale.

Prima di firmare

• Verifichi titolo, data e parti del contratto originale.
• Confronti la scadenza attuale con il contratto ed eventuali modifiche.
• Concordi la nuova scadenza e se siano possibili ulteriori proroghe.
• Confermi i compensi o le tariffe e la data da cui si applicano.
• Riesamini eventuali altre modifiche e confermi che le restanti condizioni proseguono invariate.
• Controlli la clausola di rinnovo del contratto originale e le regole locali, e si assicuri che ogni parte conservi una copia firmata.