Certificato di Restituzione o Distruzione delle Informazioni Confidenziali

Guida pratica: Certificato di Restituzione o Distruzione delle Informazioni Confidenziali

Il Certificato di Restituzione o Distruzione delle Informazioni Confidenziali è una dichiarazione scritta con cui il destinatario attesta di aver restituito, distrutto o cancellato materiali riservati. Identifica l’accordo di riservatezza, le informazioni interessate, il modo in cui sono state trattate e le eventuali copie conservate.

A cosa serve

Persone e imprese usano questo certificato al termine di un progetto, di una trattativa o di un rapporto di lavoro, quando le informazioni riservate devono essere restituite o distrutte. Segue un accordo di riservatezza, come un Accordo di Non Divulgazione Mutuo (NDA Bilaterale) o un Accordo di Non Divulgazione Unilaterale (NDA Standard), un Accordo di Riservatezza dei Dipendenti e Assegnazione delle Invenzioni, un Contratto Quadro di Servizi per Lavoratore Autonomo (MSA) o un Contratto di Consulenza e Servizi di Advisory. Il certificato fornisce alla parte divulgante una documentazione scritta di quanto è stato fatto con le sue informazioni.

Lo usi quando l’accordo termina, quando un’operazione non va in porto o quando la parte divulgante chiede la restituzione dei propri materiali. Registra ciò che la parte ricevente dichiara di aver fatto; da solo non dimostra che ogni copia sia stata eliminata. Se la questione principale è un sospetto uso improprio o una fuga di informazioni, possono essere necessari una risposta diversa e un parere professionale.

Verifichi nell’accordo di riservatezza gli obblighi di restituzione o distruzione, compresi termini, modalità ed eventuali copie che è consentito conservare. Le norme sulla conservazione dei documenti, sul trattamento dei dati e sulle informazioni personali variano da un Paese e da una regione all’altra, quindi verifichi i requisiti locali prima di cancellare documenti che potrebbe essere tenuto a conservare.

Chi lo usa

• Un’impresa che ha valutato, in base a un accordo di non divulgazione, una potenziale operazione poi non andata in porto.
• Un lavoratore autonomo o un consulente che restituisce i materiali del cliente al termine di un incarico.
• Un dipendente in uscita che conferma di aver restituito o cancellato documenti e file aziendali.
• Una parte divulgante che chiede una conferma scritta che le sue informazioni non sono più detenute.
• Un fornitore o un partner che chiude un progetto comune che prevedeva la condivisione di dati riservati.

Condizioni da concordare

Accordo di riservatezza

Identifichi l’accordo con il titolo e la data, ad esempio un accordo di non divulgazione reciproco o la sezione sulla riservatezza di un contratto di servizi. In questo modo il certificato si collega agli obblighi a cui risponde.

Informazioni e materiali interessati

Descriva le categorie di informazioni e le forme in cui si presentavano, come documenti cartacei, file, e-mail, campioni o disegni. Essere specifici aiuta entrambe le parti a capire che cosa copre il certificato.

Restituzione, distruzione o cancellazione e relative modalità

Indichi che cosa è stato fatto con ciascuna categoria, ad esempio restituzione tramite corriere, distruzione con trituratore o cancellazione da dispositivi e archivi cloud. Menzioni backup e unità condivise, se sono stati inclusi.

Data di completamento

Registri la data in cui la restituzione o la distruzione è stata completata. Se le operazioni sono state svolte in più fasi, utilizzi la data in cui è stata completata l’ultima.

Eventuali copie conservate e motivo

Questo campo è facoltativo. Se vengono conservate delle copie, ad esempio una copia archiviata per motivi contabili o di conservazione documentale, indichi che cosa viene conservato, perché e che resta riservato.

Persistenza dell’obbligo di riservatezza

Di solito restituire o distruggere i materiali non fa venire meno l’obbligo di mantenere riservate le informazioni. Se desidera indicare che gli obblighi originali restano in vigore, lo aggiunga in «Termini e Disposizioni Aggiuntive».

Errori comuni

• Descrivere le informazioni in modo troppo vago, ad esempio «tutti i materiali». Elenchi le principali categorie e i formati, così la parte divulgante può verificarne la portata.
• Dimenticare le copie presenti nelle e-mail, nei backup, nelle cartelle condivise o nei dispositivi personali. Prima di firmare, controlli ogni luogo in cui le informazioni potrebbero essere state archiviate.
• Firmare prima che la restituzione o la distruzione sia effettivamente completata. Completi prima ogni passaggio, poi registri la data di completamento.
• Omettere le copie conservate intenzionalmente. Indichi che cosa viene conservato e perché, invece di lasciare intendere che tutto sia stato distrutto.
• Distruggere documenti che potrebbe essere necessario conservare per altri motivi. Verifichi prima l’accordo e i requisiti locali sulla conservazione dei documenti.
• Far firmare una persona che non sa che cosa è stato fatto. Il firmatario dovrebbe essere in grado di confermare i passaggi eseguiti in tutta l’organizzazione.

Prima di firmare

• Verifichi il titolo e la data dell’accordo di riservatezza.
• Controlli gli obblighi di restituzione o distruzione previsti dall’accordo, comprese modalità e termini.
• Controlli tutti i luoghi di archiviazione, comprese e-mail, backup, servizi cloud e dispositivi usati dai membri del team.
• Registri, per ciascuna categoria di informazioni, che cosa è stato restituito, distrutto o cancellato e in che modo.
• Elenchi le eventuali copie conservate, il motivo per cui sono conservate e come saranno protette.
• Verifichi le regole locali sulla conservazione dei documenti e sul trattamento dei dati, e si rivolga a un avvocato qualificato se le informazioni sono particolarmente sensibili o se è probabile una controversia.