Nalog za izmenu (izmena obima posla)

Praktični vodič: Nalog za izmenu (izmena obima posla)

Nalog za izmenu (izmena obima posla) jeste pisani zapis o dogovorenoj izmeni posla koji je već obuhvaćen ugovorom ili opisom posla. U njemu se navodi prvobitni ugovor, opisuje izmena i beleži eventualna korekcija cene i rokova.

Čemu služi

Naručioci i izvođači koriste nalog za izmenu kada posao nakon početka projekta treba proširiti, smanjiti ili preusmeriti. Koristi se uz prvobitni ugovor, na primer dodatak o obimu posla za samostalne saradnike, ugovor o softveru i veb razvoju, okvirni ugovor o pružanju usluga nezavisnog izvođača, ugovor o podizvođenju radova ili ugovor o fotografiji, videografiji i kreativnim medijima. Nalog za izmenu beleži šta je promenjeno kako bi obe strane radile prema istom ažuriranom planu.

Koristite ga za određenu izmenu postojećeg projekta, na primer dodatu funkcionalnost, uklonjen rezultat rada ili izmenjen rok. Ako je izmena toliko velika da predstavlja novi projekat, jasniji može biti novi opis posla. Ako strane žele potpuno da okončaju posao, primerenije može biti obaveštenje o raskidu ugovora ili dokument o sporazumnom raskidu.

Pre korišćenja ovog obrasca proverite da li prvobitni ugovor propisuje postupak za izmene. Neki ugovori zahtevaju da izmene potpišu imenovana lica, da budu redom numerisane ili odobrene pre početka rada. Pravila o pisanim izmenama razlikuju se među državama i regionima, pa kod značajnih izmena proverite lokalne zahteve.

Ko ga koristi

• Naručilac koji od samostalnog saradnika ili agencije traži da doda, ukloni ili izmeni rezultate rada.
• Veb ili softverski programer koji dokumentuje dodatne funkcionalnosti tražene usred projekta.
• Izvođač koji beleži izmenjen vremenski plan nakon kašnjenja ili promene zahteva.
• Glavni izvođač koji sa podizvođačem dogovara izmenu obima posla.
• Fotograf ili drugi kreativni profesionalac koji beleži dodatna snimanja, obrade ili načine korišćenja.

Uslovi koje treba dogovoriti

Ugovor ili opis posla

Označite ugovor koji se menja nazivom i datumom i navedite broj opisa posla, ako postoji. Tako se nalog za izmenu povezuje sa odgovarajućim dokumentom kada naručilac ima više projekata sa istim izvođačem.

Broj naloga za izmenu

Svakom nalogu za izmenu dodelite jedinstven broj, na primer CO-01, CO-02 i tako dalje. Redno numerisanje olakšava praćenje celokupne istorije izmena i trenutne ukupne cene.

Opis izmene

Tačno opišite šta se dodaje, uklanja ili menja, dovoljno konkretno da obe strane kasnije mogu da provere da li je isporučeno. Navedite i šta izmena zamenjuje u prvobitnom obimu posla.

Korekcija cene

Navedite iznos i valutu povećanja ili smanjenja i jasno navedite da li je reč o fiksnom iznosu ili proceni. Po potrebi navedite izmenjenu ukupnu ugovorenu cenu u odeljku „Dodatni uslovi i odredbe”.

Korekcija rokova

Zabeležite svaku promenu rokova, faza ili konačnog datuma isporuke. Ako se rokovi ne menjaju, navedite to, kako nijedna strana ne bi pretpostavila da je odobreno dodatno vreme.

Uticaj na ostatak ugovora

Nalog za izmenu obično ostavlja na snazi sve ostale odredbe prvobitnog ugovora. Ako se menjaju i dinamika plaćanja, kriterijumi prijema ili druge odredbe, opišite to u odeljku „Dodatni uslovi i odredbe”.

Česte greške

• Početak dodatnog posla pre potpisivanja naloga za izmenu. Ako se najpre dogovore obim, cena i rokovi, smanjuje se rizik od kasnijih nesuglasica o tome šta je odobreno.
• Neodređen opis izmene, na primer „manje izmene”. Navedite konkretne funkcionalnosti, stranice, rezultate rada ili zadatke.
• Ostavljanje korekcije cene praznom ili navođenje bez valute. Navedite iznos, valutu i da li se ugovorena cena povećava ili smanjuje.
• Propust da se uredi pitanje rokova. I mala izmena može uticati na kasnije faze, pa zabeležite nove datume ili potvrdite da se ne menjaju.
• Nedosledni ili ponovljeni brojevi naloga za izmenu. Vodite jednostavnu evidenciju svakog naloga i njegovog statusa.
• Potpisivanje obrasca od strane lica koje ne može da odobrava izmene. U prvobitnom ugovoru proverite ko je na svakoj strani ovlašćen da odobri izmene.

Pre potpisivanja

• Proverite naziv, datum i broj ugovora ili opisa posla prema potpisanom originalu.
• Proverite da li broj naloga za izmenu sledi redosled ranijih izmena.
• Pročitajte opis izmene i potvrdite da odgovara onome o čemu su strane razgovarale.
• Proverite korekciju cene, valutu i ažurirani ukupan iznos, ako ga pratite.
• Proverite korekciju rokova i njen uticaj na kasnije faze.
• Proverite postupak za izmene iz prvobitnog ugovora i potvrdite da je svaki potpisnik ovlašćen da odobri izmenu.