Potvrda o vraćanju ili uništavanju poverljivih informacija

Praktični vodič: Potvrda o vraćanju ili uništavanju poverljivih informacija

Potvrda o vraćanju ili uništavanju poverljivih informacija jeste pisana izjava primaoca da je vratio, uništio ili izbrisao poverljive materijale. U njoj se navode ugovor o poverljivosti, obuhvaćene informacije, način na koji se sa njima postupilo i eventualno zadržane kopije.

Čemu služi

Pojedinci i preduzeća koriste ovu potvrdu na kraju projekta, pregovora ili saradnje kada poverljive informacije treba vratiti ili uništiti. Nadovezuje se na aranžman o poverljivosti, na primer ugovor o uzajamnoj poverljivosti ili jednostrani ugovor o poverljivosti, ugovor o poverljivosti podataka zaposlenih i prenosu pronalazaka, okvirni ugovor o pružanju usluga nezavisnog izvođača ili ugovor o konsultantskim i savetodavnim uslugama. Potvrda strani koja je otkrila informacije daje pisani zapis o tome šta je urađeno sa njenim informacijama.

Koristite je kada ugovor prestane, kada se posao ne realizuje ili kada strana koja je otkrila informacije zatraži da joj se materijali vrate. Ona beleži ono što strana koja je primila informacije izjavljuje da je uradila, ali sama po sebi ne dokazuje da su sve kopije uklonjene. Ako je glavno pitanje sumnja na zloupotrebu ili curenje informacija, možda će biti potrebni drugačiji odgovor i stručni savet.

Proverite da li ugovor o poverljivosti sadrži zahteve za vraćanje ili uništavanje, uključujući rokove, načine i dozvoljene zadržane kopije. Pravila o čuvanju evidencije, rukovanju podacima i podacima o ličnosti razlikuju se među državama i regionima, pa pre brisanja evidencije koju ćete možda morati da čuvate proverite lokalne zahteve.

Ko ga koristi

• Preduzeće koje je na osnovu ugovora o poverljivosti razmatralo potencijalni posao koji nije realizovan.
• Izvođač ili konsultant koji na kraju angažovanja vraća materijale naručioca.
• Zaposleni koji odlazi i potvrđuje da su dokumenti i datoteke kompanije vraćeni ili izbrisani.
• Strana koja je otkrila informacije i traži pisanu potvrdu da se one više ne čuvaju.
• Dobavljač ili partner koji zaključuje zajednički projekat u kom su razmenjivani poverljivi podaci.

Uslovi koje treba dogovoriti

Ugovor o poverljivosti

Označite ugovor nazivom i datumom, na primer ugovor o uzajamnoj poverljivosti ili odeljak o poverljivosti u ugovoru o uslugama. Tako se potvrda povezuje sa obavezama na koje odgovara.

Obuhvaćene informacije i materijali

Opišite kategorije informacija i oblike u kojima su postojale, na primer papirna dokumenta, datoteke, imejlove, uzorke ili crteže. Konkretnost pomaže objema stranama da razumeju šta potvrda obuhvata.

Vraćeno, uništeno ili izbrisano i na koji način

Navedite šta je urađeno sa svakom kategorijom, na primer vraćeno kurirskom službom, uništeno u sekaču papira ili izbrisano sa uređaja i iz skladišta u oblaku. Pomenite rezervne kopije i deljene diskove ako su bili obuhvaćeni.

Datum završetka

Zabeležite datum kada je vraćanje ili uništavanje završeno. Ako je posao obavljan u fazama, navedite datum završetka poslednjeg koraka.

Zadržane kopije i razlog, ako ih ima

Ovo polje nije obavezno. Ako se neke kopije zadržavaju, na primer arhivska kopija koja se čuva iz računovodstvenih razloga ili radi vođenja evidencije, navedite šta se čuva, zašto i da to i dalje ostaje poverljivo.

Dalje važenje obaveze poverljivosti

Vraćanje ili uništavanje materijala obično ne okončava obavezu čuvanja poverljivosti informacija. Ako želite da navedete da prvobitne obaveze i dalje važe, dodajte to u odeljku „Dodatni uslovi i odredbe”.

Česte greške

• Suviše neodređen opis informacija, na primer „svi materijali”. Navedite glavne kategorije i oblike kako bi strana koja je otkrila informacije mogla da proveri obuhvat.
• Zaboravljanje kopija u imejlovima, rezervnim kopijama, deljenim fasciklama ili ličnim uređajima. Pre potpisivanja pretražite svako mesto na kom su informacije mogle biti sačuvane.
• Potpisivanje pre nego što je vraćanje ili uništavanje zaista završeno. Najpre završite svaki korak, a zatim zabeležite datum završetka.
• Izostavljanje kopija koje se namerno zadržavaju. Navedite šta se čuva i zašto, umesto da se stvori utisak da je sve uništeno.
• Uništavanje evidencije koju možda treba čuvati iz drugih razloga. Najpre proverite ugovor i lokalne zahteve za čuvanje evidencije.
• Potpis lica koje ne zna šta je urađeno. Potpisnik treba da može da potvrdi preduzete korake u celoj organizaciji.

Pre potpisivanja

• Proverite naziv i datum ugovora o poverljivosti.
• Proverite zahteve ugovora za vraćanje ili uništavanje, uključujući načine i rokove.
• Pretražite sva mesta na kojima se čuvaju podaci, uključujući imejl, rezervne kopije, usluge u oblaku i uređaje koje koriste članovi tima.
• Za svaku kategoriju informacija zabeležite šta je vraćeno, uništeno ili izbrisano i na koji način.
• Navedite eventualne zadržane kopije, razlog njihovog čuvanja i način na koji će biti zaštićene.
• Proverite lokalna pravila o čuvanju evidencije i rukovanju podacima, a ako su informacije veoma osetljive ili je spor verovatan, obratite se kvalifikovanom pravniku.