Opomena za neplaćenu fakturu

Praktični vodič: Opomena za neplaćenu fakturu

Opomena za neplaćenu fakturu jeste pisani zahtev naručiocu da plati fakturu kojoj je prošao rok dospeća. U njoj se navode faktura i dospeli neplaćeni iznos, objašnjava kako se plaća i predlaže novi datum plaćanja.

Čemu služi

Samostalni saradnici, izvođači i uslužna preduzeća koriste ovu opomenu kada naručilac nije na vreme platio fakturu. Obično se šalje na osnovu postojećeg aranžmana o pružanju usluga, na primer okvirnog ugovora o pružanju usluga nezavisnog izvođača, dodatka o obimu posla za samostalne saradnike, ugovora o softveru i veb razvoju, ugovora o konsultantskim i savetodavnim uslugama, ugovora o fotografiji, videografiji i kreativnim medijima ili ugovora o podizvođenju radova. Opomena beleži zahtev na učtiv i činjeničan način koji čuva poslovni odnos.

Koristite je kao rani, ljubazan korak kada plaćanje kasni. Ako je nekoliko opomena ostalo bez odgovora i stvar je prerasla u formalni spor, primerenije može biti oštrije pismo sa zahtevom za plaćanje ili stručni savet. Ako naručilac osporava sam posao, može pomoći da se najpre reši to pitanje, na primer potvrdom o završetku i prijemu radova.

Pre slanja proverite u prvobitnom ugovoru uslove plaćanja, zatezne naknade i eventualni postupak za rešavanje sporova. Pravila o naknadama za kašnjenje, kamati i naplati dugova razlikuju se među državama i regionima, pa pre nego što pomenete bilo kakve troškove proverite lokalne zahteve. Ako je iznos značajan ili naručilac odbija da plati, obratite se kvalifikovanom pravniku.

Ko ga koristi

• Samostalni saradnik koji se raspituje o neplaćenoj fakturi za završen posao.
• Mala agencija ili studio koji naručioca podseća na dospelu neplaćenu uplatu za projekat.
• Konsultant koji traži plaćanje za već pružene savetodavne usluge.
• Podizvođač koji od glavnog izvođača traži plaćanje za isporučeni posao.
• Knjigovođa ili rukovodilac kancelarije koji šalje opomene u ime uslužnog preduzeća.

Uslovi koje treba dogovoriti

Broj i datum fakture

Označite fakturu tačno onako kako je izdata, sa brojem i datumom. Ako je više faktura dospelo, navedite svaku od njih, bilo u ovom polju, bilo u odeljku „Dodatni uslovi i odredbe”.

Dospeli neplaćeni iznos

Navedite neplaćeni iznos i valutu. Ako je deo fakture plaćen, navedite prvobitni ukupan iznos, primljeni iznos i preostali dug kako bi naručilac mogao da ih uporedi sa svojom evidencijom.

Prvobitni datum dospeća

Zabeležite datum plaćanja naveden na fakturi ili u ugovoru. To pomaže naručiocu da vidi koliko dugo uplata kasni.

Način plaćanja

Navedite jasna uputstva za plaćanje, na primer podatke za bankovni prenos ili link za plaćanje, kao i poziv na broj koji naručilac treba da koristi. Pre slanja još jednom proverite podatke o računu.

Traženi datum plaćanja

Predložite razuman novi datum plaćanja. Zadržite učtiv i praktičan ton i pre nego što navedete bilo kakvu posledicu daljeg kašnjenja proverite ugovor i lokalna pravila.

Zatezne naknade ili kamata

Troškove kašnjenja pominjite samo ako ih ugovor predviđa i lokalna pravila dozvoljavaju. Ako ih navodite, osnov opišite u odeljku „Dodatni uslovi i odredbe” umesto da dodajete neobjašnjene iznose.

Česte greške

• Slanje opomene bez provere da li je uplata već stigla. Najpre uskladite svoju evidenciju kako biste izbegli neprijatnu ispravku.
• Navođenje pogrešnog broja fakture, iznosa ili datuma dospeća. Prepišite podatke sa same fakture kako bi je naručilac brzo pronašao.
• Dodavanje zateznih naknada ili kamate koje ugovor ne predviđa. Pre nego što pomenete bilo kakav trošak, proverite uslove plaćanja i lokalna pravila.
• Agresivan ili preteći ton u prvoj opomeni. Jasan i učtiv zahtev često donosi brži odgovor i čuva poslovni odnos.
• Nepotpuni ili netačni podaci za plaćanje. Navedite račun, poziv na broj i svaki način plaćanja koji naručilac treba da koristi.
• Slanje opomene licu koje ne rukuje plaćanjima. Proverite ko je kod naručioca zadužen za fakture i, ako je prikladno, stavite ga u kopiju.

Pre potpisivanja

• Proverite broj, datum i iznos fakture prema svojoj računovodstvenoj evidenciji.
• Proverite da li je već primljena delimična ili potpuna uplata.
• Proverite prvobitni datum dospeća prema fakturi i uslovima plaćanja iz ugovora.
• Još jednom proverite tačnost uputstava za plaćanje i poziva na broj.
• Izaberite razuman traženi datum plaćanja i proverite ton opomene.
• Pre nego što pomenete troškove kašnjenja, proverite ugovor i lokalna pravila, a ako je dug značajan ili sporan, obratite se kvalifikovanom pravniku.