員工書面警告函

員工書面警告函：實務指南

員工書面警告函是雇主就特定行為或績效問題，發給員工的正式書面通知。內容說明了該問題、先前的討論、預計在檢視日期前達成的改善，以及可能的後果。

用途

雇主使用這封信以清晰、符合事實的用詞將職場關切事項留下紀錄。信件會告訴員工問題所在、已經討論過的事項、需要改變的地方，以及何時檢視進度。清晰的紀錄可以幫助雙方了解現況，並減少日後對所說內容的爭議。

它常與其他僱用文件搭配使用。它可能會接續或促成績效改善計畫、提及錄取確認函中所述的職位與職責，或處理遠距工作設備配置清單中列出的物品照護。請將其用於員工可以改正的具體問題；廣泛的爭議或結束僱用關係的決定則需要不同的文件。

懲戒程序、要求的會議、回應或有人陪同的權利，以及警告信保留在檔案中的時間長短，因國家、地區和職場而異。發出信件前請先查閱當地規定以及您自己的職場政策，若事情嚴重或有爭議，請諮詢合格的律師。

使用者

• 處理重複發生之行為或出勤問題的經理或主管。
• 記錄懲戒程序中某個步驟的人資團隊。
• 以書面記錄對員工之關切事項的小型企業主。
• 在績效改善計畫未見成效後採取後續行動的雇主。
• 收到警告信且希望了解期望與檢視日期的員工。

須決定的條款

職稱

確認員工的職位，以便信中的期望與實際角色相符。請使用僱傭紀錄中的職稱，並在相關時參照適用於該職位的職責。

行為或績效問題

描述發生的經過，並附上日期與具體範例。請著重於可查證的事實，例如時間、錯過期限或特定事件，而非對態度或性格的籠統評價。

先前的討論或警告

註記任何先前的對話、口頭提醒或書面警告及其日期。如果這是第一次提出該問題，請將欄位留空或明確說明。

預期的改善與檢視日期

說明員工需要做出哪些不同的做法，以及雇主何時會檢視進度。在可行情況下讓期望具體可衡量，例如抵達時間或完成目標。

未改善時的可能後果

說明如果問題持續可能採取的後續步驟，並參照現有的職場政策。準確描述後果，避免提出與政策或當地規定不符的威脅。

員工回應

如果員工可以對警告發表意見或附加書面回應，請在「其他條款與規定」中說明方式。關於如何提問或請求支援的簡短註記也可以放在那裡。

常見錯誤

• 用「態度不佳」等籠統用詞描述問題而沒有舉例。請列出日期、事件以及對工作造成的影響。
• 在一封信中提出多個無關的問題。不同的問題分開寫在不同的信中，或以清晰編號的段落呈現會更清楚。
• 設定無法衡量的期望或不切實際的檢視日期。請給員工一個公平、具體的目標。
• 陳述超出職場政策或當地規定的後果。請檢查您的程序實際上允許哪些後續步驟。
• 在程序要求開會的情況下，未先與員工討論問題就發出信件。請遵循您自己的流程。
• 未保留已簽署或已確認的副本。請記錄員工收到信件的時間。

簽署前

• 對照您的紀錄確認員工的姓名與職稱。
• 檢查問題描述中的每一個日期與範例是否正確。
• 審閱先前討論或警告的紀錄並正確參照。
• 確保預期的改善是具體的，且檢視日期是合理的。
• 將所述後果與您的職場政策和僱傭契約進行比對。
• 請檢查當地關於懲戒程序的規定，若事情可能導致解僱，請諮詢合格的律師。