終止僱用通知書

終止僱用通知書：實務指南

終止僱用通知書是雇主發給受僱人的書面通知，告知其僱用關係將予終止。內容載明職稱、最後工作日、預告與最終薪資安排，以及須歸還的公司財產。

用途

雇主使用本通知書給予受僱人明確的書面通知，告知其僱用關係即將終止，並說明後續的實際步驟。這通常接續先前的僱用記錄，例如原本的錄取通知書、績效改善計畫或遠距工作設備配置。一份清晰的通知書有助於受僱人了解其最後工作日、最終薪資以及需要歸還的項目。

一旦雇主做出最終決定並遵循其內部程序後，即可使用此通知書。如果受僱人是主動離職，辭職信會更為合適。如果雇主與受僱人正在就離職條件達成共識（例如資遣費給付），則離職協議書可能更為適合。

終止勞動契約在許多地方受到嚴格規範。關於預告期間、允許的事由、協商、最終薪資以及所需文件的規定，會因國家與地區而異，亦可能取決於勞動契約或工作場所協議。在發送之前，請查閱當地規定並諮詢合格的律師或就業顧問，尤其是可能產生爭議的解僱情形。

使用者

• 小型企業負責人在重組後終止受僱人的僱用關係。
• 人力資源經理以書面形式確認解僱決定。
• 雇主在員工未能完成績效改善計畫後終止僱用關係。
• 經理確認定期契約或試用期職務的結束。
• 雇主安排離職的遠距工作者歸還筆記型電腦、電話或其他設備。

須決定的條款

職稱

填寫勞動紀錄中所載的受僱人現職職稱。這有助於辨識正要結束的職務，特別是在個人曾擔任多個職位的情況下。

最後工作日

記錄僱用關係的最後一天。請檢查該日期是否符合勞動契約及當地規定所要求的預告期間。

預告期間與最後薪資安排

說明如何給予預告，例如在預告期間繼續工作，或以預告期間工資代替，以及何時支付最後薪資、未休假薪資及任何其他款項。敘述應保持事實客觀，並與薪資紀錄一致。

終止事由（若有記載）

此欄位為選填。如果您要列出事由，請保持簡短、客觀，並與先前的紀錄一致。某些地方要求必須說明事由，而其他地方則為選填。

應歸還的公司財產

列出應歸還的物品，例如筆記型電腦、電話、識別證或鑰匙，並註明歸還日期與方式。同時提及將被關閉的任何帳戶或存取權限。

福利與持續義務

如果您想提及福利、推薦信或持續的保密義務，請在「其他條款與規定」中加上簡短說明。在說明福利如何終止之前，請先查閱當地規定。

常見錯誤

• 在內部流程完成之前發送本信函。請確保任何必要的會議、警告或協商皆已先行完成。
• 設定了一個未留出所須預告期間的最後一天。在選擇日期之前，請先查閱勞動契約與當地規定。
• 對最後薪資的描述模糊不清。請在發送前明確說明將支付的項目與時間，並與薪資部門確認。
• 給出與先前紀錄或績效考核衝突的事由。請保持事由正確、簡短且一致，若無強制要求則可省略。
• 使用情緒化或帶有評判性的字眼。保持尊重且基於事實的語氣會更為清晰，也能維護受僱人的尊嚴。
• 忘記公司財產與系統存取權限。請列出應歸還的設備，並確認帳戶將於何時關閉。

簽署前

• 對照人力資源紀錄，確認受僱人的姓名、職稱與僱用詳細資料。
• 根據契約的預告約定與當地規定，檢查最後工作日。
• 與薪資部門確認最後薪資、未休假薪資及其他款項。
• 檢視所記載事由的正確性，並確保與先前紀錄一致。
• 列出應歸還的公司財產，並附上日期與歸還安排。
• 若終止關係可能遭到質疑，請在發送前查閱當地就業規定並諮詢合格的律師或就業顧問。