接受辭呈函

接受辭呈函：實務指南

接受辭呈函是雇主確認已收到員工辭職的書面回覆。其中記錄了已確認的最後工作日、最後薪資與福利、任何交接工作，以及應歸還的公司財產。

用途

雇主可在受僱人提出辭職後使用此文件（無論是透過帶有預告期間的標準辭職信，或是立即辭職）。這能以書面確認辭職，並列出受僱人離職的實際安排，讓雙方對約定的日期與後續步驟有一致的記錄。

當受僱人已決定離職且雇主想確認細節時即可使用。這不適用於由雇主發動的終止僱用、協商離職方案，或解決關於離職原因的爭議。若雙方同意新的給付或拋棄請求權，則使用更詳細的離職協議可能更合適。

關於預告期間、最終薪資發放時間、累積休假、福利及返還財產的規定因國家與地區而異，僱用契約或職場政策也可能增添自身的要求。在說明金額或日期前請先查閱當地規定，若離職事宜有爭議或涉及重大金額，請諮詢合格的律師。

使用者

• 確認收到受僱人辭職的雇主或經理。
• 記錄離職日期與最終薪資安排的人資團隊。
• 沒有專職人資部門而需回覆辭職的小型企業負責人。
• 收到立即辭職並需要確認實際最後工作日的雇主。
• 想要取得約定之最後工作日與最終給付書面確認的受僱人。

須決定的條款

職稱

說明受僱人擔任的職位，以便文件能清楚對應辭職與僱用記錄。請使用僱用契約或現行記錄中顯示的職稱，而非非正式的描述。

收到辭職的日期

記錄雇主收到辭職的時間，這可能與受僱人信件上寫的日期不同。此日期對於計算預告期間可能很重要，因此請與您收到的電子郵件、信件或其他記錄進行核對。

確認的最後工作日

說明預期受僱人僱用關係結束的日期。若雇主同意比受僱人提議更早或更晚的日期，請明確說明，以免雙方依賴不同的日期。

最終薪資與福利

描述受僱人將獲得的內容（例如最終薪資、未休假薪資或福利結束日期），以及預計付款的時間。描述應客觀且符合事實，並根據薪資記錄與當地規定核對每個項目。

交接工作與應返還的財產

列出要交接的工作以及任何應返還的公司財產（例如筆記型電腦、鑰匙、門禁卡或文件）。提供返還的日期或時機，例如最後工作日。

其他安排

離職面談、推薦信請求，或是離職後如何聯繫受僱人等細節，可以放在「其他條款與規定」中。避免增加雙方未討論過的新義務。

常見錯誤

• 確認的最後工作日與受僱人的辭職不同，卻未說明原因。若日期有變動，請說明約定的日期及該日期是如何決定的。
• 以模糊的用詞（例如「所有到期金額」）列出最終薪資。請列出每個項目（例如薪資或未休假），以便受僱人能清楚了解預期內容。
• 忘記提及公司財產，直到受僱人已經離職。請將設備、鑰匙和存取憑證納入信件中。
• 利用此信件提出關於受僱人表現或行為的新抱怨。請將信件焦點保持在確認辭職與離職安排上。
• 未檢查當地規定，就從其他國家或範本複製預告期間或付款日期。各國家與地區的要求有所不同。
• 寄出信件卻未保留副本或交付記錄。請將此信件與受僱人的原始辭職信保存在一起。

簽署前

• 對照您的記錄檢查受僱人的姓名、職稱以及收到辭職的日期。
• 確認最後工作日與和受僱人約定的內容相符。
• 與薪資部門核實最終薪資、未休假及福利結束日期。
• 列出每一項公司財產以及受僱人應完成的每項交接工作。
• 審閱僱用契約和職場政策中的預告或最終薪資條款。
• 檢查關於最終薪資發放時間與預告的當地規定，若離職事宜有爭議，請諮詢合格的律師。