績效改善計畫（PIP）與通知書

績效改善計畫（PIP）與通知書：實務指南

績效改善計畫（PIP）與通知書是關於工作疑慮、預期改變、支援與檢討流程的書面紀錄，可協助主管與受僱人瞭解需要改善之處以及將如何討論進度。

用途

當對受僱人的工作有特定疑慮，且雙方想訂定期望與檢討進度的方法時，就會使用績效改善計畫。通知可以解釋發布該計畫的原因、開始時間、誰會進行後續追蹤，以及如果疑慮持續存在可能發生的情況。

一份有用的計畫會聚焦於可觀察的工作與實際的下一步。計畫應說明預期的標準、如何評估進度、有哪些支援或資源可用，以及雙方何時會面討論進度。如果計畫特定期望、支援、檢討日期與回覆安排不適合放在表單的其他地方，請將其放入「其他條款與規定」中。績效改善計畫可能是更廣泛職場流程的一部分，但無法取代針對不同目的可能需要的任何個別文件或流程。

如果主要目的是結束任職關係、傳達辭職或變更工作條件，為該目的設計的文件可能更合適。職場通知、預告期間、用語與簽署方面的規定因國家與地區而異；請查閱文件使用地的規定，或諮詢合格的律師，尤其是涉及重大權益時。

使用者

• 在反覆出現工作疑慮後設定明確期望的主管。
• 希望將疑慮與改善步驟以書面記錄下來的受僱人。
• 協調檢討流程的人資專業人員。
• 記錄關於工作績效的支援、後續追蹤與溝通的小型企業。

須決定的條款

工作疑慮

描述需要注意的特定工作、品行或成果，並在可能的情況下提供相關日期或範例。請以客觀陳述事實的文字撰寫，避免只使用「態度不佳」等籠統標籤而未說明所指的行為。

預期改善

說明受僱人預期需要做出哪些改變，以及滿意的結果為何。讓每一項期望都夠明確，以便雙方事後能討論是否達成。

審查期間與定期檢視

載明計畫開始的時間、進度審查的方式，以及將與受僱人會面的人員。包含預期的檢視日期或頻率，並說明雙方如何在會面之間提出疑慮。

支援與資源

指出雇主計畫提供的任何訓練、指導、工具或定期回饋。說明各項支援由誰安排，以及預計何時提供。

可能的後續步驟

描述若未達成預期的改善，雇主可能會考慮的作法，例如進一步審查或其他職場處置。若決定將取決於後續情況，請避免將結果描述為必然發生。

受僱人的回應與記錄

決定受僱人如何分享疑問、背景脈絡或不同意見，以及該回應將如何記錄。釐清簽名代表的是收到文件、同意內容或其他事項。

常見錯誤

• 使用結論代替具體範例，會讓人難以理解需要改變的地方。請用中立、具體的詞彙描述工作問題及其影響。
• 設定無法衡量或超出受僱人掌控的目標會引發混淆。將每個目標與受僱人的職責連結，並說明將如何評估進度。
• 列出支援卻未指派負責人，會讓雙方不確定究竟提供了什麼。寫明由誰提供各項資源，以及受僱人如何提出申請。
• 給定審查日期卻未安排定期檢視，可能會延誤有用的回饋。說明將如何討論進度，並妥善記錄這些對話。
• 將績效改善計畫（PIP）視為必然會影響某人職務的決定，可能會誤導雙方。請準確說明可能的後續步驟，並保留依當時情況作出考量的空間。
• 遺漏受僱人的回應會使記錄不完整。提供清楚的管道以提交意見，或註明受僱人已選擇不添加回應。

簽署前

• 檢查各項疑慮所描述的是否為正確的受僱人、職位、工作與時間範圍。
• 確保每一項預期改變都清晰、切合實際，且與受僱人的工作相關聯。
• 確認支援內容、負責人員及檢視安排皆記載正確。
• 閱讀可能的後續步驟，並確保其未承諾尚未決定的結果。
• 釐清各個簽名的意義，並提供雙方一份完成的文件副本。