正式錄取通知與在職證明書

正式錄取通知與在職證明書：實務指南

正式的工作要約與任職證明信件記錄了擬議工作的重要細節，或確認某人任職情況的特定事實。其用途取決於是在該人員開始工作前擬定，或是稍後為要求確認的個人或組織擬定。

用途

雇主可以使用要約信將工作提議以書面形式表達。這有助於雙方在決定是否繼續前，審閱職位、隸屬關係、薪資與其他約定細節。請說明該信件是一項提議、對先前已討論要約的確認，或是其他種類的溝通。

任職證明信通常在任職開始或結束後擬定。證明信僅確認雇主願意且獲授權分享的事實，例如個人的職位或任職日期。如果收件人需要不同的紀錄，例如詳細的績效資訊或完整的工作經歷，簡短的任職證明信可能無法滿足該需求。

使用者

• 向獲選候選人提出書面工作要約的雇主。
• 希望在回覆前以書面審閱主要工作條款的候選人。
• 需要雇主確認基本任職事實的現任或前任員工。
• 回覆員工、可能的新任職機構、服務提供者或其他收件人請求的雇主。

須決定的條款

職位與職責

以清楚、通俗的用語寫出職稱，並描述主要職責或預期工作。若有助於說明職位，請指明員工所屬部門或其主管。

到職日期與任職狀態

就要約而言，請說明預定到職日期，以及該職位是全職、兼職、臨時或其他安排。就任職證明而言，請區分已確認的事實與計畫或估算。

薪資與其他報酬

請說明薪資總額、幣別與計薪期間，並釐清信件提及的任何變動薪酬或福利。避免將裁量性給付描述為保證給付；若有需要，請在「其他條款與規定」中說明其條件。

工作地點與時間

描述工作通常進行的地點，以及對要約重要的任何工作時間或出差期望。如果安排可能會變更，請坦白說明，而不是將彈性計畫表現得像是固定的。

條件或其他條款

列出雙方同意在工作開始前討論或滿足的任何條件，並說明各步驟應由誰執行。將具體約定條款放入「其他條款與規定」中，並使用雙方都能理解的用詞。

證明細節與收件人

就證明信而言，請列明所確認的事實以及收件人。僅包含準確、與請求相關且獲授權分享的資訊。

常見錯誤

• 在同一封信中兼作兩種不同用途，卻未清楚說明其用途。請將其標示為要約或任職證明，並說明其確認的內容。
• 漏掉日期或寫下尚未約定的到職日期。與雙方確認預定日期，若尚未底定，請將日期標示為暫定。
• 使用與實際職位不符的職稱。檢查職稱、職責、部門與隸屬主管是否描述相同的職位。
• 只寫出薪資總額數字卻未說明幣別或計薪期間。這些遺漏可能會導致對金額產生不同的理解。
• 加入與先前對話或另一份文件衝突的條款。在簽署前，請將信件與目前的要約進行比對並解決不一致之處。
• 在證明信中分享不必要的個人或任職細節。將內容限制在請求範圍內，並在適當時確認員工已授權揭露。

簽署前

• 確認信件清楚說明其為要約或是任職證明。
• 檢查每一個姓名、地址、日期、工作細節與薪資數字的準確性。
• 確保任何條件和其他條款都是具體的，且為雙方所理解。
• 確認簽署人有權代表具名個人或公司發言。
• 就任職證明而言，在分享個人詳細資料前，請先確認收件人以及員工的授權。
• 請檢查可能影響該文件的當地規定，例如對見證人、公證或特定用詞的要求；若涉及重大權益，請諮詢合格的律師。