Orden de Modificación (Cambio en el Alcance del Trabajo)

Guía práctica: Orden de Modificación (Cambio en el Alcance del Trabajo)

Una orden de modificación (cambio en el alcance del trabajo) es una constancia escrita de un cambio acordado en un trabajo ya contemplado en un contrato o en una declaración de trabajo. Identifica el contrato original, describe el cambio y recoge cualquier ajuste del precio y del calendario.

Para qué sirve

Clientes y contratistas utilizan una orden de modificación cuando, una vez iniciado el proyecto, el trabajo debe ampliarse, reducirse o cambiar. Se utiliza junto con el acuerdo original, como una declaración de trabajo para un profesional independiente, un contrato de desarrollo de software o web, un acuerdo marco de servicios con un contratista independiente, un contrato de subcontratación o un contrato creativo o de fotografía. La orden de modificación deja constancia de lo que ha cambiado para que ambas partes trabajen con el mismo plan actualizado.

Utilícela para un cambio concreto en un proyecto existente, como una funcionalidad añadida, un entregable suprimido o un plazo revisado. Si el cambio es tan amplio que equivale a un proyecto nuevo, puede ser más clara una nueva declaración de trabajo. Si las partes quieren poner fin al trabajo por completo, quizá convenga más un aviso de terminación o un documento de terminación de mutuo acuerdo.

Antes de utilizar este formulario, compruebe si el contrato original establece un procedimiento para los cambios. Algunos contratos exigen que los cambios estén firmados por personas determinadas, numerados de forma correlativa o aprobados antes de comenzar el trabajo. Las normas sobre modificaciones por escrito varían según el país y la región, por lo que conviene consultar los requisitos locales cuando el cambio sea importante.

Quién lo utiliza

• Un cliente que pide a un profesional independiente o a una agencia que añada, suprima o modifique entregables.
• Un desarrollador web o de software que documenta funcionalidades adicionales solicitadas a mitad del proyecto.
• Un contratista que deja constancia de un calendario revisado tras un retraso o un cambio en los requisitos.
• Un contratista principal que acuerda un cambio de alcance con un subcontratista.
• Un fotógrafo o profesional creativo que deja constancia de sesiones, ediciones o usos adicionales.

Condiciones que deben acordarse

Contrato o declaración de trabajo

Identifique el acuerdo que se modifica por su título y fecha, e incluya el número de la declaración de trabajo, si lo hay. Así la orden de modificación queda vinculada al documento correcto cuando un cliente tiene varios proyectos con el mismo contratista.

Número de la orden de modificación

Asigne a cada orden de modificación un número único, como OM-01, OM-02, etc. La numeración correlativa facilita el seguimiento del historial completo de cambios y del precio total vigente.

Descripción del cambio

Describa exactamente qué se añade, suprime o modifica, con suficiente precisión para que ambas partes puedan comprobar después si se entregó. Mencione lo que el cambio sustituye del alcance original.

Ajuste del precio

Indique el importe y la moneda del aumento o la reducción, y deje claro si se trata de una cantidad fija o de una estimación. Si resulta útil, anote el nuevo precio total del contrato en «Términos y Disposiciones Adicionales».

Ajuste del calendario

Deje constancia de cualquier cambio en los plazos, los hitos o la fecha de entrega final. Si el calendario no cambia, indíquelo, para que ninguna de las partes suponga que se concedió más tiempo.

Efecto sobre el resto del contrato

Por lo general, una orden de modificación mantiene vigentes todas las demás condiciones del acuerdo original. Si también cambian los plazos de pago, los criterios de aceptación u otras condiciones, descríbalo en «Términos y Disposiciones Adicionales».

Errores frecuentes

• Comenzar el trabajo adicional antes de que se firme la orden de modificación. Acordar primero el alcance, el precio y los plazos reduce los desacuerdos posteriores sobre lo que se aprobó.
• Describir el cambio en términos imprecisos como «actualizaciones menores». Enumere las funcionalidades, páginas, entregables o tareas concretos de que se trate.
• Dejar en blanco el ajuste del precio o indicarlo sin moneda. Indique el importe, la moneda y si aumenta o reduce el precio del contrato.
• Olvidarse del calendario. Incluso un cambio pequeño puede afectar a hitos posteriores, así que deje constancia de las nuevas fechas o confirme que no cambia ninguna.
• Usar números de orden de modificación incoherentes o duplicados. Lleve un registro sencillo de cada orden de modificación y de su estado.
• Hacer firmar el formulario a alguien que no puede aprobar cambios. Compruebe en el contrato original quién está autorizado a acordar cambios en nombre de cada parte.

Antes de firmar

• Compruebe el título, la fecha y el número del contrato o de la declaración de trabajo con el original firmado.
• Compruebe que el número de la orden de modificación sigue la secuencia de los cambios anteriores.
• Lea la descripción del cambio y confirme que coincide con lo que hablaron ambas partes.
• Verifique el ajuste del precio, la moneda y el total actualizado, si lo lleva.
• Revise el ajuste del calendario y su efecto en los hitos posteriores.
• Consulte el procedimiento de cambios del contrato original y confirme que cada firmante está autorizado a aprobar el cambio.